Los Archivos Históricos de la Unión Europea (AHUE) se establecieron en Florencia (Italia) en 1986. Sus tareas principales son preservar y hacer accesibles los archivos depositados por las instituciones de la UE, facilitar la investigación sobre la historia de la Unión Europea, promover el interés público en la integración europea y mejorar la transparencia en el funcionamiento de las instituciones de la UE. Desde su apertura al público, los AHUE han aumentado constantemente sus fondos institucionales (Comisión Europea, Consejo Europeo, Parlamento Europeo…) y, además, han captado depósitos de organizaciones no pertenecientes a la UE, movimientos proeuropeos, grupos políticos o personas que han sido relevantes en la historia de la integración europea.
Por su parte, los fondos y colecciones fotográficas y audiovisuales conservadas en AHUE han sido el centro de grandes proyectos de valorización durante los últimos siete años. Durante este período se ha creado un archivo audiovisual basado en estándares profesionales, prácticamente desde cero. Para ello, se han producido inventarios de todo el material visual y sonoro, guías de fondo y colecciones, guías de investigación, se ha customizado la base de datos, se ha creado un portal multimedia que incluye una sección de exposiciones online y se ha incorporado hardware y material adecuado a la gestión fotográfica y audiovisual como, por ejemplo, dos estaciones de digitalización y material de conservación especifico. En paralelo se ha implantado una política documental que considera todas las particularidades del material audiovisual desde su ingesta hasta su difusión (transferencia, inventario, selección, acceso, gestión de derechos, clasificación, descripción, digitalización, manipulación, preservación – física y digital – y publicación).
La situación de los archivos audiovisuales en las instituciones y agencias europeas
En paralelo, se ha mantenido una estrecha relación con las instituciones europeas para, en primer lugar, conocer la situación del material audiovisual y, en segundo lugar, ayudar a establecer o mejorar procesos en la gestión de sus colecciones audiovisuales para garantizar la excelencia en las futuras transferencias a los AHUE. Para ello, se realizó una encuesta y se empezó a colaborar con el Grupo de Trabajo de Records Managers de las Agencias Europeas, ya que éstas son los socios más nuevos que se incluirán como organismos depositarios de los AHUE y son las que cuentan con menos recursos en comparación a las instituciones más grandes. De esta manera, se ha detectado que, en general, el material audiovisual producido por las instituciones y agencias europeas (incluidas las colecciones históricas) no está bajo la responsabilidad del record manager sino que queda en manos de departamentos de comunicación. Estos departamentos están enfocados a la producción contemporánea rápida y diaria y, en ocasiones, no tienen ni el conocimiento ni el personal especializado para gestionar adecuadamente el material audiovisual. En el mejor de los casos, las grandes instituciones europeas tienen mediatecas que funcionan, especialmente, bajo parámetros más relacionados con el mundo de la documentación que de la archivística. Por ejemplo, a nivel de descripción, se basan más en temas o keywords creadas ad hoc que en un cuadro de clasificación con funciones unívocas. Esto hace que no se tengan en cuenta aspectos clave como el contexto, el sistema de gestión documental de la organización o la preservación a largo término. En el caso de las pequeñas agencias europeas, la mayoría no dispone de especialistas en gestión audiovisual y tanto las colecciones históricas como la producción audiovisual diaria, no está bien organizada. Además, hay que tener en cuenta que no solo se produce documentación audiovisual desde los departamentos de comunicación sino, también, desde muchos otros departamentos de los que se desconocen los procedimientos de gestión.
Repensar el flujo de trabajo del archivo audiovisual: una propuesta modular
Esta situación de la documentación audiovisual nos hizo replantearnos nuestro rol como archiveros audiovisuales de una institución de carácter histórico que opera en términos similares a los de un archivo nacional. De esta manera, pensamos que podríamos tener mucho más impacto trabajando directamente con las unidades productoras de documentación audiovisual de las agencias europeas. Es comúnmente aceptado que la gestión más eficiente del documento digital tiene sentido si interviene en el momento de la creación del documento.
