Hay quienes piensan que unos nacen organizados y otros no. Hay quienes están convencidos de que este sino es irremediable. Hay quienes no tiraron la toalla pues nunca la recogieron.
Sin embargo, ser organizado es tan sencillo como observar a los que ya lo son y quedarse con lo que a uno le sirve, reproducirlo y ejercitarlo.
Eso sí, que sea posible no significa que no requiera esfuerzo y un poco de ayuda. Requiere actitud y buenas herramientas. La actitud se trabaja rechazando las trampas mentales que nos tiende el cerebro -poco amigo de los cambios- para cejar en el empeño, siendo condescendiente con uno mismo (a la primera no va a salir o se va a elegir el método más adaptado a nosotros) y teniendo paciencia hasta que nos familiaricemos con los nuevos hábitos – como buenos animales de costumbres sólo hay que cambiar unos por otros-.
En cuanto a las herramientas lo más importante es tener muy claro para qué se quieren. En unos casos con una estaremos servidos y en otros habrá que combinar varias para cubrir nuestras necesidades. Existen tantas como métodos de organización y seguramente ninguna nos satisfará plenamente. Lo importante es adaptarlas a uno mismo y no que uno tenga que supeditarse a ellas.
Entre los muchos aspectos a tener en cuenta a la hora de organizarse nos vamos a centrar en las gestión de tareas – que no es lo mismo que la gestión de proyectos ni cubre las mismas necesidades-. Entre las bondades de una buena metodología o herramienta se encuentran:
- La asignación de tiempos y prioridades, que es una de las actividades más difíciles pero nos ayuda a evitar o mitigar la procastinación.
- El establecimiento de grupos o listas para jerarquizar y conocer las necesidades específicas.
- La rápida revisión de asuntos pendientes y control de las actividades realizadas.
Dentro de los servicios disponibles (Wunderkit, Producteev, Things, Omnifocus, Wiselist, Workflowy,…) vamos a hacer referencia a una de las aplicaciones online y multiplataforma gratuitas más populares en Estados Unidos para la gestión de tareas: Remember the Milk.
Está concebida para seguir el método Getting Things Done o GTD, desarrollado por D. Allen en el libro Organízate con eficacia y parte de la premisa de que el estrés o ansiedad vienen generados por la falta de control, organización y preparación para cumplir nuestros compromisos. Esta falta de control está originada por una mente centrada en recordar todo lo pendiente y, por tanto, no podemos tener un nivel óptimo de productividad.
A grosso modo el GTD tiene como base dos principios clave:
1. Capturar todo lo pendiente de hacer en un sistema lógico y fiable.
2. Adquirir la disciplina para decidir el momento más adecuado para cada acción.
Aún así permite al usuario incorporar su propio sistema de gestión de tareas y trabajar con un gran volumen de ellas. Esto se convierte en un pequeño inconveniente para aquellas personas que se estén iniciando pues se pueden sentir un poco desbordados ante el número de opciones y funcionalidades.
Ventajas
- Sincronización entre distintas plataformas: web, iOS, BlackBerry, Android y Outlook.
- Integración con los servicios web de Google, Twitter o de e-mail.
- Asignación colores para visualizar la importancia de cada tarea, etiquetas para la clasificación y facultad de hacerlas recurrentes.
- Posibilidad de compartir tareas con otros usuarios, lo que lo hace ideal para trabajos en grupo al poderse repartir las tareas y comprobar su realización o no.
- Configuración de recordatorios automáticos por e-mail, SMS o mensaje instantáneos a Skype.
- Geolocalización del sitio en el que tienes que realizar la tarea.
- Opciones de búsqueda avanzada.
- Acceso offline.
- Foros y blog oficial activos para aprender trucos y sacar el máximo rendimiento al servicio.
- La creación de “smart lists” o listas inteligentes, que te permiten realizar búsquedas personalizadas y guardarlas para más adelante.
Inconvenientes
- Para sincronizar instantáneamente es necesario tener acceso pro (cuota anual de 25$).
- Interfaz web que no convence a muchos por considerarla poco intuitiva. Para los que utilizan los navegadores Firefox o Google Chrome existen complementos que la mejoran bastante.
- No se pueden crear subtareas ni permite enlazar tareas con proyectos.
Para el que tenga curiosidad sobre su funcionamiento Berto Pena, de ThinkWasabi, realizó un tutorial en el que explicaba la aplicación del método GTD a través de Remember the Milk.
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Screencast #5: organízate con Remember the Milk from Berto Pena on Vimeo.
Por último añadir que la diferencia entre Remember the Milk y Evernote es que el primero se enfoca al manejo de listas pendientes y el segundo gestiona las ideas o notas que se nos van ocurriendo a lo largo del día así como los materiales de apoyo a las mismas. Por ello no son excluyentes y sí bastante complementarios. Unidos a Dropbox tendríamos el triunvirato perfecto de la productividad.
