Venga, que levante la mano aquel/lla que haya: clasificado, catalogado, digitalizado y/o expurgado un correo electrónico impreso. ¡Vaya! veo algunas manos levantadas…Cuando empiezas tu andadura profesional y llegas a una empresa privada, donde en la mayoría de los casos nada tiene que ver con la documentación pero que generan tanta que necesitan a una persona que se dedique única y exclusivamente a la gestión y control de la misma –sólo a veces-, te encuentras con archivos, en el mejor de los casos, repletos de cajas con “papeles” dentro de ellas y muchos, muchos, muchos correos electrónicos. Y claro uno/a se pregunta “¿y qué hago con esto? ¿Cómo lo catalogo? ¿Cómo lo clasifico? ¿Es importante o no?” (Aunque en algunos casos también hemos pensado “¿pero para qué #%&€ guardan esto?”).
Es por todos conocida la importancia que el correo electrónico ha supuesto en las vidas tanto de las empresas o instituciones como en las vidas privadas de cada uno: todo el mundo tiene cuenta de correo electrónico (algunos más de una, o de dos o incluso de tres) y todo el mundo las usa a diario ¿No os habéis sentido alguna vez que os faltaba algo, cierto nerviosismo e inquietud si no revisabais vuestro correo? (Si habéis contestado que sí, entonces creo que tú y yo tenemos que buscar ayuda). Está claro que el correo electrónico ha desbancado, y además en poco tiempo, por goleada a la mensajería postal y que tiene el mismo uso que la mensajería postal (aunque también sirve para avisarte que hay bollos porque es el cumpleaños de tu compañero/a). Y de la misma manera en la que antes se guardaban los correos postales como prueba testimonial de un hecho ahora se hace lo mismo con los electrónicos. Por eso en este primer post me gustaría hablar de él como tipología documental y su tratamiento y proponer algunas posibles soluciones.
La irrupción de las nuevas tecnologías y su aplicación a la gestión de la información ha producido algunos temblores en las bases de la archivística; pues no se pueden aplicar las mismas técnicas en un expediente notarial del s. XIX a uno creado por una empresa de marketing en el año 2011 principalmente porque no tienen la misma estructura e, indudablemente, el mismo uso. Como dice Mª Teresa Fernández Bajón, hablar sobre tipologías documentales administrativas es asumir que no existe una normalización aplicada a la gestión de la documentación administrativa por lo que no existe una clasificación específica que podamos aplicar en nuestro trabajo diario en una empresa y más a lo que nos atañe a nosotros en esta nota. No obstante, y teniendo en cuenta esto, muy humildemente os propongo algunas pequeñas soluciones que os podrían ser de utilidad.
Bueno ya tenemos la caja o carpeta en nuestro escritorio y sacamos el expediente que queremos gestionar, y ahora ¿qué? Hay que plantearse algunas preguntas básicas de manual: qué información contiene, a quién va dirigido, cuál es su finalidad, cuál va a ser su orden dentro del expediente, quién va a tener acceso a su lectura y/o uso y cómo se va a recuperar. Vale, pero ¿cómo lo hacemos entonces? Los más afortunados manejáis ciertos sistemas de gestión de contenidos o CMS o bases de datos buenas que solventan gran parte de los problemas; otros en cambio nos tenemos que ajustar a las herramientas de Office (ilusos aquellos que piensan que se había extinguido el uso de estas herramientas en la gestión documental). Si queremos tratar cada documento de un expediente como una unidad, u por cada documento me refiero a cada tipología, y en este caso en concreto el e-mail, una posible solución podría ser la adaptación de ciertos criterios de la norma ISAD(G) a nuestro trabajo diario, pues aunque no se aplique a rajatabla, podría ser efectiva en puntos como la identificación de un documento mediante la asignación de un código, título, soporte y volumen de la unidad, el alcance y contenido y las condiciones de acceso. Algunos os habéis podido preguntar “¿pero por qué dice eso de tratar cada tipología como una unidad? Cada uno de los documentos de un expediente son independientes y considerados unidades simples. Eso es indiscutible” pues…siento disentir con ello porque a día de hoy, y partiendo de mi propia experiencia, en algunas empresas un expediente se considera un todo donde no hay distinción de tipologías: la catalogación y clasificación son generales destacando los aspectos más notorios del contenido del expediente, sin especificar; por lo que os podéis imaginar el caos que esto genera a la hora de recuperar un documento en concreto (¡sobretodo los mails!).
Pero retomando nuestro asunto, otra forma sería crear un criterio interno basado en la misión, la gestión y organización de la empresa en la que estemos trabajando teniendo en cuenta los tipos documentales con los que se van a trabajar (sentencias judiciales, planos, mapas, bastanteos, información económica y/o financiera, etc). No obstante, en el artículo que antes os he referenciado de Mª Jesús Fernández, la autora distingue tres tipologías documentales diferentes según el orden de procedencia de los documentos, y dentro de aquella que hace referencia a la comunicación con las administraciones públicas, creo que podríamos tratar a los e-mails como una ‘carta’; pues utiliza casi las mismas fórmulas en su estructura interna y comparte la misma finalidad –comunicar un mensaje- aunque el medio de difusión sea diferente.
Como podréis comprobar no soy una experta archivera pero he trabajado durante algunos años controlando y gestionando (y peleando) archivos de empresa y siempre me topo con el mismo problema: el correo electrónico impreso –entre otros- y la sempiterna pregunta “¿qué hago con él?”. En un principio había creado un ejemplo gráfico para este post para que pudieseis ver lo que quería explicaros en este post; pero luego me di cuenta que era un ejemplo basado en un caso concreto basado en una experiencia profesional y que no podía ser extrapolable a otros casos, porque cada empresa tiene una manera de trabajar diferente.
Por todo ello os propongo crear una mini comunidad de prácticas en este blog donde expongáis opiniones (no sólo del post) sino de cómo trabajáis vosotros con esta tipología documental y si habéis tenido los mismos problemas que servidora al trabajar con ellos.