Para ello decidimos crear un grupo de trabajo con el objetivo de diseñar y discutir políticas de gestión documental audiovisual de las agencias europeas. Este grupo parte de la idea de que los archivos de la era digital deben replantearse su función de custodia y diseñar estrategias proactivas para gestionar sus fondos. En este sentido, se considera que ha llegado el momento que el papel del archivero histórico pase de guardián de expedientes (keeper of records) a administrador de expedientes (records manager). Este grupo de trabajo incluye no solo a gestores de documentos sino también a profesionales involucrados en la producción y edición de documentos digitales como periodistas, realizadores de videos, fotógrafos, diseñadores gráficos, entre otros. Esta variedad de perfiles profesionales sirve para detectar y evaluar requisitos y establecer buenas prácticas comunes. De esta manera, se busca crear un espacio en que se equilibren las necesidades del archivo de producción basado en el uso y la reutilización con las del archivo de preservación a largo plazo.
Teniendo en cuenta esta variedad de perfiles profesionales, el grupo de trabajo también tiene un carácter muy pragmático. La idea es compartir y discutir estrategias y procedimientos sin profundizar en la teoría sino ofreciendo herramientas de rápida y fácil implementación. Con muy poco trabajo podemos conseguir un gran cambio en la gestión audiovisual de las instituciones y agencias europeas. Establecer criterios, procedimientos, identificar nuevos roles y asignar responsabilidades es solo una cuestión de voluntad y no de recursos ya que si los flujos de trabajo están claros, su puesta en marcha es muy sencilla. Para ello, tampoco es necesario disponer de grandes soluciones de software ya que con el paquete Office y/o Adobe ya se puede implementar un sistema suficientemente aceptable. Por ejemplo, agregar metadatos descriptivos a los ficheros en su fase de creación es simple y existen herramientas para automatizarlo. Por otro lado, buscar esa información descriptiva en un momento posterior a la creación puede llevar mucho tiempo, es más costoso y, en ocasiones, da resultados incompletos.
En conclusión, se trata de ofrecer herramientas útiles que faciliten el día a día de los productores, gestores y consumidores de documentación audiovisual, ofreciendo recomendaciones pragmáticas que consideren aspectos clave de la gestión de archivo como formatos de preservación o políticas de retención. En este sentido, además, de mejorar la gestión presente, esta es una iniciativa con visión de futuro para ayudar a que los depósitos futuros sean más manejables. Queremos asegurarnos de que no nos encontraremos con los mismos problemas que ahora caracterizan algunas colecciones históricas: falta de información, derechos de autor inciertos y mala conservación. Además, teniendo en cuenta que los sectores, los recursos y los objetivos de cada agencia europea son diferentes, se ha optado por presentar una propuesta escalable, es decir, de carácter modular que contemple diferentes escenarios asociados al presupuesto y a las necesidades.
Un proyecto de futuro: metodología y calendario
El grupo de trabajo tuvo su reunión inicial a fines de febrero con más de 20 participantes. La metodología consiste en realizar sesiones de trabajo mensuales en las que los AHUE presentan una propuesta técnica sobre un área concreta. A partir de la discusión de la propuesta en la sesión de trabajo, se crea una guía que se presenta y se comparte en edición abierta. Ya se han realizado tres sesiones de trabajo: metadatos, digitalización y selección y evaluación y se han producido dos guías (metadatos y digitalización). Se planean otras cuatro sesiones de trabajo en 2023: formatos digitales, estructura de archivos, software y derechos de auto. A finales de 2023 se unirán las diferentes guías y se presentara una política general de gestión de archivos audiovisuales. En 2024, la política se desplegará para su implementación de manera piloto en dos agencias, luego de lo cual el grupo realizará una evaluación final del sistema que se empaquetará en formato modular para que sea fácilmente implementable en las agencias europeas.
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Juan Alonso Fernández. Archivero audiovisual en Archivos Históricos de la Unión Europea (AHUE) desde 2016. Licenciado en Historia y en Documentación por la Universitat Autònoma de Barcelona. Obtuvo un posgrado en Gestión, Conservación y Difusión de Archivos Fotográficos de la Escuela de Graduados en Archivística y Gestión Documental ESAGED. Cuenta con más de 15 años de experiencia en la gestión de archivos fotográficos y audiovisuales, trabajando como técnico y consultor para diversas empresas e instituciones tanto del sector público como privado. Miembro del Comité Directivo del Grupo de Trabajo en Archivos Fotográficos y Audiovisuales del Consejo Internacional de Archivos (ICA). |
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- Twitter: @juan0alonso
El autor de este post, Juan Alonso Fernández, es una firma invitada por Rebeca Hernández.
