Una experiencia de Consultoría de Archivo - BiblogTecarios

Una experiencia de Consultoría de Archivo

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Aterricé en Santa Cruz de Tenerife en aquellos calurosos días de verano de 2014. Las islas afortunadas, reposo de descubridores, y esa inolvidable ciudad, sureña del norte, mezcla de caribe, de sensaciones intensas, de suave aroma volcánica, de cambios climáticos repentinos, de calima… me reservaba el destino de una Consultoría de Racionalización de Archivo.  Todo se orquestó un poco desde Sevilla y un poco desde Tenerife, como las tesis doctorales codirigidas. Mantuve con el Jefe de Proyecto un par de reuniones previas en las que me fue ilustrando sobre los detalles del proyecto y cómo, desde su experiencia, consideraba la vía más certera y apropiada para enfocarlo según los objetivos marcados y lograr la satisfacción del cliente, que al final es de las cosas más importantes en consultoría.

documentalistaHacer que el cliente se sienta satisfecho, es al mismo tiempo loable fin, y también una parte de la dificultad consustancial al trabajo, cuando siendo consultor y en este caso la persona versada en normativa archivística, legislación de patrimonio documental, gestión de documentos, etc., te debates entre las expectativas del cliente que no quiere “complicación” y el rigor de tu trabajo que a veces requiere altos grados de precisión metodológica. Yo llegaba para “poner orden” en un universo documental desorganizado, en el que ninguno de los usuarios había aplicado hasta ahora criterios de gestión archivística.

Por las mañanas acudía al organismo público por aquellas calles tropicales que olían a aloe vera y fruta cortada. Los coches de la policía canaria circulaban taciturnos y la ciudad se iba despertando al ritmo de las olas que rompían en las playas de los alrededores.  Las horas transcurrían entre el archivo, las conversaciones con mi compañera (una auxiliar de documentación que me habían asignado) y las reuniones con directivos para comprender cuál era nuestro papel allí y qué necesidades teníamos que cubrir. Uno de los aspectos determinantes fue que las personas que podían responder a nuestras preguntas tenían que compaginar el atendernos con su labores diarias propias de una alta responsabilidad, y además pronto se irían yendo de vacaciones, puesto que estábamos en verano. Había que actuar con celeridad y hacer las preguntas precisas.

Las tardes las dedicaba a pasear por el puerto de Santa Cruz, por sus calles rezumantes, entraba en sus edificios coloniales y paraba en los bares a tomar unas papas con mojo verde, una sardina, una cerveza y montaditos… Observaba las caras de isleños de sus gentes, que tenían el poder de transportarte fuera de ti mismo… Paseaba y hacía fotografías, tenía pequeñas reuniones de trabajo para puntualizar cuestiones vistas durante la mañana, llamadas telefónicas de control al Jefe de Proyecto, llamadas a la familia y la pareja, visitas a Bibliotecas y Archivos Históricos, y muchas evocaciones… También trabajaba principalmente en dos vías: en la sistematización de la legislación y normativa canaria en relación con los informes posteriores que había que entregar y en los documentos de control que listaban las tipologías documentales que ibamos descubriendo en nuestro sondeo selectivo, con el fin de utilizar esta información para varios procesos posteriores como posibles labores de expurgo, custodia documental, digitalización y para la confección del Cuadro de Clasificación.

Transcurrida la primera semana de reuniones y sondeos, disponía de información suficiente para continuar desde Sevilla. Mi objetivo a partir de ese momento sería confeccionar unos informes de recomendaciones en los que con apoyo de la legislación estatal y la legislación canaria en materia de archivos y gestión documental, la normativa legal de protección de datos, los estándares ISO-UNE y la metodología de archivero, fundamentaría por escrito las cuestiones relativas a tipologías y series documentales, metadatos y el futuro sistema de archivo digital.

Como resultado de mi trabajo de redacción y consultoría se confeccionó el Cuadro de Clasificación, se identificaron gran parte de las tipologías documentales que integraban el expediente de personal, se realizaron recomendaciones de seguridad e integridad física y digital de la información administrativa conforme a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Crácter Personal y su reglamento de desarrollo, se incluyó todo el articulado de patrimonio documental de la Ley de Patrimonio Histórico Español y la normativa canaria relacionada, se emplearon las principales normas ISO de archivística y gestión de documentos como ISO 30300 e ISO 15489 y como apoyo la ISO 27001 y la ISO 9001, para las cuestiones de seguridad de la información y de calidad. La situación de partida era un archivo con expedientes en el que algunos de los documentos contenían datos personales que estaban protegidos por el nivel más alto de protección de la LOPD (art. 81.3. a del Reglamento de desarrollo de la LOPD: “Además de las medidas de nivel básico y medio, las medidas de nivel alto se aplicarán en los siguientes ficheros o tratamientos de datos de carácter personal:  Los que se refieran a datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual”), lo cual me llevó a incluir en mis contribuciones medidas de acceso restrigidas que regularan el acceso y manejo de los documentos por el personal del organismo público de forma más sistemática.

Hasta ese momento el acceso y uso de la documentación se realizaba sin ningún tipo de informatización. Especialmente en los informes que titulé Nuevo Sistema de Archivo Digital y Recomendaciones al Archivo de Personal,  me afané en proponer y esclarecer las siguientes cuestiones (con apoyo del Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normativas de desarrollo):

  • La informatización del archivo a través del proceso de captura de documentos, la implantación de un software de gestión de contenidos empresariales y la utilización de complementos del sistema.
  • Las políticas de gestión del archivo digital.
  • La gestión del archivo digital a nivel de Expediente y de Documento electrónico.
  • Completé con recomendaciones relacionadas con:
    • Traslado, ordenación y clasificación de los expedientes del archivo de personal.
    • Conservación y condiciones ambientales del espacio destinado a archivo.
    • Integridad y acceso autorizado de los documentos.
    • Recuperación de la información y gestión archivística del fondo.
    • Expurgo, vigencias y plazos de conservación de expedientes en cumplimiento de normativa legal.
    • Medidas aplicables al mantenimiento en archivo pasivo de los expedientes de personal.

Entre los aspectos más positivos que guardo de esta experiencia han sido las pautas y claves que me ofreció el Jefe de Proyecto, acerca del objetivo de la consultoría y cómo cumplir con dignidad y justo esfuerzo con las expectativas del cliente. Mi trabajo, finalmente, se vio respaldado por un informe jurídico en el que se corroboraban muchas de mis aportaciones y se analizaba desde el punto de vista jurídico la posibilidad legal de expurgo y de eliminación de algunas tipologías especialmente sensibles. Este informe podemos considerarlo como “la guinda del pastel”, puesto que «acompaña, en tal sentido, al resto de la documentación realizada, desde la óptica técnica y archivística/documental» y en palabras del Director de la empresa que me contrató, con los informes previos y esta última colaboración «podría darse por concluida la fase de consultoría que comenzó en verano de 2014».

Plaza de España (Santa Cruz, Tenerife)

Plaza de España (Santa Cruz, Tenerife)

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Adrián Macías

Project Manager at Epsilon Gestión Documental
Dirijo desde 2010 el blog Dokumentalistas.com, del cual soy co-fundador. Publico habitualmente en revistas científicas y ejerzo como docente y consultor independiente. Profesor en IEBS Business School de Contenidos Digitales. Soy responsable de proyectos en Epsilón Gestión Documental Epsilon Gestión Documental. Estoy interesado en la Gestión documental, la Digitalización, la Archivística y las Bibliotecas.

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