Introducción
Teniendo como base un universo cercano a las 11,000 suscripciones impresas para las Bibliotecas del Sistema UNAM, el Sistema de Suscripciones permite la realización de la renovación, cancelación y solicitud de nuevas suscripciones de manera remota en cada una de las unidades de información. Este Sistema permite realizar por medio de una interface el proceso de renovación de suscripciones impresas, lo cual facilita organizar de manera eficiente cada una de las ordenes, ahorra tiempos, facilita la consulta de las suscripciones vigentes, proporciona información adicional sobre cada título suscrito, estandariza los formatos de solicitud y ahorra tiempos a la biblioteca y al Departamento de Suscripciones (DS) que es la instancia encargada dentro de la DGB y la Subdirección de Servicios de Información Especializada (SSIE) de gestionar dichas suscripciones.
Objetivo
El Sistema de Suscripciones (SIS), es una herramienta de gestión de la información cuyo objetivo es poder realizar de manera automatizada la renovación, cancelación y nuevas suscripciones de Publicaciones Periódicas en formato impreso para las 138 Bibliotecas del Sistema UNAM. Para el año 2011 el número de suscripciones ascendió a más de 10,500 con un estimado de 100 mil fascículos a recibirse.
El sistema bibliotecario de la UNAM (SBUNAM)
La UNAM está compuesta por Escuelas, Facultades, Institutos y Centros de Investigación. La población aproximada es de 341,462 universitarios en sus distintos niveles que van desde bachillerato hasta posgrado. El Sistema Bibliotecario de la UNAM está compuesto por 138 bibliotecas. Para el caso de las Publicaciones Periódicas, la adquisición de las suscripciones y el servicio de entrega se encuentra Centralizado en el Departamento de Suscripciones, que es la instancia gestora de dicho servicio. El SBUNAM se organiza en cinco Subsistemas: Bachillerato (con 16 bibliotecas), Licenciatura y Posgrado (con 49), Investigación Científica (con 31), Investigación en Humanidades (con 21) y Extensión y Administración Universitaria (con 21).
El sistema de suscripciones
El SIS es una herramienta creada y desarrollada por la Dirección General de Bibliotecas que tiene una interface propia y trabaja de manera independiente al Sistema de Administración de Bibliotecas Aleph. La complejidad que representan las Suscripciones del Sistema Bibliotecario de la UNAM es enorme, tomando en cuenta no solo la variedad en cuanto a títulos y lugares de edición sino también respecto al número de suscripciones y sus lugares de entrega; lo cual obliga a disponer de una infraestructura informática que nos permita gestionar la renovación de las mismas año con año y preparar la licitación correspondiente.
Manejo de las suscripciones en la antigüedad
Anterior al SIS, las suscripciones eran manejadas en un sistema llamado “Periódicas”, que permitía llevar el control y manejo de manera muy eficiente al interior del Depto. de Suscripciones, de este Sistema se migró a Aleph en sus diferentes versiones, desafortunadamente ninguno de los software permitía una interfase de visualización hacia las bibliotecas, por tanto en el DS se tenían que imprimir cientos de hojas que contenían las diferentes colecciones de las bibliotecas, estas eran enviadas por correo postal a las sedes, este proceso era muy tardado y poco funcional, pero era el más adecuado de acuerdo con las necesidades de ese momento. A continuación se enlistan algunas de las ventajas del SIS:
Ventajas
- Interfaz web mediante la cual las bibliotecas pueden realizar el proceso de Renovación de Suscripciones
- Solicitud de cancelación y nuevas suscripciones de forma más ágil
- Favorece la comunicación entre las bibliotecas y el DS
- Optimización de tiempos de proceso
- Sistematización de los datos que integran la renovación
- Existen dos módulos de acceso al Sistema de Suscripciones, el primero es el módulo de administrador y el módulo de usuario que contienen una serie de características propias para garantizar su funcionamiento.
El futuro del SIS
Para este 2012 el SIS trae novedades como es el concepto de las suscripciones que duplican, para el mes de agosto se planea tener un nuevo módulo dentro de la interfase de administrador llamado módulo de reclamaciones, por medio del cual se podrá realizar en tiempo real la reclamación por proveedor, biblioteca y año contratado. Se planea incrementar y mejorar la funcionalidad de cada uno de los módulos adaptándolo a las necesidades del DS.
Conclusiones
El Sistema de Suscripciones de la UNAM-DGB, es una herramienta útil y necesaria para la gestión en tiempo y forma de las Suscripciones que el Sistema Bibliotecario requiere. Permite interactuar de manera simultánea y registra de manera puntual los movimientos que se realizan. Permite sistematizar las labores que facilitan la preparación de suscripciones para licitación y compra directa con editor. Desde su puesta en marcha en el año 2007 a la fecha ha demostrado ser de utilidad extraordinaria para la Gestión de las Suscripciones Impresas del SBUNAM.
Ing. Mauricio Fabián Sánchez Reséndiz. Ingeniero Mecánico Electricista con especialidad en Electrónica, egresado de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional Autónoma de México. Cuenta con una Certificación en Redes por Cisco. Desde 2001 ha colaborado como profesor de las asignaturas de Redes y Bases de Datos en la Universidad Tecnológica de México (UNITEC) y en el Colegio de Bibliotecología de la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM. Desde 1994 ha colaborado en la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM en proyectos tales como: Migración y Administración de Base de Datos con ALEPH, bases de datos centrales y departamentales. Desde 2004 se desempeña como Secretario Técnico de Informática del Edificio Anexo de la Dirección General de Bibliotecas.
Lic. Daniel Villanueva Rivas. Es licenciado en Bibliotecología por la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM Pasante de la Maestría en Gestión de la Información por la Universidad de la Habana Cuba y la Universidad Autónoma Metropolitana de México. Posee las especialidades en Planeación de edificios para bibliotecas y búsqueda de recursos electrónicos por El Colegio de México. Actualmente es jefe del Depto. De suscripciones de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM. Ha sido Coordinador de Acervos Musicales de la Escuela Nacional de Música de la UNAM, Coordinador de Biblioteca en la Universidad Tecnológica de México entre otros cargos. Ha participado como ponente en varios eventos académicos tanto nacionales como internacionales.
