Gestión de proyectos paso a paso

El libro “Gestión de proyectos paso a paso”, que voy a reseñar en este post, forma parte de la colección de manuales de EPI-OUC, corresponde al número 39 de la misma. Como en otras ocasiones en las que alguno de los colaboradores de Biblogtecarios hemos caído en la lectura de alguno de ellos, advertimos que están destinados a profesionales de la documentación y la información y en este caso no es distinto, aunque en este caso su aplicación es trasversal a cualquier sector.

IMG_20180209_154827Este pequeño manual está dirigido especialemente a aquellas personas que quieran saber un poco más sobre qué es un proyecto y qué es la gestión de proyectos como disciplina, qué elementos o áreas deben gestionarse en un proyecto, cuáles son las fases de gestión, sea de la naturaleza que sea el proyecto, qué metodologías se pueden aplicar, cuál es el proceso que hay que seguir, qué documentos y herramientas pueden resulyar de utilidad y apoyo, cuáles son las habilidades de un gestor de proyectos.

Para empezar pasaré a desgranar cada una de las 4 partes que componen esta obra:

1) La gestión de proyectos

Ollé y Cerezuela comienzan estableciendo algunos conceptos básicos que deben estar claros antes de empezar.
Primero una breve definición de proyecto: actividad que se realiza para dar respuesta con un producto o servicio único y concreto a una idea, un problema o una oportunidad identificada, teniendo cuenta una necesidad bien identificada.
A continuación, establecen algunos factores a tener en cuenta como la naturaleza del proyecto, el caracter temporal y el objetivo único, que estará bien definido, como resultado final del proyecto.
Además, distinguirán entre los siguientes conceptos: proyecto, programa y portafolio o dossier, cuyas diferencias deben estar claras antes de empezar.
En cuanto a la gestión, la defienen como el proceso que nos permite planificar, programar y controlar las actividades de un proyecto.
La dirección del proyecto consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de actividades del proyecto para cumplir cada uno de los requisitos.
Además, habrá que tener en cuenta una serie de elementos críticos, restricciones, que deberán gestionarse equilibradamente: alcance del proyecto (productos, servicios, resultados), tiempo (distribución de trabajos), costes (valor económico de los recursos necesarios), recursos, riesgos, control de calidad, los interesados en la consecución del proyecto.

2)  ¿Qué hemos de gestionar y cómo hacerlo?
Antes de decidir cómo gestionar el proyecto, debemos analizar las necesidades para seleccionar y adoptar el nivel de detalle adecuado, teniendo en cuenta los factores, entre ellos algunos que anteriormente ya he señalado: alcance, tiempo, costes, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos, adquisiciones, interesados e integración.

Para decidir la metodología tendremos que tener en cuenta 2 opciones:
· tradicional, una metodología más rígida para proyectos con nulo o moderado nivel de incertidumbre. Las más empleadas son: PMBOK (Project Management Body of Knowlegde), ISO 21500, PRINCE 2 (Projects IN Controlled Environments 2) y GDPM (Goal Directed Project Management)
· ágiles, metodología más flexible y manejable. Inicialmente empleadas en el desarrollo de software, pero con los años su uso se ha extendido a otros sectores. Las más empleadas son: Scrum, Lean Software Development, Kanban.

Una vez hemos decidido el tipo de metodología, marcaremos las fases: identificación, diseño, planificación, implementación, evaluación y difusión de los resultados. Al conjunto de las fases se le denomina ciclo de vida, que puede ser: waterfall o en cascada y fast tracking o por la vía rápida.

Unos de los puntos críticos a la hora de gestionar un proyecto es la formación del equipo de personas que formará parte del desarrollo del mismo. Así que será importante “definir un equipo efectivo en el que las habilidades y experiencias de los miembros se complementen”. En este sentido será importante que el gestor del proyecto tenga conocimientos y habilidades para la dirección de equipos y recursos humanos.

3) ¿Qué proceso se ha de seguir?
Independientemente de la naturaleza del proyecto, todos tienen 5 fases o procesos principales en común: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre, que suelen desarrollarse secuencialmente o, en algún caso, solapados en el tiempo. Además entre la primera y la última fase se llevarán a cabo procesos de seguimiento y control.

En este apartado se desarrolla más pormenorizadamente cada una de las etapas anteriores para concretar los objetivos, las actividades que las componen y los documentos esenciales. Entre todo ello se engloban: la inicialización, el diagnóstico y conceptualización, el análisis de viabilidad, la selección del proyecto, la definición formal y aprobación, la planificación, la documentación del proyecto, la estrategia de comunicación, la definición del trabajo a realizar, la estimación de la duración y la asignación de recursos,  la estimación de costes y definición de presupuesto, la estimacion de posibles riesgos del proyecto, la ejecución del proyecto, el lanzamiento del proyecto, la gestión de las incidencias y los cambios, la gestión de los interesados, el seguimiento y control del proyecto y de las tareas, el cierre del proyecto, la aceptación y cierre administrativo y la evaluación del proyecto.

