En la actualidad y cada vez más a una gran velocidad, las instituciones públicas y las empresas sufren una creciente invasión de documentos de índole muy diversa. Es por ello que ante esta problemática acudí a una charla La gestión documental y la logística que organizaba la Cámara de Comercio en Alicante. Allí se habló de que las empresas son cada vez más conscientes de la importancia en el campo de los sistemas de información y poco a poco van incorporando nuevas tecnologías para que su día a día se haga más fácil. Pero a pesar de ello todavía existen empresas que se tienen que poner las pilas si no quieren quedarse atrás.
Ramón Plá Simó (Director comercial del grupo Item: profesionales de la informática desde 1978) afirma que el 80% de la información de una empresa está en sus documentos y es aquí donde ofrecen soluciones documentales: el SGED. Un sistema de información pensado para la gestión: archivo y recuperación de documentos, entendidos estos como los diferentes soportes que contienen la fuente previa de información de una organización. Pero ¿cómo las conecta? pregunta que lanza a los asistentes: secretarias de dirección, administrativos, jefes, gerentes, técnicos.
Según la ICA y la GD parte del sistema de la empresa está desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos. Cada empresa crea su propia imágen organizativa, cuentan con los documentos electrónicos pero además con protección de permisos sobre carpetas.
¿Qué es un DEE? documento escaneado, vídeo, radiografía, etc que aporta un mayor beneficio: seguridad, rápida distribución de documentos, confidencialidad de la información, fácil distribución y reduce costes de papel y almacenamiento.
Itemdoc es una novedosa solución en el área de gestión electrónica de documentos, aporta eficaces herramientas para la distribución y archivo de documentos, lectura e identificación OCR, flujos de trabajo, trazabilidad documental, API`S de integración con ERP, reglas de negocio y metodología empresarial BPM.
Maite Rubio (Directora de recursos humanos de Seur) cuenta que esta empresa a nivel de almacenamiento de documentos se dedica al picking del documento y su destrucción manteniendo en todo momento la confidencialidad. Se pretende cada vez más una oficina sin papeles que contribuya a una mejora en el entorno de trabajo más seguro, menos estresante sin tener tanta cantidad de papel, optimizar todos los procesos de una empresa y caminar hacia una mejora en el medio ambiente. De esta forma se consiguen grandes avances en cuanto a RSC fruto de la consolidación de su misión con el desarrollo sostenible y mejora ambiental.La digitalización puede ser hecha por el propio cliente o externalizar el servicio.
Sergio Sánchez (Representante de la empresa Son Sánchez) presenta su caso práctico: cuenta con el sistema informático de gestión documental desde el 2008 que permite reducir al mínimo la impresión de documentos con el consiguiente ahorro en el consumo de papel y el correspondiente beneficio al medio ambiente. Sus objetivos son:
- Oficina sin papeles (más de 1.260.000 documentos)
- Documentación centralizada (1 servidor – 23 puestos)
- Flujos de trabajo (40 flujos activos)
- Copias de seguridad (copia e informe diario)
Ramón Plá dice que la gestión documental te ayuda a ser más organizado, cualquier documento: facturas, control de reclamaciones, se escanea y se archiva. La empresa tiene que ser viva y no estática.
Un software de gestión documental es una herramienta ideal para:
- Ordenar todos sus documentos quedando relacionados en una potente base de datos
- Informar de la documentación relevante a los responsables
- Eliminar el papel innecesario de sus oficinas y duplicidad de información
- Búsquedas de documentos más eficaces y rápidas
- Reconocer formularios, facturas, albaranes e introducirlos directamente en la base de datos
- Enviar y recibir de forma instantánea sus documentos completos en todas sus delegaciones u oficinas
- Gestionar los flujos de información dentro de su organización de forma eficiente
Se consiguen reducir tiempos: almacenar, recopilar, archivar, enviar, consultar, buscar, encontrar, exportar, indexar, capturar, definir usuarios, integrar. Ahora existe una mayor trazabilidad de documentos.
No es sólo instalar un programa es empezar a pensar de otra manera. Y es aquí donde gestores documentales y digitalizadores juegan un papel importante. Esfuerzo, responsabilidad, disciplina y profesionalidad son sus principales características.
Para finalizar decir que se trata de eficiencia, eficacia y efectividad.
