10 claves para gestionar el correo en Gmail de forma eficiente

Cada día somos más las personas que recibimos una cantidad ingente de correos electrónicos que dificultan nuestra capacidad de asimilación y, sobre todo, nos restan horas para llevar a cabo otras tareas. Si en 2009 ya había un estudio que ofrecía una media de 23 correos electrónicos recibidos de media, teniendo en cuenta la concentración de esa recepción en un porcentaje de la muestra y el aumento desmesurado durante estos últimos años, la cifra para un profesional de nuestro ámbito debe ser mucho mayor.

Aunque pueda parecer banal, de la gestión de esos correos entrantes pueden depender muchas cosas, sobre todo teniendo en cuenta que el correo electrónico se ha convertido en el principal canal de comunicación a nivel mundial, y sin duda, imprescindible en el ámbito laboral. Por tanto, dominar la información que entra en nuestra bandeja y ser capaces de gestionarla y mantenerla al día debidamente organizada (aunque para muchos pueda suponer una quimera) es un elemento imprescindible para manejar toda la información que pasará por ella, recuperarla y utilizarla debidamente cuando así lo necesitemos. Afortunadamente, o quizá motivado por ello, existen herramientas que permiten optimizar esta gestión y facilitar la organización de esta información tan importante, aunque no todas las personas conocen a fondo los métodos para poder llevar a cabo un óptimo uso de ellas.

Cada vez más tendemos a utilizar nuestro correo desde más dispositivos por lo que los gestores más clásicos como Outlook o Thunderbird quedan superados por las prestaciones que ofrece Gmail en la nube. Desde este post repasaré de forma breve los 10 elementos que para mí son fundamentales a la hora de gestionar de forma eficiente el correo electrónico en Gmail y perder el menor tiempo posible en su organización diaria.

