Cómo organizar la toma de notas

Empecemos por el comienzo. Hace unos días tenía fecha para publicar en Biblogtecarios. Raro en mí tenía el post escrito con un par de meses de antelación en vez un documento con notas, fragmentos escritos, enlaces o reseñas. Como me da pánico escribir (le temo al folio en blanco, a no tener ideas o que estas no resulten interesantes) cogí la costumbre de tener una carpeta con material para trabajar posibles posts. Pues bien, el día previo o unos días antes acudí a esa carpeta para releer lo que tenía escrito, retocar lo que considerase y dejar listo el post. No os podéis imaginar mi sorpresa y posterior desesperación al descubrir que la carpeta no estaba. No sé qué paso o qué hice pero la carpeta había desaparecido (y sigue desaparecida por si alguno se lo pregunta).

En esos momentos lamenté el día que dejé de hacer las notas a papel para esta actividad ya que sigo teniendo montones de cuadernos llenos de anotaciones varias desperdigados por los rincones. Es curioso pero aunque muchas cosas las tenga olvidadas recuerdo mejor lo que tengo en papel y viendo la libreta o el color del bolígrafo con el que está escrito hasta puedo recordar la génesis de la anotación y la época.

Tras la flagelación tiré de pragmatismo y decidí dar vueltas a cómo podía evitar verme de nuevo en la situación y salir de una manera más airosa en próximos contratiempos. Siempre me he debatido entre el pensamiento de que ordenar te facilita la vida (soy y sois bibliotecarios, entenderéis ese afán) y la creencia de que la serendipia, el desorden y la improvisación te hacen más creativo y constructivo. Esto hace que, por un lado, quiera organizar todo lo que pase por mis manos y, por otro, anotar en un mismo documento todo lo que se me vaya pasando por la cabeza independientemente de la temática.

Organizar, ordenar o clasificar no es extraño. El cerebro categoriza toda la información que recibe (aunque luego no recuerde en que cajón y discrimine sin que conozcamos el criterio) y tomamos decisiones a partir de asociaciones o agrupaciones.

Ningún método es malo y no hay por qué elegir uno únicamente. No hay problema en establecer jerarquías, hacer esquemas, ir de lo general a lo particular o viceversa. Lo hacemos continuamente de forma inconsciente. Sin embargo, para que no se vuelva ingobernable la acumulación de información, es importante establecer objetivos: por qué y para qué lo quiero, el lugar – papel o digital, documento o aplicación o herramienta, etc.- donde lo voy a guardar, si va a ser definitivo o temporal.

Una vez tengamos claro esto podemos establecer la metodología, asignar herramientas o priorizar aquellas cosas a las que le vamos a prestar atención y a cuáles las vamos a poner en el cajón de sastre hasta un futuro con más tiempo o menos tareas o con un cambio de intereses.

En mi caso he seguido durante muchos años la clasificación por materias (no sé si es deformación profesional o es la forma que nos han enseñado desde el colegio) independientemente del área de mi vida que fuera pero hace poco empecé a estructurar de una forma diferente: vida (familia, amigos, casa), trabajo/formación, proyectos (líneas que quiero seguir o que difícilmente se encuadran en las otras categorías) e intereses. De esta manera tengo parceladas y bien diferenciadas las distintas patas de mi vida y me permite saber el tiempo y espacio que le dedico a cada una y calibrar que no se me dispare alguna en detrimento de las otras.

Una vez hecho esto he decidido que voy a intentar hacerlo todo primero en papel. Me resulta más fácil dejar volar la imaginación, esquematizar, ver cómo han ido mis pensamientos (el proceso creativo) o hacer mapas mentales. Con las tachaduras, escrituras en los márgenes, post-it o trocitos de papel adjuntados con clips me siento más creativa y creo que se elimina la necesidad de que todo quede bonito y presentable. Adiós perfección, te centras en el contenido y en extraer lo máximo de tu cerebro. Además al no tener carpetas o subcarpetas no le adjudicas a algo un lugar preferente o secundario, todo a priori tiene la misma relevancia, y te permite crear convenciones para el proceso de creación: ideas, ejemplos, datos estadísticos, resumen, no olvidar, importante, etc. Conviene adjudicar colores o marcas específicas a cada convención para encontrarlas rápidamente cuando inicies la siguiente fase. En este primer momento es muy útil usar diagramas, tablas comparativas, dibujos, cuadros, líneas de tiempo o árboles de decisión para entender la información compleja o dispersa y desglosar conceptos.

Dentro de esas familias se pueden establecer otras categorías. En mi caso he creado:

• Archivo: terminado. Para conservar y consultar
• Fuentes: tanto lo que he consultado como lo que necesito o puede resultar interesante a futuro. También metodologías o herramientas existentes para esa área.
• Proyectos: en lo que estoy trabajando.
• Cajón de sastre: antes todo lo que no podía categorizar lo dejaba suelto. De esta forma tienes un poco más controlado lo desordenado y a la vez das un lugar a lo que te puede ayudar a tener nuevas ideas.

En un principio funciona como un brainstorming o lluvia de ideas. Una vez que tienes esta parte más o menos desarrollada (no son procesos concluyentes sino un continuo) se puede pasar a trabajar de forma digital para dar forma y estructura. Pasamos de la cantidad de información a la calidad de la información. Una manea de hilar lo existente es plantearse preguntas e ir asignando y construyendo el hilo argumental. Digitalmente tienes la ventaja de cortar y pegar lo que te da mucha libertad y ahorro de tiempo. Además como vas a invertir tiempo y energías te permite decidir a qué le vas a dedicar más tiempo y en qué profundidad. También te ayuda a planificar el proceso en caso de proyectos, trabajos o estudios  y tomar conciencia de que algo deja de ser una idea para pasar a un futuro hecho.

Esto no es el método sino un método más que ayuda a enfrentarse a un folio en blanco, una tarea que resulta ardua o desconocida o simplemente una forma de hacer más fácil aquello que tenemos que hacer de forma rutinaria o que nos resistimos a abordar por complicado. Espero vuestras ideas. Siempre son bienvenidas.