Check21: Un estandar del que aprender.

Con ocasión de los atentados del 11 de septiembre 2001 en Nueva York, cientos de miles de documentos de un tipo muy particular se vieron afectados en su ciclo de vida previsto (envío a la institución de destino, registro, clasificación, verificación metadatos, etc..). Debido a la alarma desatada, la mayoría de los vuelos previstos de todo tipo se suspendieron y los documentos se quedaron en las bodegas esperando ser llevados a su destino. A diferencia de lo que tristemente es habitual con la documentación, en este caso los documentos sí tuvieron atención de gobierno y las instituciones.

Esos millones de documentos (que aunque con menos «glamour» que un manuscrito de Cervantes son igualmente documentos)  eran cheques bancarios, y su retraso de varios días provoco grandes pérdidas y alteraciones económicas. 2 años después se promulgaba la normativa Check 21 (“Check Clearing for the 21st Century Act”) sobre manejo de imágenes de cheques y su intercambio, que aunque específica de cheques, tiene elementos muy interesantes que podrían ser aplicables a cualquier intercambio de documentos, tal como explico a continuación.

Los cheques en EEUU.

Para entender mejor el escenario, debe tenerse en cuenta varios factores propios de la cultura estadounidense.

Por una parte, el modelo de paga semanal en lugar de mensual implica que hay un gran número de pagos e intercambio de cheques, al menos 4 o 5 mensuales. A ello se añade que es poco habitual la domiciliación de recibos, ya que no se considera adecuado que terceros “saquen” dinero de la cuenta propia, por lo que en muchos casos los recibos de servicios (agua, luz, teléfono, seguros, etc.) se pagan…. de nuevo por medio de cheques.

Además por supuesto están los pagos habituales en cualquier país (compras, servicios, ..), así que para una población de 300 millones, podemos hablar de decenas de millones de cheques intercambiados diariamente. Puede suponerse el impacto que causa en un escenario así la paralización de esos cheques (nóminas sin pagar varios días, recibos pendientes con riesgo de corte de servicios, etc.).

¿Qué especifica Check 21?

En ese escenario, surge la norma Check 21 (“Check Clearing for the 21st Century Act”) que básicamente especifica que no es necesario que los bancos se intercambien los cheques para cobrarlos, basta que se intercambien una imagen, lógicamente con unas condiciones dadas. Como es habitual, hay una serie de especificaciones y reglamentos que amplían la norma, desarrollando aspectos técnicos o detalles de la misma y describiendo entre todas el circuito completo.

Básicamente el circuito es el siguiente:

• Los bancos digitalizan los cheques o alternativamente RECIBEN LAS IMÁGENES DE LOS CHEQUES YA DIGITALIZADAS POR LOS CLIENTES desde su casa u oficina.
• Las imágenes de los cheques se agrupan junto con sus metadatos en unos ficheros con un formato específico (X9.37 o X9.100).
• Esos ficheros se envían a la Reserva Federal (FED) que los reenvía al banco correspondiente.
• El banco receptor comprueba los metadatos anexos (cuenta, importe, fecha,..), LA CALIDAD DE LAS IMÁGENES Y QUE EL DOCUMENTO ESTE CORRECTAMENTE CUMPLIMENTADO (Fecha, Importe, Firma, destinatario, .)
• Si los metadatos Y LA IMAGEN con correctos se realiza la operación correspondiente.
• En otro caso se devuelve al banco de origen.
• En caso de devolución, el banco de origen no tiene porqué devolver el cheque original al cliente, se IMPRIME COPIA VÁLIDA en una impresora (aunque requiere tinta especial).

Implicaciones para los clientes y los bancos

La principal ventaja para los clientes es que pueden depositar sus cheques de forma remota, sin ir a la oficina bancaria, lo que teniendo en cuenta la dispersión de población, la enorme superficie de EEUU y el hecho de no disponer de “una oficina en cada esquina” como ocurre en España es una gran ventaja. Las pequeñas empresas, autónomos o personas con cierto volumen de cheques, pueden digitalizar con un ordenador y un escáner, pero la gran ventaja para la mayoría es que pueden digitalizar con el móvil o la tableta, basta hacer una foto. La mayoría de los programas de banca para móvil incluyen la posibilidad de depositar los cheques desde ellos, tomando fotos. Esta facilidad hace que pueda disponerse rápidamente del dinero en la cuenta y evitar pérdidas o robos.

Desde el punto de vista de los bancos, el depósito remoto descongestiona las oficinas, y el envío de la imagen a otros bancos para su cobro acelera las operaciones y asegura el proceso ante imprevistos. El poder imprimir los cheques implica que no es necesario una gestión de archivo de los originales entregados en las oficinas, que pueden destruirse. Si hay algún problema y el cheque se devuelve, se imprime la imagen del cheque con unos elementos adicionales alrededor (se denomina IRD:Image Replace Document) y se convierte en un cheque igualmente válido que puede depositarse en cualquier banco.