• Centralizar es la clave. Todos tenemos multitud de cuentas de correo desperdigadas: aquellas que nos hicimos con tal o cual motivo, las del trabajo, la que usamos con amigos, … Pues bien, el secreto está en centralizarlas todas bajo un gestor de correo, y en mi opinión, esa centralización es más adecuada si la hacemos bajo Gmail. Si bien puede haber gente que desconfíe de google por la utilización que puedan hacer de nuestros datos, lo cierto es que es el servicio más fácil de usar y más completo, además de proporcionar una gran cantidad de espacio de almacenamiento y la posibilidad de utilizar numerosos servicios adicionales de Google. En este mismo gestor podremos centralizar nuestras diferentes cuentas de correo (Configuración > Cuentas > Añadir cuenta de correo). Con ello podremos recibir todos los correos de estas cuentas a Gmail y enviar los correos que queramos también desde Gmail, pero bajo la dirección que nosotros queramos aportar al mensaje, evitando tener que visitar diversos servidores de correo electrónico, simplemente visitando nuestro cuenta de gmail desde nuestro móvil o desde cualquier ordenador con acceso a internet.
• Dotarlo de estructura.Poder controlar la cantidad ingente de información que recibimos al día, distinguir aquella importante de la que no lo es, o simplemente tener accesibles aquellas cadenas de correo que sabemos que tenemos que consultar con frecuencia, es más fácil de lo que parece. Para ello solo hace falta trabajar unos minutos en la construcción de la espina dorsal que dé soporte a nuestro correo: Es importante que tengamos claro los principales temas o facetas sobre las que solemos recibir información en 5 ó 6 temas importantes (por ejemplo: trabajo, formación, Ocio, etc.), de los que sacaremos otros tantos temas dependientes. Si bien es recomendable establecer una organización jerárquica en la temática de correos, no conviene realizar esquemas de más de 3 niveles de profundidad para no complicarlo demasiado. Una vez hecho esto sobre el papel, hay dos posibilidades: se pueden organizar dentro de la misma jerarquía alfabéticamente, o como hago yo, con letras con las que organizo el orden de aparición de los temas, en función de mis propias necesidades (Configuración > Etiquetas > Crear etiqueta nueva). De esta forma, quedará una tabla temática organizada de forma jerárquica en la que se podrán ir guardando los correos a medida que los vayamos recibiendo y leyendo, los tendremos a mano cuando queramos consultarlos, y de un vistazo tendremos organizada nuestra principal fuente de información diaria sin perder tiempo. Una vez hecho esto, es recomendable dotar a cada tema de la jerarquía de un color. Yo utilizo una fórmula muy sencilla: Utilizo 5 ó 6 colores principales para los temas de cabecera, y para sus subdivisiones utilizo degradados de esos colores principales, quedando todo agrupado y fácilmente reconocible.
• Filtrar, etiquetar y archivar, es fundamental. Pero para poder ahorrar tiempo verdaderamente en la gestión diaria del correo, y si como yo, recibís de media de más de 100 correos diarios, se hace necesario discernir de forma ágil cuáles de todos ellos necesitan ser leídos con urgencia y cuáles pueden esperar. Gmail nos ofrece multitud de herramientas que podemos explotar, es por ello que la centralización es tan necesaria.
  • Filtrar: Consiste en crear filtros de antemano en base a las reglas que necesitéis (siempre que os escriban de tal correo, cuando el mail contenga tal palabra, etc.), de tal forma que cuando lo recibáis podáis hacer con él lo que queráis antes de haberlo leído (destacarlo, mandarlo a spam, etiquetarlo, incluso archivarlo para leerlo más tarde).
  • Etiquetar y archivar: No hay que confundir etiquetar con archivar. Aunque pueda parecer absurdo señalarlo, hay mucha gente que lo confunde. Cuando etiquetamos, simplemente indicamos que un mail corresponde a una temática determinada (coincidente con uno de los temas jerárquicos que hemos preestablecido), pero no lo estamos guardando en ese archivo, sino que lo mantenemos en la bandeja principal. En cambio, cuando lo archivamos no solo le damos esa temática, sino que desaparece de la bandeja principal y lo guardamos en la categoría correspondiente, de forma que solo podremos consultarlo si consultamos esa categoría o si lo buscamos a través del buscador. Una de las formas de etiquetar más fáciles consiste en aplicar filtros que etiqueten automáticamente los correos, de forma que por el color del mail ya sepamos si el tema hay que consultarlo o no con urgencia. Es recomendable que una vez leído un correo se archive a su categoría correspondiente, dejando la bandeja principal lo más libre posible (yo solo dejo en la bandeja principal aquellos temas que tengo por resolver, indicando con el icono correspondiente –sobre el que hablo más adelante– el grado de urgencia en la actuación sobre la información que contienen).
