Cuando nos ofrecieron la oportunidad de trabajar en la ordenación y clasificación de la documentación de la Fundación Hospital de San José de Getafe no sospechábamos qué nos íbamos a encontrar.
Poco conocíamos de la Institución, cuyo origen es como la de tantos hospitales para pobres fundados a principios del siglo XVI, pero que cuenta con características que la hacen especial: que siga en funcionamiento como fundación dedicada a la asistencia social, que conserve su edificio (único edificio civil del siglo XVI conservado en Getafe) y, por lo que aquí respecta, lo más interesante, documentación original desde prácticamente su origen, documentación que hasta que estas archiveras se pusieran manos a la obra no había sido tratada con criterios profesionales.
Una de las primeras sorpresas agradables fue que, a pesar de no encontrarse en las mejores instalaciones, y conociendo los “sobresaltos” por los que ha pasado el propio edificio a lo largo de su historia, gran parte del fondo se encuentra hoy en día en aceptables condiciones de conservación. Hay que agradecer en esto al Patronato de la Fundación, que no se desentiende de su deber de conservación de su patrimonio histórico.
La organización de un archivo partiendo de cero entraña algunas ventajas, y no pocos inconvenientes. Ventaja fundamental, que la organización de un fondo que anteriormente no ha sido objeto de ningún tratamiento (no hablemos ya de criterios archivísticos) supone que la documentación va a poder clasificarse y ajustarse mejor según el modelo elegido, y que el principio de procedencia y de respeto al orden original, mantra fundamental en nuestra profesión, en este caso va a poder ir acompañando a todo el proceso, lo que facilita el trabajo y se obtiene un resultado mejor y más fiable.
Las dificultades se encuentran en la falta de ejemplos que nos hayan servido como referencia; no tanto porque no existan fundaciones similares, que nos consta que sí, pero la realidad es que el acceso a la mayoría es difícil y poco hay publicado, fundamentalmente estudios y monografías historiográficos, que nos dieron una idea del proceso histórico de estas instituciones, pero no nos ha facilitado ningún ejemplo concreto cuando procedimos a organizar nuestro archivo.
Analizadas las necesidades del fondo documental, se procedió a organizarlo siguiendo criterios archivísticos con las operaciones de identificación y clasificación, y las tareas de ordenación, descripción e instalación que completan la organización. Como sabemos, son complementarias y, en muchos casos, simultáneas.
La identificación documental consiste en el conocimiento de las series y tipos documentales que la institución, en el ejercicio de sus funciones, genera. Como ejemplos de series más significativas de las identificadas, por su importancia y por la representatividad que tienen en el volumen total, podemos señalar las Cuentas (con pocas lagunas en los cinco siglos de historia del Hospital de San José) y las Actas de la Junta de Patronos (conservadas desde que la institución está regida por este órgano colegiado, a mediados del siglo XIX).
Nos ofrecen estas series una visión completa de la actividad de la Institución, en el ejercicio de las funciones administrativas y contables, aunque no tanto en lo referido a la actividad sanitaria que ejerció el Hospital hasta 1971, año en el que fue excluido del catálogo de centros hospitalarios. Esta es una de las principales lagunas detectadas en el fondo, pues apenas cuenta con documentación que aporte información directa sobre esta actividad: estadillos del sigo XIX, un libro de medicinas del XVIII, libro registro de enfermos del siglo XX y algunas notas sueltas de médicos, es todo con lo que contamos.
Existen otras series documentales, tales como correspondencia, inventarios de bienes, memorias, estatutos, etc., reflejadas y estructuradas todas ellas dentro de un cuadro de clasificación, herramienta fundamental que identifica el fondo tratado y lo enmarca cronológicamente. Para la elaboración de este cuadro de clasificación nos decidimos por la opción orgánica-funcional, atendiendo a las funciones propias del órgano que produce la documentación, ya que para este tipo de instituciones que no han sufrido grandes alteraciones en cuanto a su estructura, y que la actividad no ha variado demasiado, nos pareció el más indicado. No hay que perder de vista, que, aunque es fundamental organizar y describir el fondo histórico, el cuadro de clasificación debe servirnos para aplicarlo a la documentación que la institución sigue generando. El uso de estos criterios establecidos de clasificación facilitan la recuperación de la documentación y, como consecuencia, la actividad diaria de la Fundación se ve favorecida.
Para la descripción del fondo seguimos el estándar de descripción mayormente extendido y utilizado: la ISAD-G. La tarea de descripción archivística ha sido la más larga en el tiempo. Fruto de esta tarea, se elaboró un inventario, almacenado en una sencilla base de datos que nosotras mismas diseñamos.
Una vez que se ha completado esta fase son otros los retos que se nos presentan:
- Asegurar la conservación de este fondo excepcional.
- Mantener el archivo como una pieza esencial de la vida diaria de la Fundación, ayudando a su funcionamiento diario y siendo testigo de su actividad a lo largo de los siglos día a día.
- Abrirlo a investigaciones y contribuir en devolver a la sociedad la oportunidad de disfrutar de nuestro patrimonio histórico, un deber de la sociedad actual hacia sus antepasados y hacia el futuro.
África Cabrera es Archivera. Licenciada en Historia, ha trabajado en proyectos de archivos, públicos y privados, tratando la documentación en todas sus fases, desde el origen a la conservación en Archivo Histórico. En la actualidad desarrolla su actividad en una empresa de Outsourcing documental.
Raquel Jiménez es Archivera. Licenciada en Historia y graduada en Documentación, postgrado en Archivística. Ha desarrollado proyectos archivísticos en instituciones públicas y privadas. En la actualidad es Archivera en el Archivo Central del Banco de España.
