Trabajar en equipo a distancia es posible

Internet es estupendo para trabajar a distancia. Gracias al esfuerzo individual y conjunto de muchísimas personas se han creado dinámicas y herramientas que posibilitan el trabajo colaborativo entre personas de distintos países y culturas.  Sin embargo, el trabajo en equipo cuesta y, de forma remota, muchísimo más. Por ello aparte de delimitar muy bien los desafíos a los que nos enfrentamos y los objetivos individuales y grupales que se persiguen es necesario diseñar una metodología de trabajo que resuelva los problemas de trazabilidad de la comunicación, ejecución y optimización del tiempo así como seleccionar la plataforma en línea que más se ajuste a nuestras necesidades.

Elegir la aplicación adecuada dependerá de la complejidad  y tipo de proyecto, la estructura organizacional, la formación de los integrantes, el soporte tecnológico requerido y los recursos disponibles. Lo importante es dedicar tiempo a la evaluación de las fortalezas y debilidades de cada una antes de decidirse pues es uno de los factores que más impacto tiene en el buen desarrollo de un proyecto.

Entre los requisitos imprescindibles encontramos:

• Intuitivo, que permita compartir la información, mantener la trazabilidad de la misma, definir tareas y objetivos y con un sistema de notificaciones.
• Con periodo de prueba (si no es gratuito).
• Escalabilidad: que permita adaptarse a necesidades futuras.
• Definición de distintos tipos de usuarios.
• Servicio de atención al cliente o foros activos de usuarios.

Entre las posibilidades existentes, las más recomendadas son:

 REDMINE

Es una herramienta de software libre y código abierto para la gestión de proyectos y el seguimiento de errores. Incluye funciones de calendario, soporte de múltiples proyectos, roles flexibles basados en el control de acceso, gestión de documentos y archivos, wiki, administración de noticias, notificaciones por correo electrónico,  herramientas de planificación como los diagramas de Gantt, soporte para diferentes bases de datos (MySQL, PostgreSQL y SQLite) e integración SCM (Subversion, CVS, Git, Mercurial, Bazaar y Darcs).

Ventajas

Se puede extender mediante el uso de plugins.

Inconvenientes

Orientada a empresas tecnológicas.

 BASECAMP

Es una aplicación de gestión de proyectos muy completa, sencilla e intuitiva que incluye gestión de actividades, diseño de plantillas, calendarios, notificaciones, listas de tareas, gestión de documentos vía web en formato wiki, gestión de hitos, gestión de intercambio de archivos, seguimiento de tiempo y un sistema de mensajería. Está disponible en una gran cantidad de idiomas.

Ventajas

Diseño impecable e interfaz muy visual.

Gran cantidad de complementos oficiales y no oficiales.

Se puede responder a las discusiones desde el correo electrónico sin necesidad de acceder a la aplicación.

Servicio web y una extensión de Google Chrome llamados cloudHQ, que permite a los usuarios sincronizar los proyectos Basecamp con Google Docs y Dropbox y también editar archivos adjuntos de proyectos para esta herramienta en el navegador.

Inconvenientes

No tiene acceso restringido por perfiles o usuarios.

Orientada a empresas tecnológicas.

Se recomienda complementar con Tagmine.

De pago.

 TEAMBOX

Es un proyecto de software colaborativo online, que combina las mejores prácticas en productividad con herramientas propias de redes sociales.

Ventajas

Facilidad de uso y aplicación multiplataforma. La interfaz es muy rápida, personalizable y con la mayoría de funciones a la vista.

Gestiona muy fácilmente la importancia y prioridad de las tareas (posibilita la reordenación de las mismas).

Permite la integración con Gmail, Google Docs,  Google Calendar, Github y Pivotal Tracker; sincronización con Dropbox y Box.

Convierte las conversaciones en acciones y las acciones en entregables.

Chat potente y amigable.

Permite tener diferentes roles.

Las Teambox Notes permiten compartir notas no sólo con las personas que estén trabajando dentro del mismo proyecto sino también con clientes y otras personas externas.

Inconvenientes

La versión gratuita no permite más de cinco proyectos y cinco miembros de equipo.

 WD

Software gratuito para la gestión de proyectos y tareas en la nube similar a Basecamp. Tiene una versión para proyectos individuales: Todoist. Ideal para proyectos pequeños. Tanto Todoist como Wedoist se pueden integrar a los gadgets de iGoogle, a las cuentas Gmail , como una extensión del Google Chrome. Disponible como aplicación para móviles o como programa de escritorio.

Ventajas

Interfaz simple y minimalista para amantes de la sencillez.

Permite crear una página de status para ver instantáneamente el desarrollo de proyecto.

Encripta gran parte de la información.

Inconvenientes

Incluye sólo funcionalidades básicas.