• Nueva bandeja vs. vieja bandeja. Como sabréis, no hace mucho Google ha modificado la presentación de gmail añadiendo una serie de bandejas de entrada que no son otra cosa que filtros automáticos. Esto puede ser muy útil para aquellos que no tengan una estructura muy elaborada de recepción y archivo de correos, pero como todo, es cuestión de gustos. Lo que sí es cierto es que su uso ni perjudica ni mejora las opciones de organización que se señalan en este post. Eso sí, es recomendable utilizar los “marcadores de importancia” ya que gmail presentará en función del historial de tus correos, una pestaña que marcará cuáles son importantes y cuáles secundarios, lo que unido a los filtros que hemos aplicado con anterioridad ofrecerá un plus importante a la organización de tu bandeja de entrada sin haber perdido ni un solo minuto. Además, para los que quieren ahorrar tiempo con nota, puede ser interesante tener en cuenta los atajos de teclado en la gestión de correos, aunque si os digo la verdad, yo personalmente uso pocos atajos.
• Optimización de la configuración. Como en todo gestor de correo, las diferentes opciones de configuración nos ofrecen la posibilidad de construir a nuestro gusto la herramienta. Pero se equivoca quien piense que puede ser aleatoria su configuración si quieren optimizarlo de verdad, pues muchas de las funciones más importantes para su gestión no parecen importantes y sin embargo sí lo son. De todo ello, esto son los elementos principales a tener en cuenta en la configuración:
  • Forma predeterminada de respuesta: Conviene indicar “responder a todos” como norma predeterminada de respuesta, si no queremos que en alguna ocasión (a todos nos ha pasado alguna vez) terminemos respondiendo en una cadena de correos a una persona en lugar de a todo el grupo. Un despiste muy habitual que se puede solucionar fácilmente.
  • Estilo de texto predeterminado: Aunque pueda parecer una tontería, en mi opinión conviene utilizar un formato de texto diferente al habitual (otro color – azul, gris-, otra fuente, etc.), ya que esto te facilitará el trabajo en caso de que quieras distinguir claramente tu texto en cadenas de correo largas que tengas que consultar más adelante o en las que quieras diferenciar tu intervención.
  • Firmas: Es imprescindible si tenemos 10 ó 12 cuentas de correo centralizadas desde gmail que cada una tenga su firma personalizada.
  • Gestión de reenvíos: Imprescindible si quieres guardar determinados correos también en otras cuentas o en otros servicios de correo (por ejemplo en el Outlook del trabajo).
  • Labs. Conviene darse una vuelta por el Labs de Gmail y descubrir aquellos desarrollos que nos parezcan más útiles a nuestros intereses para habilitarlos.
  • Backups. Para aquellos más desconfiados, o lo que quieran mayor seguridad que la que aporta guardar todo en la nube, existe la opción de hacer copias de seguridad (no solo de todo el correo sino de todos los documentos de Gdocs, etc.) a través de un pequeño programa llamado Backupgoo.
  • Utilización de las estrellas y los iconos destacados. Como señalaba en puntos anteriores, es importante trabajar con ello y utilizar siempre los mismos criterios a la hora de señalar correo con estos iconos que permiten destacar o indicar cuándo un correo tiene importancia sobre el resto. Ojo, no hay que confundirlo con las etiquetas temáticas, su uso es más bien el de proporcionar información adicional para identificarlos fácilmente sin necesidad de abrirlo. Personalmente, utilizo las estrellas para indicar el nivel de importancia en los correos que necesitan respuesta (o al menos ser releídos), y que no puedo atender en ese momento.
• Prioriza. Si tienes configurado adecuadamente el gestor de correo, lo normal es que los mail que recibas te aporten información antes de abrirlos (prioridad, temática, prearchivo, etc.), de tal forma que podrás atender antes los más importantes para el desarrollo de tu actividad.
• Trabájalo día a día. La optimización del correo no se hace en un día, es un trabajo que se va perfeccionando poco a poco, y que va mejorando a medida que vamos trabajando con ello. Unos lo consultarán a determinadas horas, otros constantemente, dependerá de las necesidades de cada uno en su trabajo o en su vida diaria, no hay una solución única para todos los casos. Lo que sí es cierto es que hay que adecuar los mensajes que enviamos a través del correo siendo precisos en el contenido pero adecuados en las formas. Es decir, hay que tratar de reducir el contenido a lo justo y necesario pero guardar una fórmula de cortesía (que incluso puede ser automática si la preconfiguramos en la firma).
• Mantén limpia tu bandeja. Es necesario realizar una limpieza diaria de spam o correos inútiles y borrarlos si hay que hacerlo, pero igual de importante es archivar aquellos correos que, aunque no parezcan importantes, puedan ser etiquetados y almacenados dentro de una categoría temática que hayas incluido en tu organización esquemática, ya que nunca sabes cuándo podrás volverlos a necesitar. Teniendo en cuenta la cantidad de espacio que permite gmail, no supone ningún problema almacenar de más, eso sí, bien organizado. Recuerda que cuando vayas acumulando Gb de mails en tu gestor de correo cada vez será más complicado recuperar aquellos mails, así que una buena estructura de archivo te permitirá realizar búsquedas dentro de cada categoría, lo que te ahorrará tiempo en la búsqueda.

• Investiga y perfecciona. Por último, como en todas las cosas siempre existen posibilidades de mejora, y más en este ámbito en que he expuesto una breve introducción a la gestión de correo en gmail. Mi recomendación: probar y probar, y si se encuentra un método mejor y lo podéis compartir con nosotros en este blog, pues mucho mejor.