Donaciones: aceptar o no aceptar, he ahí el dilema

Durante el último año he tenido la suerte de trabajar en la Biblioteca de Galicia. Unos de los aspectos que más me ha llamado la atención ha sido el significativo número de donaciones y cesiones que reciben procedentes de algunos de los más eminentes eruditos gallegos. Habiendo tenido que manejar en ocasiones estas colecciones, he comenzado a plantearme los pros y los contras de este método de adquisición/aceptación de nuevos fondos en grandes bibliotecas.

En pequeñas bibliotecas municipales el proceso debiera ser bastante sencillo: se establecen unas normas en base al espacio disponible, así como en los intereses de los usuarios de la zona. Si hay que rechazar libros porque no se adecuan a nuestras necesidades, se dice que no y no pasa nada. Pero en las bibliotecas del tipo nacional veremos que esto no es tan sencillo. Donantes y cedentes ponen sus ojos en nuestras estanterías y depósitos con gran avidez, seguros de que sus preciados tesoros estarán más seguros allí que en su propia casa. Y aunque se agradece la confianza, hay muchos aspectos a tener en cuenta y que analizar del fondo.

 Tipos de adquisión

 Antes de nada, repasemos las modalidades de adquisición de fondos más habituales:

• Compra. El método por excelencia, aunque viendo cómo se reducen poco a poco los presupuestos dirigidos a bibliotecas pronto no va a ser más que un recuerdo del pasado.
• Canje o intercambio de fondos. Útil cuando se refiere a literatura gris, duplicados de publicaciones periódicas y publicaciones de la propia institución. Puesto en práctica sobre todo en bibliotecas universitarias.
• Adquisición cooperativa. Como en el caso anterior, bastante común en bibliotecas universitarias. Por medio de consorcios de adquisiciones se seleccionan fondos que, de manera individual, sería mucho más costoso adquirir (léase las archiconocidas y temidas bases de datos).
• Depósito. Otra modalidad de adquisición bastante específica, esta vez dirigida a bibliotecas del tipo nacional. El depósito legal es obligatorio para los editores (hasta hace poco para los impresores). El problema es que, si bien nuestra biblioteca siempre estará surtida de las últimas publicaciones, no existe una selección ni una limitación a la asignación del depósito legal. Esto, en menos tiempo del que pensamos, acabará con el espacio disponible en las estanterías.
• Donaciones . En principio resulta maravilloso el hecho de adquirir fondos que de ninguna otra manera hubiéramos soñado tener. Y además, gratis. La donación puede hacerse efectiva en vida del autor o como una de sus últimas voluntades (en este último caso se llamará legado). Puede tratarse de toda su biblioteca o únicamente de una parte especializada.
•  Cesiones. Mediante la cesión, el dueño del fondo lo cede únicamente durante un tiempo. Puede quedar estipulado específicamente o no. A todos los efectos implicará igual trabajo que una donación propiamente dicha.

 Habiendo realizado el debido repaso de los conceptos básicos, me centraré en las ventajas y desventajas de donaciones y cesiones.

Ventajas 

• Prestigio. Donaciones y cesiones suelen provenir tanto de instituciones importantes y de larga historia, así como de personajes ilustres, literatos, gente del mundo de la ciencia y la cultura. Su confianza en nuestra biblioteca como custodio de algunos de sus más preciados bienes debe llenarnos de orgullo, satisfación y responsabilidad, por supuesto. Porque nosotros somos profesionales y saben que mantendremos todos sus libros en las mejores condiciones físicas posibles y los pondremos a disposición de un público potencial que sabrá valorarlas y utilizarlas como es debido.
• Fondos de calidad y especializados. Las nuevas colecciones pueden contener obras inéditas, originales antiguos, raros, primeras y segundas ediciones muy codiciadas por estudiosos y coleccionistas. En ocasiones se explayan en temáticas muy específicas y raras sólo presentes en instituciones dedicadas a esas temáticas. Otras veces obtenemos ediciones de libros en idiomas que sería muy complicado obtener en nuestro país en épocas pasadas (ruso, japonés, holandés…).
• Ahorro económico. Indudablemente supone un ahorro en cuanto a compra se refiere porque pueden incluir volúmenes que hubiéramos estado pensando adquirir en un futuro.
• Utilización. Todo lo anterior redunda en la configuración de un fondo más amplio, más heterogéneo y mucho más rico de cara a los investigadores que, al fin y al cabo son los principales usuarios de las bibliotecas nacionales. Esto puede verse también desde otra perspectiva, como es el estudio de  la propia persona que ha donado el fondo. Comprobaremos así por medio de su colección cuáles eran sus áreas de interés, sus estudios, sus publicaciones (suelen poseer textos de literatura gris bastante complicados de obtener, folletos, carteles), por no hablar de aspectos más personales a través de las dedicatorias incluidas en algunos ejemplares o incluso cuando entre la donación se incluye la correspondencia personal.

Desventajas

•  Ruido documental y duplicados. No es oro todo lo que reluce y así como todos estos fondos contendrán sus propias joyas de la corona, también podemos encontrar algún que otro montoncito de paja. Después de todo, los eruditos son humanos y no sólo estudian. También  les gusta leer bestsellers y obras de lectura general que, desgraciadamente ya tendremos mil veces en los depósitos. Eso sin contar carpetas y papeles sueltos personales traspapelados entre la colección.
• Fondos en mal estado. Como bien sabemos, todo esa innumerable variedad de hongos y bichitos que atacan al papel se esparce como la pólvora. Y como no siempre se tiene cuidado al almacenar los libros en la casas particulares (el clima gallego tampoco ayuda demasiado) corremos el peligro de que vengan de visita para quedarse. Habrá que tener mucho cuidado con ellos, además de con el polvo, para no contaminar el resto de los depósitos.
• Espacio. Para bibliotecas del tipo nacional, el espacio puede llegar a resultar un gran problema aunque a priori todos pensemos que sus estanterías son infinitas. Eso piensan también los donantes. Y lo peor del caso es que no suele tratarse de colecciones reducidas, sino muy abundantes cultivadas a lo largo de amplias vidas.
• Trabajo adicional. Si bien agradecemos enormemente la confianza depositada en la biblioteca, cualquier fondo que llega nuevo requiere un proceso técnico, una restauración en casos extremos de ejemplares dañados, etc. No siempre se tiene el personal necesario ni el tiempo. Requerirá además, y a poder ser previamente, una valoración del fondo. Desde el momento en el que nos comunican el deseo de donar una colección, deberíamos analizarla in situ, ver cómo está compuesta, en qué estado, para estar preparados (en cuanto a sitio, en cuando a personal para tratarlo) una vez aceptada.

Y al final…

En mis principios en la profesión, siendo una inocente estudiante, consideraba que toda donación debía ser bienvenida. Tanto por el dinero que te ahorrabas como por la persona que amablemente había considerado que deseaba que su libro estuviera en la biblioteca a disposición de todo el mundo. Hasta que un sabio profesor dijo la frase clave: “no aceptéis donaciones de fondos que no fuerais a adquirir si tuvierais dinero para hacerlo”.