La gestión documental y la gestión de contenidos son dos áreas fundamentales en el ámbito empresarial. Toda organización se enfrenta al reto de gestionar eficientemente la información que maneja.
Vamos a explorar las similitudes y diferencias entre ambas, así como la importancia de tener una buena estrategia en estos ámbitos. Antes de abordar el tema es importante tener clara la definición de documento y contenido.
Se consideran “documentos” toda información creada o recibida, y mantenida como evidencia y como activo por una organización, ya sea en el cumplimiento de obligaciones legales o en el curso de su actividad.
CTN 50/SC 1 Subcomité UNE de Gestión y preservación de los documentos y la información digital. UNE: La Revista de la Normalización Española, (N.º 48) Junio, 2022.
En el libro Arquitectura de la información para la World Wide Web , Lou Rosenfeld y Peter Morville escribieron:
Definimos contenido en términos generales como ‘lo que hay en su sitio web’
Gestión de documentos y de contenidos ¿Son lo mismo?
La gestión documental se refiere al proceso de organizar, almacenar y administrar documentos físicos o digitales, con el objetivo de facilitar su acceso y uso eficiente. Por otro lado, la gestión de contenidos se enfoca en la creación, organización y distribución de información relevante para una audiencia específica a través de diferentes canales.
Ambas áreas comparten similitudes en cuanto a su objetivo principal: gestionar información para mejorar los procesos internos y externos de una empresa. Sin embargo, también existen diferencias importantes entre ambas ramas.
Mientras que la gestión documental se centra principalmente en establecer un sistema de control eficiente para la recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos que se generan o custodian (suelen ser documentos formales como contratos o facturas…) La gestión de contenidos abarca un espectro más amplio e incluye todo tipo de contenido digital como artículos, videos o imágenes. Su misión está más enfocada en crear, mantener y evaluar el contenido digital que se publica en la red.
Además, la gestión documental suele estar más orientada a aspectos legales y regulatorios, mientras que la gestión de contenidos está dirigida hacia estrategias de marketing y comunicación.
Herramientas de gestión: DMS y CMS
Una buena estrategia en ambas áreas puede ayudar a mejorar los flujos de trabajo internos, aumentar la productividad y fortalecer las relaciones con los clientes. Para lograrlo, es importante contar con herramientas adecuadas que permitan gestionar eficientemente tanto los documentos como el contenido digital.
En la gestión documental, existen diversas herramientas que pueden ser utilizadas para facilitar el proceso de organización y control de los documentos. Una de las herramientas más comunes es el Sistema de Gestión Documental (DMS, por sus siglas en inglés). Permite almacenar, buscar y compartir documentos de manera electrónica. Este tipo de software incluye funciones como la indexación automática, la clasificación por categorías y palabras clave, así como la posibilidad de establecer permisos o restricciones de acceso a los documentos. En el mercado existen varias soluciones, entre las más utilizadas se encuentran Alfresco, SharePoint, OpenText o Documentum.
Otra herramienta importante en la gestión documental es el escáner, el cual permite digitalizar los documentos físicos para poder trabajar con ellos de forma electrónica. Algunos sistemas integran reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o reconocimiento de huellas dactilares (HCR) para la digitalización de documentos.
Sin olvidar los sistemas de archivo físico como archivadores o estanterías especiales para mantener una organización adecuada y custodiar los documentos en las condiciones necesarias para garantizar la conservación.
En el ámbito de la gestión de contenidos, existen diversas herramientas que facilitan la organización y administración eficiente de los recursos digitales. Una de las principales herramientas utilizadas es el Sistema de Gestión de Contenidos (CMS por sus siglas en inglés: Content Management System), que permite crear, editar y publicar contenido en páginas web o blogs. Algunos ejemplos más populares son WordPress, Joomla o Drupal.
Estas plataformas ofrecen una interfaz intuitiva y personalizable, lo que les permite adaptarse a las necesidades específicas del usuario.
Similitudes entre la gestión documental y la gestión de contenidos
En primer lugar, tanto una como otra se centran en organizar, clasificar y almacenar información de manera eficiente.
Ambas disciplinas buscan garantizar que los documentos o contenidos estén disponibles cuando se necesiten, facilitando así el acceso a la información relevante. Tanto la gestión documental como la gestión de contenidos tienen como objetivo principal mejorar la productividad y eficiencia de las organizaciones. Ambas áreas buscan optimizar los procesos relacionados con el manejo de documentos o contenidos, reduciendo el tiempo dedicado a buscar información y mejorando la colaboración entre los miembros del equipo.
Diferencias entre la gestión documental y la gestión de contenidos
Una diferencia clave entre ambas áreas radica en el tipo de información que manejan. La gestión documental se ocupa principalmente de documentos formales. Incluso puede tratar información sensible como contratos, facturas, nóminas… Sin embargo, la gestión de contenidos se encarga de generar o gestionar material más dinámico como el contenido de una web, blogs corporativos o publicaciones en redes sociales.
Otra diferencia importante puede ser enfoque temporal. La gestión documental tiende a ser más orientada al pasado debido al énfasis preservación y conservación; la gestión de contenidos está dirigida hacia el presente y futuro con una constante generación y actualización de nuevo material.
Impacto digital en ambos ámbitos
El impacto digital en ambos ámbitos ha revolucionado la forma en que las organizaciones gestionan y acceden a la información. En primer lugar, en cuanto a la gestión documental, el uso de herramientas digitales ha permitido una mayor eficiencia en el almacenamiento, búsqueda y recuperación de documentos. Antes, era común perder tiempo buscando archivos físicos en archivadores o cajas. Con la digitalización, los documentos se pueden organizar y catalogar fácilmente, lo que facilita su recuperación rápida y precisa.
En cuanto a la gestión de contenidos, el impacto digital ha llevado a un aumento exponencial en la generación y distribución de contenido online. Las empresas ahora pueden crear y compartir contenido con su audiencia de manera más rápida y eficiente gracias al uso de plataformas digitales como blogs, redes sociales y sitios web. Además, estas plataformas también permiten medir el impacto del contenido a través de métricas como visitas, interacciones o conversiones.
Sin embargo, este avance tecnológico también plantea desafíos para ambas áreas. Por un lado, en términos de gestión documental, existe el riesgo de sobrecargar los sistemas con una gran cantidad de documentos digitales que pueden dificultar su organización y recuperación eficiente. Es necesario establecer políticas claras sobre qué documentos deben ser guardados digitalmente y cómo deben ser categorizados para mantener un sistema ordenado.
Por otro lado, en la gestión de contenidos es fundamental contar con estrategias sólidas para destacar entre tanta competencia online. La saturación informativa puede dificultar que el contenido llegue a su público objetivo. Además, es necesario estar al tanto de las tendencias y cambios en los algoritmos de los motores de búsqueda para optimizar la visibilidad del contenido.
Gestión de documentos y de contenidos: disciplinas complementarias y esenciales
Tanto la gestión documental como la gestión de contenidos son fundamentales en cualquier organización moderna. Se han convertido en un elemento indispensable, permitiendo un acceso más rápido y fácil a la información. Una buena estrategia en ambas áreas puede ayudar a mejorar los flujos de trabajo internos, aumentar la productividad y fortalecer las relaciones con clientes o entre los miembros de un equipo.