OpenKM siempre ha sido (y será) referente mundial en cuanto a software documental se refiere. Desde sus comienzos en 2005, este software libre siempre ha destacado por su adaptación a las necesidades específicas del cliente y por la mejora continua respecto a la problemática de la empresa y su gestión documental.
Si bien, aún hay sectores que desconocen lo que un DMS (Document Management System) puede hacer por la empresa, otros ya disfrutan de las ventajas que éste puede ofrecer: gestión ágil, mejora del tiempo de respuesta y de la gestión interna de la empresa, fiabilidad y sobre todo ahorro de coste y tiempo.
Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, conoce bien estas ventajas. Con él averiguaremos qué puede hacer el software de gestión documental por nosotros y cómo comenzó en este «mundillo» tan desconocido para algunos y tan fascinante para otros.
Retrocedamos en el tiempo, ¿cómo y por qué surgió la idea de OpenKM?
En 2004, la mayoría del equipo directivo de OpenKM trabajaban como desarrolladores y jefes de proyecto en una empresa de nuevas tecnologías especializada en código abierto y, a su vez, comercializadora de soluciones de gestión documental de tecnología propietaria.
En aquellos tiempos, el coste de los productos de gestión documental sólo podía ser asumido por grandes empresas. Tras estudiar y analizar diversos gestores documentales del momento, surge la idea de desarrollar un sistema de gestión del conocimiento “Open Source” que por sus características pudiera ser utilizado tanto por las grandes como por las pequeñas empresas, pero sin tener que asumir una gran inversión en su adquisición.
Es en 2005 cuando surge la idea, la cual empieza a ser una realidad al recibir fondos para su desarrollo por parte del gobierno español a través del Programa Nacional de Tecnologías de Servicios de la Sociedad de la Información. La primera versión del producto fue liberada en enero de 2007. Nacía así OpenKM (Open Knowledge Management)
Ese mismo año, tras el cierre de operaciones de nuestra antigua empresa, se decide apostar por este producto y lanzar la nuestra propia. La ilusión en esta nueva aventura y la experiencia acumulada en este tipo de aplicaciones, nos permitió comercializar e ir lanzando nuevas versiones con nuevas funcionalidades. El desarrollo continuo del producto, la cercanía a los clientes y los tiempos de respuesta fueron desde nuestros inicios considerados factores claves para lograr hacernos un hueco en el mercado
OpenKM se basa principalmente en ser un sistema de gestión documental “open source” es decir, de código abierto, pero ¿qué le diferencia de otros gestores documentales con esta misma característica?
La diferencia en OpenKM radica en que esta característica se cumple de manera cierta y estricta, es decir no existen diferencias de código entre versiones y además es accesible para aquellos que quieran disponer de él, la única diferencia entre versiones es la que incorpora los servicios anexos a la versión profesional. Otras cara
cterísticas que también nos definen es la de perseguir la autonomía e independencia de nuestros usuarios, con ello lo que quiero decir es que el usuario puede utilizar la herramienta sin tener que afrontar costosos programas de entrenamiento y formación que incluso superen en coste al de aplicaciones de software propietario.
¿Para qué sectores empresariales sería rentable integrar un sistema de gestión documental?
No podemos descartar ningún sector económico por anticipado, por definición un sistema de gestión documental está recomendado en todas aquellas organizaciones que crean que su conocimiento es crítico para el desarrollo de su negocio, su archivo seguro, tratamiento y gestión, incluyendo su reutilización. Cumpliendo de una manera estricta con la LOPD e incorporando el conocimiento de sus integrantes como activo propio para beneficio de todos. Para concluir diría que nos enorgullecemos de tener clientes de casi todos los sectores.
La Gestión Documental puede aplicarse con éxito a ámbitos muy diversos:
- Expedientes
- Solicitudes de préstamos hipotecarios
- Formularios de seguros de vida
- Tramitación de reclamaciones
- Soporte Due Diligence
- Recruiting / solicitudes de empleo / empleo online
- Evaluaciones del desempeño para empleados
- Formularios privados de salud
- Registro de estudiantes y Accesos de grado
- Permisos gubernamentales y gestión de licencias
- Citaciones judiciales
- Bolsa de comercio, pedidos o contratos
- ISO, manuales y guías
- Renovaciones de contrato
- Cuentas a pagar y a cobrar
- Facturación electrónica
- Aprobación de documentos y procesos de firma
Y si hablamos de las herramientas que aplican para el desarrollo de la gestión documental en OpenKM, serían…
Podríamos hablar de las siguientes:
- Apache Tomcat.
- Java J2EE ( JDK 1.5).
- GWT (Google Web Toolkit – Ajax ).
- Hibernate.
- Spring.
- Lucene Text Search Engine.
- POI File Format Conversion.
- OpenOffice.
- jBPM.
- KEA.
- Weka.
- Aperture.
- Rdf2go.
- Openrdf.
¿Cree que la gestión documental como tal ha evolucionado con la llegada de la web 2.0 y los servicios en la nube (cloud computing)? ¿Por qué?
Creo que ha incorporado la posibilidad de acceder al servicio de una manera más ágil , introduciendo el concepto de pago como servicio pudiendo prescindir de los servicios de terceros para, por ejemplo, realizar el mantenimiento de los equipos . En este aspecto ha sido capital para socializar el acceso a herramientas que, de otra manera, solo serían accesibles para aquellos que dispusieran de personal IT propio o de posibilidad de contratar estos servicios, aumentando su coste.
OpenKM es muy conocida en el ámbito internacional, ¿cree que a nivel nacional el uso de sistemas de gestión documental está aún por establecerse?
[pullquote]El grado de penetración de aplicaciones de gestión documental no es excesivamente amplio por lo que aún tenemos mucho camino por recorrer tanto en nuestro país como en el resto.[/pullquote] Las diferencias legislativas en este aspecto penalizan la posibilidad de definir una hoja de ruta que resuelva la mayoría de las casuísticas. He de reconocer, no obstante, que el marco español es de los más avanzados en este sentido, tomándose como modelo en otros países de ámbito europeo.
Aún así, si tuviera que dar una cifra optimista, diría que la penetración en España en cuanto a gestión documental es de menos de un 10%.
Para finalizar, ¿cómo ve el futuro de la gestión documental en las empresas?
Las empresas como entes inteligentes que son, van a adaptar el paso tan pronto como se requiera para acomodarse a modelos de gestión documental, y otros, que les permita mejorar en términos de competitividad y eficiencia. Una vez que el marco legislativo esté totalmente esclarecido, y la solución aceptada, asistiremos a un crecimiento exponencial en cuanto a su implantación y uso.
