Herramientas para la gestión documental en proyectos audiovisuales

Hace unas semanas, en una conversación con una ‘colega’ de profesión, María Prieto, que suele trabajar en proyectos audiovisuales, nos surgió la curiosidad (ella me planteó la pregunta, la curiosidad, por ambos lados, vino después) por encontrar un software, aplicación web o herramienta similar, para la gestión y organización de la documentación en diferentes formatos dentro de los proyectos audiovisuales: fotografías, videos, grafismos, etc. Además, esta herramienta nos debería permitir dividir la documentación en carpetas o bloques y etiquetar los elementos, dentro de un mismo proyecto para que los diferentes equipos de personas implicadas en él puedan acceder a ellos de manera sencilla, ágil y eficiente. Sí, lo sé, una gestión de documentación “clásica”, pero que no siempre es fácil de conseguir.

Nos hemos dado cuenta, que a menudo las empresas eligen herramientas estándar como DropBox, Google Drive, Sharepoint o OneDrive, que permiten un uso generalizado dentro de la organización bastante intuitivo y sencillo, pero que para algunas tareas acaban siendo poco flexibles y presentan algunas limitaciones, que, aunque se suelen solventar, implican complementarlas con otras para conseguir cubrir las necesidades de determinados equipos. Así que suponen un plus de coordinación y trabajo previo que muchas veces no es posible, dados los procesos y el ritmo de trabajo en este tipo de situaciones.

Es habitual, en la producción audiovisual, crear un esqueleto de carpetas por capítulos, por ejemplo, si es que estamos trabajando en una serie y en esas carpetas, a su vez, incluir diferentes elementos que van a ser usados con diversos fines dentro de la producción. Por ejemplo, fotografías que deberían estar etiquetadas siguiendo algunas características que nos den la clave de su uso dentro del montaje tales como: información sobre localización, a qué evento corresponde, datos cronológicos por años, décadas, etc.

En este post sólo quiero recopilar algunas herramientas que pueden ser de ayuda en proyectos en los que los equipos creativos y de documentación tienen que compartir contenidos digitales y hacer un seguimiento casi en directo de la evolución, el uso y la implicación de los mismos dentro del proceso. El nivel de conocimiento y aplicación de las herramientas abajo indicadas es variable, no he trabajado con todas ellas, pero todo ello me ha llevado a descubrir algunas que quizás que el futuro se puedan tener en cuenta para su aplicación. No obstante, allá la selección:

  • Frame.io > inicialmente estaba enfocado a trabajar sobre un clip de video, por ejemplo un pre-montaje / offline, al que se añadían referencias de documentación a modo de comentarios en punto concreto del código de tiempo de los clips.
    En la actualidad, permite cargar ‘dialies’ de rodaje, proyectos ‘work in progress’, guiones, material gráfico, foto-fija, música, etc. permitiendo edición, comentarios y visualizar diferentes versiones almacenadas en la nube.
    Aunque lo más significativo es que ofrece la posibilidad de integrarse en diferentes programas, algunos de edición y postproducción gráfica y de sonido: Premiere PRO, Da Vinci, Final Cut, Media Composer, etc y otras herramientas de trabajo en equipo como: Google Drive, Trello, MS Teams, etc.
  • Phraseanet > Se trata de una herramienta open source. Se presenta como una plataforma para gestionar, publicar y compartir recursos digitales multimedia, cubriendo las necesidades de gestión en diversos contextos dentro de la empresa. Cuenta con módulos específicos para material gráfico, su gestión, búsqueda y recuperación. Es una herramienta bastante potente y quizás más adecuada para la gestión global de una empresa y no tanto para su uso puntual en proyectos dentro de la misma, al menos, desde el punto de vista en el que se plantean en la producción audiovisual de pequeño y mediano tamaño.
  • MIRO >  Se presenta como una herramienta visual en forma de pizarra en blanco (canvas) en la que todo el equipo puede participar y aportar ideas y elementos. Potencia la multifuncional mediante widgets y plantillas prediseñadas que complementan a la pizarra inicial.
    El seguimiento del proyecto permite ver, en el momento, los cambios que el resto de integrantes del equipo van realizando y presenta toda una secuencia en forma de mapas y líneas cronológicas para comprobar los pasos dados.
  • Shot grid > Está especialmente pensado para centralizar el flujo de trabajo en producciones audiovisuales (cine o televisión) y el desarrollo de videojuegos. Tiene módulos específicos dedicados al seguimiento puramente de producción: calendarios, costes, etc. y otros a la interacción entre los equipos creativos. Permite la implementación con otros programas de diseño gráfico y edición para una mejor colaboración entre las partes.

Estos son sólo unos pocos ejemplos de herramientas que pueden complementar a las inicialmente citadas y que, además son las más extendidas en su uso dentro de las empresas. Nuestra curiosidad, que nos hizo buscar algunas opciones y/o soluciones para el presente o el futuro en la labor documental dentro de los procesos creativos. Por cierto, ¡gracias, María!
Quizás alguien pueda sumar nuevas ideas, los comentarios os esperan.

Rebeca Hernández

Redes Sociales en BiblogTecarios Documentalista especializada en audiovisual, fotografía y fuentes históricas. Además me interesa la edición, la gestión cultural, las iniciativas digitales y las acciones colaborativas.

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