Septiembre es por excelencia un mes que motiva a muchos a comenzar nuevos retos, aprendizajes o propósitos. Para otros es el momento de reflexionar y darle una vuelta a los objetivos que se plantearon al principio del año o diseñar nuevos si ha habido cambios o han surgido nuevos intereses.
Las bibliotecas como organismos vivos no son diferentes. Se encuentran en una circunstancia que exige sortear la rigidez burocrática y adaptarse continuamente a las nuevas normativas, avances y novedades científicas para poder ofrecer los máximos servicios posibles, tanto los ordinarios como los nuevos que se vayan descubriendo, de la forma más eficaz y segura.
Sin embargo, si no determinamos bien los objetivos a perseguir o no nos organizamos o no los definimos correctamente o planteamos mal la consecución de los mismos, no llegaremos a cumplirlos o el esfuerzo no se verá recompensado.
Si quieres un cambio o sabes que se requiere un cambio, el primer paso es hacer una lluvia de ideas o brainstorming. Una vez que has perfilado lo que quieres es muy interesante buscar la anti-meta: eso que no quieres de ningún modo y bajo ningún concepto.
Con estas dos listas ya puedes tener una imagen global del escenario que persigues y puedes comenzar a plantear objetivos.
No obstante, siempre es conveniente antes de comenzar a planificar revisar minuciosamente desde distintos ángulos los posibles objetivos. Una técnica muy útil es la de los seis sombreros de Edward de Bono. Incorpora el pensamiento lateral a la forma de analizar mediante el uso de seis sombreros que equivalen a las seis direcciones de pensamiento que se pueden utilizar. Cada vez que te pones un sombrero tienes que evaluar el objetivo desde la forma de pensar que representa. De esta manera, das voz a las emociones, los sentimientos, el análisis, la objetividad o neutralidad , los juicios negativos, la creatividad, el control de los procesos,…
A nivel personal hay que ser muy conscientes de las habilidades y conocimientos que poseemos y si se ajustan a lo que requiere el objetivo. A nivel institucional hay que identificar a las personas que poseen la información que se necesita y las capacidades para ejecutar el plan (y si cuentan con la disposición o el tiempo necesario).
Los objetivos deben basarse exclusivamente en acciones que se puedan hacer personalmente. Si dependemos de terceros para su ejecución se están condicionando los resultados pues los hacen posibles. Cuando hay posibilidad hay mucha más probabilidad de fracasar.
Para establecer qué depende del entorno interno y qué del externo se usa el análisis SWOT (FODA, en español). Esta técnica permite conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades o amenazas que determinan nuestro contexto: cómo otros influyen, cómo influimos nosotros, de qué recursos disponemos, con qué oportunidades contamos y cuál es su fortaleza y cuáles son nuestras limitaciones.
Si al realizar este análisis descubrimos que el contexto exterior tiene una gran influencia en lo que queremos alcanzar es muy interesante realizar el análisis PEST. Esta técnica nos permite obtener una visión completa de las ventajas e inconvenientes existentes a nivel político, económico, social y tecnológico.
Si por el contrario, en el análisis SWOT se detecta que el contexto interior es el más problemático se puede puntualizar más mediante el análisis VRIO (Valioso, Raro, Inimitable y Organizado) o Modelo VRIN (Valuable, Rare, Imperfectly Imitable and Non substitutability). Determina aquellos recursos que son relevantes y suponen nuevas oportunidades; cuáles son una rareza en nuestro entorno y, por tanto, son ventajosos frente al resto; difíciles de imitar o que se utilizan de una forma mucho más eficiente. Se identifican qué se requiere, qué hay que desarrollar y sin cuáles no podemos sobrevivir.
Si durante todos los procesos anteriores surgen dudas sobre dónde nos encontramos y si se adecúa a dónde queremos llegar el método de análisis de brechas (Gap Analysis). Con su realización podemos definir las lagunas, carencias, deficiencias o aspectos mejorables antes de lanzarse a la persecución del objetivo y así su planificación y ejecución sea más eficiente una vez subsanados. Por otro lado, favorece obtener una mejor imagen de aquello que se persigue.
El modo de formular los objetivos es casi tan importe como su contenido. Buscar las palabras adecuadas facilita su posterior cumplimiento. En un primer lugar se aconseja expresarlos de forma positiva y como si ya se hubieran cumplido; luego, es primordial que sean lo más específicos posibles y establecer fechas realistas (elaborar cronogramas en los que se dividan los objetivos en acciones más pequeñas); por último, deben ser comprobables, de modo que se facilite la evaluación posterior de los resultados.
Para recordar estos puntos es muy útil el acrónimo SMART:
- Específicos – ¿El qué?
- Medibles – ¿Cuándo?
- Alcanzables – ¿Cómo?
- Realistas – ¿Por qué?
- Temporales – ¿Cuándo?
Además hay que identificar los beneficios que se esperan conseguir o a quién puede beneficiar su consecución. Por otro lado, hay que ser muy consciente de los obstáculos que nos podemos encontrar y recoger planes o estrategias para solventarlos.
Todo esto nos ayudará a decidir entre las diferentes opciones y planificar y optimizar minuciosamente los procesos. No hay que olvidar que los objetivos tienen que estar alineados con lo que somos y con lo que queremos y siempre deben conllevar un aprendizaje y una reflexión.
Un último apunte: ¡No te olvides de priorizar ni de los beneficios que se van a obtener para no perder el rumbo o la motivación!
“Ser sabio es el arte de saber lo que hay que pasar por alto”
William James