Implicaciones Tecnológicas

Además de los aspectos documentales y “sociales”, desde un punto de vista tecnológico el proceso tiene muchas complejidades.

En el caso de digitalización con escáner o lector de cheques, no hay grandes complejidades, pero la realización de una foto si tiene muchas implicaciones. Para empezar, debe asegurarse hasta donde sea posible que las condiciones de luz son adecuadas, que no se queda fuera una esquina del cheque o parte de él, compensar la deformación trapezoidal provocada al hacer la foto, el giro del cheque o la posible confusión con el fondo sobre el que se hace la foto. Además de los problemas habituales, en EEUU es habitual personalizar los cheques poniendo como fondo fotos de paisajes o la familia, lo que complica posteriormente el análisis y detección.

Muchos de los sistemas utilizados realizan limpieza de la imagen aplicando diversas técnicas para generar una imagen en blanco y negro, eliminando sombras, deformaciones, arrugas, etc. En algunos casos, incluso el sistema no requiere pulsar el botón, sino que basta situar el móvil o tableta sobre el documento y cuando el sistema detecta que la imagen es correcta, está completa y enfocada, se toma la foto automáticamente.

Video Software Mitek.

Este sistema no solo está disponible para cheques, muchos fabricantes lo ofrecen para el tratamiento y limpieza de cualquier tipo de documento.

Posteriormente debe realizarse un análisis automático de millones de cheques, estudiando la calidad de la imagen. Aunque este análisis no tiene una excesiva complejidad, sí es muy costoso en capacidad de proceso, ya que hay que analizar muchos elementos de la imagen (exceso de puntos o ruido, imagen demasiado clara u obscura, esquinas recortadas, ..)

Por último llega la fase más compleja. Debe analizarse esos millones de cheques y comprobar que los datos (en su mayor parte escritos a mano) son correctos, extrayendo fechas, firmas, importes en cifra y letra y decidiendo si el cheque tiene la información correcta. Estos análisis sobre cada uno de los documentos siguen criterios estadísticos y devuelven no solo la respuesta sino la fiabilidad de la misma (Ej. “El importe en cifra y letra coinciden con una seguridad del 90%”) de forma que puede aplicarse automáticamente decisiones (Ej.: “Para un cheque de 100$, admito una seguridad del 90%, para cheques mayores de 10.000$, exijo más del 96%, en otro caso realizo una revisión manual”).

Estas tecnologías están igualmente disponibles para documentos de otro tipo, aunque no con la especialización calidad obtenidos con los cheques, que cuentan con la ventaja de tener un formato más uniforme y cerrado.

Conclusiones desde un punto de vista documental.

Creo que hay varias aspectos interesantes del procedimiento definido que podrían ser de aplicación en muchos ámbitos si se definiera normas equivalentes.

1. No es necesario intercambiar el original PARA QUE TENGA VALIDEZ. En España no existe un circuito que permita digitalizar documentos manteniendo su validez, excepto en el caso de las facturas digitalizadas, pero esta alternativa que “no aporta demasiado”, tanto porque la digitalización debe hacerse a través de productos certificados dentro de un circuito muy restringido, como por el hecho de que las facturas no suelen ser “originales” (en muchos casos no tiene firmas o sellos, o los genera la empresa pagadora para autónomos o pymes). En el caso de Check 21, el responsable de la “originalidad” es la persona o entidad que digitaliza. Si alguien edita o falsifica la imagen en cierto modo es similar a una falsificación de un cheque.
2. Se comprueba la calidad técnica de la imagen, realizando un conjunto de pruebas denominadas CALIDAD DE LAS IMÁGENES Esto es un aspecto interesante que no suele ser habitual en otros tipos de intercambios. No solo se exige un formato de imagen (en concreto Tiff G4 en blanco y negro a 200 dpi) si no que se comprueba que la imagen no tenga demasiados puntos, que no sea demasiado clara u obscura, que no incluya esquinas dobladas, franjas negras, ruido, etc.). De esta forma se comprueba que el documento puede utilizarse, no solo que cumple “formalmente” el formato especificado sino que la imagen puede verse, no tiene manchas o es demasiado oscura o clara para leerlo. Si no está correctamente digitalizado, se devuelve.
3. Se comprueba el contenido, es decir, que esté correctamente cumplimentado, realizando un conjunto de pruebas denominadas IUA (Image Usability Assurance). Esto incluye pruebas como verificar que se ha incluido la fecha, que está firmado, que está endosado o que los importes en cifra y en letra coinciden. De esta forma, si no está bien cumplimentado, se devuelve.
4. Por último, el proceso de “desvirtualización”, convirtiendo la imagen digital en un cheque en papel con formato IRD (ANSI X9.100-140-2008), manteniendo la validez del mismo es otro aspecto a destacar. Este proceso puede repetirse varias veces, por lo que podría digitalizarse un IRD y ser devuelto de nuevo, generando otro IRD del IRD anterior.

Como puede verse, estas normas aplicadas al ciclo de vida de documentos de todo tipo serían de gran utilidad.