Guía de actuación en proyectos de digitalización

Hoy os presentamos una guía de actuación para afrontar proyectos de digitalización, adaptable a cualquier proyecto.

Confieso que se trata de una guía creada a base de mi experiencia personal en la adquisición de escáneres y en la creación de un proyecto de digitalización de parte del fondo documental de la biblioteca donde trabajo. Por lo tanto, os puede ayudar a evitar ciertos errores de novatill@.

La guía se ha subdividido en 3 grandes categorías: la primera hace referencia a la parte de la documentación; la segunda, a la parte de selección de empresa, y la tercera responde a las cuestiones relativas a la adquisición de un escáner (condiciones y características).

¡IMPORTANTE! Lo primero que tenemos que hacer es establecer las necesidades de: la institución y nuestros usuarios; y, más o menos, conocer el presupuesto que disponemos. Una vez tengamos la base, pasamos a la primera categoría:

  • La colección

Paso 1.- La selección: ¿Qué digitalizamos?

Lo ideal sería inventariar el fondo documental e inventariar aquellos documentos que están en un estado de preservación poco adecuado. Aunque eso exige mucho tiempo y, seguramente no dispongamos de él. Una alternativa sería señalar, en el momento en que son consultados por algún usuario, los que están en mal estado de conservación. De esta manera, iremos avanzando antes de que se plantee el objetivo de digitalizar y/o para cuando se decida restaurar.

Recordad que la anticipación siempre va a ir a nuestro favor.

Una vez visto el estado del fondo, seleccionaremos la parte de la colección que queramos escanear. Por cuestiones de preservación, mi preferencia personal sería escanear los más afectados.

Paso 2.- Priorizar

Los recursos en una biblioteca/centro de documentación/archivo son limitados, con lo cual; una vez tengamos seleccionado aquello que queremos digitalizar, deberemos priorizar lo que escanearemos primero. De nuevo, existen diferentes criterios: orden de importancia, estado del material, número de consultas, etc. Todo esto depende de la intención de continuar con el proyecto hasta su completa digitalización o si, por lo contrario, se trata de una iniciativa a corto plazo.

  • ¿Qué empresa vamos a contratar?

Una vez que escogidos los documentos a escanear, procederemos a los siguientes pasos:

Paso 1.- Búsqueda de referencias

Básicamente consiste en preguntar a otras bibliotecas, centros de documentación, archivos, para obtener toda la información posible acerca de: empresas, precios, proyectos que han realizado, etc. Siempre es bueno preguntar a l@s que ya tengan bagaje en estos menesteres.

Paso 2.- Comparativa

Por experiencia propia, aconsejo tener un mínimo de 3 presupuestos y un máximo de 5. Recuerda que el tres es el número mágico, creo que es un buen tándem ya que te permite hacer una comparativa de todo lo que necesitas saber y continuar con el siguiente paso.
¡IMPORTANTE! cuantos más presupuestos, más complicación a la hora de decidir. ¡Recuerda que dependemos de un presupuesto, tenemos que valorar qué empresa nos aporta calidad, precio y condiciones!

Paso 3.- Planteamiento

Si estáis trabajando en una institución donde la biblioteca, centro de documentación y/o archivo forma parte de ésta, deberéis informar y presentar una solución que cumpla la teoría del: bueno, bonito y “barato”. El “barato” lo pongo entre comillas porque tod@s sabemos que muchas veces sale caro. Lo ideal sería encontrar una opción asequible para tod@s: institución, departamento y usuarios (que al final, como siempre digo, son nuestra razón de ser). De ahí lo de presentar tres opciones, mínimo.

Paso 4.- ¡Te elijo a ti!

Este paso es el resultado de los 3 anteriores. Puesto que debido a las referencias que nos han proporcionado, las condiciones presentadas por la empresa y el precio presupuestado; vamos a seleccionar quién nos va a llevar a cabo el proyecto de digitalización.

  • ¿Adquisición de un escáner: ¡y ahora qué!?

Debemos partir de la base de que no todos los escáneres ofrecen los mismos requerimientos, ni los mismos resultados. Como consejo, os recomiendo que recuperéis el listado de necesidades de la institución y nuestros usuarios; así como conocer el presupuesto del que disponemos y responder a la pregunta: ¡¿Qué queremos?!
Una vez tengamos un buen esquema de lo que necesitamos, paralelamente, dispondremos de los requerimientos que buscamos.
Son muchos los elementos que debéis tener en cuenta, como por ejemplo: tipo de material (papel, fotografía, documento de archivo, etc.), si queréis subirlo a vuestra web o por redes sociales, si necesitáis que esté en algún formato concreto, etc.  Son tantos los factores que os recomiendo la lectura de esta guía: “Recomendaciones para proyectos de digitalización de patrimonio bibliográfico y fotografía histórica” elaborado por el CCB. También os dejaré, barriendo para casa, voy a dejaros las pautas y recomendaciones elaboradas por la Biblioteca de Cataluña tituladas: Estàndards de digitalització: requeriments mínims. Actualitzats a març de 2013. Siempre pueden ir bien, aunque sean de hace 9 años.

Espero que os sea útil y ¡nos leemos en el próximo post! 

Os dejo un par de posts publicados hace unos añitos pero que os pueden refrescar la memoria:

Formatos de Imagen en Proyectos de Digitalización

Digitalización y preservación de archivos audiovisuales

Ester Angulo

Colaboradora en BiblogTecarios Bibliotecaria con ganas de descubrir más sobre la biblioteconomía y documentación. Apasionada de las redes sociales e Internet. Esperando ver una revolución.

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