Guía de actuación ante donativos en bibliotecas especializadas

¡Bienvenidos!

En el post de hoy, os presentamos una guía con las pautas básicas ante la petición y llegada de donativos en bibliotecas especializadas. El objetivo es resolver las dudas que podáis tener a la hora de gestionar una gran cantidad de material. Ya que normalmente, en una biblioteca especializada, el personal suele ser bastante reducido. Ante todo, hay que destacar que es una guía elaborada a través de mi experiencia, pero estaremos encantad@s de que comentéis vuestras formas de afrontar una gestión de dicha envergadura.

Antes de empezar, me gustaría que le echarais un vistazo a las siguientes entradas relacionadas con el tema. Aunque, en este caso, y para no repetir, lo trataremos desde una perspectiva más técnica:

¿Qué son los donativos? Definición extraída de la RAE

Del lat. donatīvum. 1. m. Dádiva, regalo, cesión, especialmente con fines benéficos o humanitarios.

¿Origen y función de los donativos? 

Un donativo puede recibirse a través de fondos personales o institucionales. Y sirven para incrementar las colecciones de bibliotecas, archivos, centros de documentación, museos, etc. Con ellos podemos formar fondos realmente impresionantes; tanto en cantidad como en calidad, para: conservar, preservar y poner a disposición de nuestros usuarios. Que, como siempre escribo, son nuestra razón de ser.

En el siguiente bloque trataremos las cuestiones más técnicas relacionadas con las siguientes cuestiones:

¿Qué hacer cuando se acepta un donativo a gran escala? ¿Cómo lo gestionamos? Y lo más importante ¿Por dónde empezamos? Hay que recordar que cada tipología de bibliotecas necesita y exige unas gestiones ligeramente diferentes a las del resto. En el caso de las bibliotecas especializadas, ya sabemos que pertenecen a un mundo aparte, tienen sus propias normas debido a sus colecciones excepcionales.
Gracias a las donaciones, podremos montar bibliotecas con fondos extraordinariamente únicos; convirtiéndose así, en principales elementos para captar una cantidad y una tipología de usuarios concretos.

Medidas de actuación

  • En primer lugar, es imprescindible conocer la/s temática/s del donativo y valorar si realmente hay una coherencia con el resto de las colecciones y áreas especializadas cubiertas por la biblioteca. Así como el espacio disponible.
  • El siguiente paso, y no el menos importante, intentar no agobiarse. Los tiempos de catalogación son muy relativos y cada uno invierte el tiempo que necesita. Hay que trabajar sin pausa, pero sin prisa.
  • Una vez aceptado el donativo, deberemos inventariarlo y ordenar las cajas por tipología; por ejemplo, separatas, monografías, revistas, audio, vídeo, etc. De esta manera, nos haremos una idea de la cantidad exacta del donativo, sabremos en qué estado se encuentran los documentos; así como: la/s temáticas, tipología de materiales, soportes y cantidad de duplicados. Además, mentalmente podremos ir elaborando una estructura de dónde y cómo ordenar los libros; en caso de que tuviéramos que montar parte de la biblioteca.
    Este apartado es solamente para grandes cantidades de documentos cedidos. Si el donativo representan pocas cajas, no es necesario; aunque sí recomendable.
  • Es imprescindible tener en cuenta las ediciones. Es decir, deberíamos añadir a la colección ediciones anteriores y/o posteriores a las que tenemos. Por tanto, no se tratarán como duplicados. Sencillamente, se catalogarán.
  • Catalogaremos por lotes de libros. Como ya lo tendremos organizado por tipología de documento, nos será mucho más fácil empezar a catalogar. La idea es ir caja por caja comprobando si se puede importar por copia los registros. Los que no aparezcan catalogados, los apartaremos hasta que hayamos acabado con la catalogación por copia. De esta manera, agilizaremos el proceso de ordenación en las estanterías.

¿Por qué es importante ser metódico?

Por la regla a la que califico como ROSS, que consiste en llevar el proceso de incorporación de los nuevos materiales de una forma: Rápida, Ordenada, Sistemática y Simple. Teniendo en cuenta en todo momento: la estructura de la sala que queremos montar, que se trata de un sistema orgánico; es decir, vivo y adaptable a la incorporación de nuevas categorías/facetas/etiquetas. Nuestros usuarios y sus necesidades y, sobre todo, el espacio libre del que disponemos.

Sería muy recomendable que cada cierto período de tiempo (seis meses/un año), se revise con la persona responsable para informar del avance y el estado de la catalogación e incorporación del donativo. Puede ser mediante un informe con los siguientes puntos: número de documentos catalogados, estimación, problemas encontrados (no solucionados y resueltos). La comunicación es imprescindible en estos momentos, para que todos sepan cuáles han sido los problemas y el estado de la gestión.

Y hasta aquí el post de hoy, muchas gracias por leernos. Esperamos que os sirva y hasta la siguiente entrada. ¡Un saludo!

Ester Angulo

Colaboradora en BiblogTecarios Bibliotecaria con ganas de descubrir más sobre la biblioteconomía y documentación. Apasionada de las redes sociales e Internet. Esperando ver una revolución.

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