Guía para gestionar catástrofes: gestión de las colecciones después de un incendio

¡Buenos días! Siguiendo la tendencia de los últimos posts, en la entrada de hoy os presentamos los pasos a seguir después de sufrir un incendio en la biblioteca. Esta guía incluye el procedimiento que utilicé para gestionar los materiales de tres colecciones diferentes tras un incendio en una de las bibliotecas en las que estuve trabajando, espero que os sea de utilidad. En ella os resolveremos dudas tales como:  ¿Qué podemos hacer? ¿Cómo trataremos los documentos dañados? ¿Cómo es la limpieza?

Nota: Este manual sirve cuando únicamente afecta a una parte de la biblioteca y no en su totalidad.

Lo primero que tenemos que hacer, los días posteriores a un incendio, es valorar los daños causados. Deberemos contestar a la siguiente pregunta: ¿Ha afectado a una estantería, a una sala, a una planta…? Es muy importante tomar fotografías ya que nos ayudará a la hora de presentar los informes de valoración y avance en las tareas de restauración y mejora de la(s) zona(s) afectada(s). El material gráfico se convierte en nuestro aliado en el momento que presentemos «el antes y después» del incidente; ya sea en la memoria anual de la biblioteca o en otro informe.

Para las siguientes tareas necesitaremos guantes y mascarillas, ya que manipularemos material quemado, húmedo y/o afectado por la toxicidad de las sustancias impregnadas en las colecciones usadas para apagar el fuego. Pues los bomberos intentan evitar el uso de agua ya que dañarían aún más los materiales.

Es de vital importancia actuar rápido porque, aunque el incendio no se haya extinguido con el agua, la sustancia que utilizan los bomberos humedece el papel y los hongos proliferan rápido; y, con ellos, aparecen los insectos. Todo esto agiliza el deterioro de los materiales afectados, así que una vez tengamos el material adecuado, deberemos  proceder con las siguientes fases:

  • Limpiaremos la zona donde se ha originado el incendio e iremos ampliando el perímetro por las salas en las que se fue extendiendo. En todo momento deberemos separar los documentos maltrechos de los menos dañados, guardándolos en cajas separadamente. Los materiales más afectados, los guardaremos en carpetas para evitar el contagio del resto del fondo documental
  • La limpieza y ventilación son imprescindibles. Conforme vayamos vaciando las salas de libros (u otros materiales) y mobiliario, iremos ventilando y limpiando. Si ha habido mucha concentración del humo, éste se impregna en el papel y nos será imposible eliminar el fuerte olor en los materiales afectados
  • Cada libro deberá ser aspirado y limpiado minuciosamente sin hacer uso de agua u otras sustancias dañinas. Y si disponéis de tiempo y papel neutro, sería óptimo colocarlo entre las páginas de los libros, para eliminar el fuerte olor. (En mi caso por falta de tiempo y recursos, no se pudo llevar a cabo; con lo cual, muchos libros todavía siguen oliendo a humo, casi dos años después del incendio). El trabajo con el equipo de limpieza es importante, ya que deberemos limpiar y desinfectar las estanterías. De esta manera evitaremos que el olor a humo se impregne todavía más en el mobiliario y en la colección. Si, por mucho que se limpie las marcas de humo no desaparecen de las estanterías, Se puede añadir papel neutro entre la superficie de los estantes y los libros
  • Paralelamente, redactaremos un informe donde se presentarán los daños y desperfectos de cada sala. Incluyendo colecciones y equipamiento
  • Las tareas se priorizan sobre el material más dañado y lo inventariaremos en un documento Excel, por ejemplo. En él  incorporaremos los siguientes campos:
  1. Título
  2. Autor
  3. Código de barras
  4. Estado: si se ha dado o no de baja en el catálogo. Además de añadir una línea con la descripción de cada documento: cubierta ahumada, interior ahumado, interior con manchas de humedad, etc.
  5. Localización actual (Caja X, Taller restauración, Despacho dirección, etc.)
  • Simultáneamente, iremos dando de baja todos los materiales que no se hayan salvado dejando una nota de Estado en el catálogo
  • Crearemos otro Excel con los datos de los menos dañados con los mismos campos

Nota: en algunos casos solamente recuperaremos los códigos de barra en las salas, los guardaremos para darlos de baja en el catálogo e incorporar los datos en el Excel.

  • Finalmente, presentaremos un informe final con el material gráfico, el listado de materiales dados de baja, el listado de compra de los materiales más importantes, y las conclusiones relacionadas con las tareas de prevención de catástrofes. Con la ayuda de un restaurador, podremos adjuntar el informe que éste redactará con el presupuesto y todo lo necesario para restaurar la parte de la colección que sea imprescindible recuperar. Además de las recomendaciones para la prevención, preservación y conservación del fondo documental de la biblioteca.

Nota: En esta última fase, la comunicación entre las diferentes partes es imprescindible para tomar la decisión final; por tanto, el mensaje que tiene que llegar a dirección es que no se debe repetir la situación, que es necesario aplicar sistemas de prevención y entender qué ha pasado para evitar futuros sustos.

En mi caso, durante estos pasos tuve la suerte de recibir el apoyo del equipo del SEPIC de la Biblioteca de Cataluña. Que me dieron un listado de restauradores localizados en Barcelona y el área metropolitana. Por tanto, apoyarse en expertos siempre es una buena idea.

  • ¿Por qué es importante elaborar un informe? 
  1. Es imprescindible conocer el estado de la sala/salas afectadas
  2. Es importante conocer el estado del equipamiento y del fondo documental
  3. Ayuda a tomar las decisiones de implantación de un sistema preventivo seguro y óptimo para eliminar riesgos
  4. Aprenderemos de los errores

Y, para finalizar la entrada, os dejo algunas conclusiones que resumirían el contenido:

  1. La prevención es nuestra mejor aliada, nos ayudará a evitar situaciones no deseadas
  2. Después de una catástrofe, el cuidado de los materiales pasa a ser la prioridad. Las colecciones afectadas, ya sea por humo, combustión, humedad u hongos; se deben aislar del resto de los materiales menos dañados. Hay que mantenerlos en lugares secos y, dependiendo del tipo de afectación que tengan, les aplicaremos un tratamiento u otro
  3. Los bibliotecarios deben de ayudar al equipo de limpieza. Un buen tratamiento de las estanterías y de la colección es importante
  4. El equipo bibliotecario debe de estar presente en todas y cada una de decisiones que se vayan a tomar. Debería de haber consenso entre todos los equipos para determinar el futuro de las colecciones y del material dañado, de la aplicación de los métodos de prevención; así como de las tareas de mantenimiento
  5. La valoración de la restauración del material afectado la llevará a cabo un equipo de restauradores junto con los bibliotecarios. Se deberá presentar un informe a dirección para discutir si hay que restaurar y en qué documentos

¡Muchas gracias por leernos! Esperemos que nunca tengáis que hacer uso de este manual. Para cualquier consulta, no dudéis en dejarnos un comentario. ¡Saludos!

Ester Angulo

Colaboradora en BiblogTecarios Bibliotecaria con ganas de descubrir más sobre la biblioteconomía y documentación. Apasionada de las redes sociales e Internet. Esperando ver una revolución.

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