Los profesionales de la información y documentación (bibliotecarios, archiveros, documentalistas o gestores de la información) comparten una base formativa común. Dependiendo de la rama de especialización que desarrollen podrán desempeñar su labor en un puesto de trabajo determinado. Pero independientemente de cuál sea su perfil, todos se encargan del tratamiento y difusión de la información.
Son responsables de seleccionar, gestionar, organizar y preservar la documentación y la información para que pueda ser utilizada por terceros, independientemente del lugar donde esté depositada o de su formato y soporte (impreso, sonoro y de vídeo, fotográfico, cinematográficos, recursos digitales, etc.).
Metadatos, archivos electrónicos, firmas digitales… La digitalización ha dejado atrás los tiempos en que solo se trataba la información en soporte físico, el papel se ha visto desplazado por los archivos electrónicos. En este sentido la labor documental no se entiende sin una herramienta de gestión documental (SGD).
De la misma forma, la era digital ha dado lugar a la actualización del perfil del documentalista capacitándolo para trabajar con cualquier tipo de unidades de información y con sistemas de gestión de contenidos (CMS). De esto último es de lo que se encarga el documentalista web.
La gestión de contenidos
En la gestión de contenidos la labor principal del documentalista es mantener la información de los portales web a los que presta servicio actualizada.
Para administrar su contenido digital las empresas utilizan sistemas de gestión de contenidos (CMS). Equipos enteros pueden utilizar estos sistemas para crear, editar, clasificar y publicar contenidos. Una de las funciones del documentalista es la de garantizar que el contenido creado por los usuarios que utilizan el gestor cumple los estándares definidos para ese sitio web: legalidad de la información, unificación de estilos, control de metadatos, normativa sobre accesibilidad y usabilidad, etc.
El gestor funciona como un único lugar para almacenar contenidos digitales, proporciona procesos automatizados para crearlos y gestionarlos de forma colaborativa entre los miembros de un equipo. Mediante flujos de trabajo incorporados se puede determinar los estados por los que un contenido pasará desde su creación hasta su publicación. Además, se pueden otorgar diferentes privilegios y responsabilidades a los usuarios en función de sus roles, pudiendo desde tener el control total de cualquier contenido publicado, hasta simplemente colaborar repasando textos de otros.
En algunos casos, otra de las tareas de los documentalistas es la de asignar a cada usuario los roles y responsabilidades correspondientes en función del cargo o tareas que desempeñen dentro de la empresa y validar los contenidos antes de su publicación definitiva.
Actualmente existen numerosas soluciones de software CMS disponibles en el mercado. Algunas de las más utilizadas son WordPress, Drupal, Joomla, o PrestaShop, aunque dependiendo de las necesidades de la organización este también puede ser desarrollado a medida.
Accesibilidad y usabilidad web
En el momento de gestionar contenidos en una web es importante tener en cuenta una serie de consideraciones. El documentalista se encarga del mantenimiento de los portales que gestiona para que tengan un estilo homogéneo y cumplan la normativa vigente en materia de accesibilidad y usabilidad web. Desempeña un papel divulgativo para asegurar la colaboración entre todos los usuarios que generan contenido con el fin de asegurar una web que permita al visitante navegar de manera sencilla y eficaz (usabilidad), teniendo en cuenta las diferentes tipologías de dificultades en el acceso (accesibilidad).
La usabilidad web es el grado de facilidad de uso que tiene una página web para los usuarios que navegan e interactúan con ella. Trata de mantener el sitio con una apariencia limpia y sencilla para que puedan navegar de forma intuitiva y localizar lo que buscan.
El documentalista es responsable de garantizar que la búsqueda de información del usuario sea efectiva manteniendo una clasificación lógica de los contenidos. Tratará de sintetizar la información lo máximo posible y se asegurará de que los enlaces de la web funcionan correctamente.
La accesibilidad web es la capacidad de acceso universal a los contenidos digitales. Trata de garantizar un sitio web accesible a todos los ciudadanos y colectivos, sin discriminación alguna, salvando las barreras de accesibilidad.
Este es el objetivo de la Iniciativa de Accesibilidad Web (WAI). El documentalista lleva a cabo la revisión y corrección de contenido para, entre otras cosas, verificar que los textos de los enlaces informen sobre a dónde redirigen al usuario o de que va a abandonar la web (en caso de que así sea) y que las imágenes contentan un texto descriptivo de lo que aparece en la misma para aquellas personas con discapacidades visuales que utilizan lectores automatizados.
Hoy día se han desarrollado herramientas de accesibilidad web para ayudar a los autores a evaluar sus webs y garantizar que cumplen con los estándares de accesibilidad como las de WAVE, ACheker o Color Oracle.
Formación a usuarios
Entre las misiones fundamentales del profesional de la información está prestar servicio a la comunidad para la que trabaja.
Por un lado, realizará un trabajo preventivo elaborando manuales de uso de la herramienta, identificando las necesidades de formación de los usuarios y/o clientes e impartiendo sesiones formativas dedicadas a cubrirlas.
Por otra parte, se encarga de resolver cualquier incidencia o duda que pudieran tener los usuarios a la hora de recuperar, publicar o modificar contenidos en el CMS.
Conclusión
Un documentalista web es el profesional que se encarga de la gestión de la información, en el más amplio sentido de la palabra, que se encuentra en esta.
Este perfil es responsable del tratamiento, mantenimiento y difusión del contenido web. Su misión principal será garantizar que la información de los portales que administra sea veraz, reciente, accesible y usable, asegurando que cumple en todo momento con la normativa vigente.