4) Herramientas que tenemos a nuestra disposición
En este último apartado, exponen una completa selección de herramientas que facilitan la gestión de proyectos en el más amplio sentido del término. En él encontramos diferentes metodologías, técnicas, documentos, programas, habilidades o modelos de colaboración y financiación:
· Análisis de viabilidad
· Análisis de identificación de problemas: diagrama causa-efecto
· Selección de proyectos: scoring
· Formalizar el proyecto: Project Charter
· Análisis de interesados
· Plan de comunicación
· Gestión de equipos: matríz de roles y responsabilidades
· Representación del alcance: Estructura Desglosada del Trabajo (EDT)
· Estimación de costes y duración: PERT
· Plan de hitos
· Método de diagramación de dependencias
· Tecnicas de optimización y comprensión del calendario
· Visualización de la planificación: Diagrama de GANNT
· Análisis de riesgo: matriz probabilidad / impacto
· Plan de proyecto
· Gestión de los cambios durante la ejecución
· Informes de seguimiento
· Matriz de evaluación de lecciones aprendidas
· Técnicas para la recogida de datos
· Técnicas de creatividad
· Documentación del proyecto
· Financiación: fuentes, proceso de obtención, partenariado

Crítica personal

Considero que se trata de una obra de referencia expuesta de forma sencilla y asequible para cualquiera que tenga que llevar a cabo la gestión de proyectos, ya sean documentales o no. El planteamiento del libro, aunque enfocado a en el sector de los servicios de información, bibliotecas y centros documentales, va más allá y se puede extrapolar a la gestión de proyectos de cualquier sector. La exposición de los diferentes apartados se realiza de manera práctica, lo que facilita que sea utilizada como una guía útil para la puesta en marcha de proyectos.

Los apartados dedicados a la elección de metodologías y diseño de los proyectos ponen el foco en la realización de un análisis de las variables de cada proyecto para que la elección de la metodología facilite el trabajo del gestor y responsable, así como de todo el equipo implicado en el proyecto. Considero que hacer hincapié en este aspecto previo a la puesta en marcha, mejorará la forma de trabajar y se verá reflejado en los resultados finales.

Me gustaría destacar el papel que le conceden las dos autoras a una buena planificación, estable pero flexible a la vez. De tal manera que sea vista como una inversión y no como un coste del proceso. Además dan un gran valor a la correcta implicación de las personas y equipos, que forman parte del proyecto, para conseguir un buen funcionamiento para el desarrollo de las tareas diarias. Sin duda, son claves para el éxito o el fracaso de dicho proyecto.

Del mismos modo, para evitar confusión y malos entendidos, habrá que seguir la recomendación de realizar una descripción detallada y lo más exacta posible de aquellos hitos que se incluirá en el proyecto y de aquellos que no formará parte de él.

Son interesante las partes dedicadas al control, evaluación y medida de los resultados parciales, como pasos intermedios para corregir las posibles desviaciones en el desarrollo de las etapas del proyecto y así reservarnos la oportunidad de poder implementar los cambios necesarios para cumplir, de manera más óptima, los objetivos marcados.

Por último, resulta de gran utilidad el amplio apartado dedicado a las herramientas disponibles, con ejemplos y modelos, para la gestión de proyectos, que facilitarán la planificación, las fases, los plazos e incluso el análisis de fuentes de financiación.

Sin duda, ésta puede ser una gran aliada, como guía de ruta para afrontar la planificación y desarollo de cualquier proyecto que tengamos que gestionar, de manera independiente o con la colaboración de otros.

Sobre las autoras:
Candela Ollé es Licenciada en Periodismo y doctora en Documentación. Desde 2009, Profesora de los Estudios de Ciencias de la Información y Comunicación de la Universitat Oberta de Catalunya.
· Twitter: @candelaolle
· Perfil de LinkedIn

Berta Cerezuela es Licenciada en Documentación y master en Dirección de organizaciones. Se dedica a la gestión de proyectos en el entorno universitario y es docente en cursos de posgrado.
· Twitter: @bertacerezuela
· Perfil de LinkedIn

Referencia bibliográfica:
Ollé, Candela; Cerezuela, Berta. Gestión de proyectos paso a paso. Barcelona: UOC, 2017. 133 p. ISBN 978-84-9116-911-6

Rebeca Hernández

Redes Sociales en BiblogTecarios Documentalista especializada en audiovisual, fotografía y fuentes históricas. Además me interesa la edición, la gestión cultural, las iniciativas digitales y las acciones colaborativas.

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