Previamente a la fase de ejecución de una licitación de archivo o de gestión documental, hay una fase de preparación del presupuesto, de redacción de la propuesta de trabajo por parte de la empresa que se presenta, de aclaración de dudas sobre el pliego administrativo y técnico, y de visitas a la empresa o institución pública que ha sacado el concurso con el fin de tomar consciencia de la naturaleza del trabajo a realizar, plantear nuevas cuestiones a la persona o los responsables que están gestionando el concurso o los autores del pliego y comprobar in situ el estado y el volumen de la documentación.
Una situación parecida se dá cuando se realiza una Consultoría de Archivo. De hecho la fase de preparación de una licitación puede considerarse como tal, ya que se realizan visitas a la entidad, se recaba información directamente a las personas que trabajan en la misma, se elaboran documentos técnicos e informes, se consultan fuentes, se investiga y se contrasta información destinada a mejorar el desempeño documental de la entidad interesada. Quizá una de las principales diferencias entre una consultoría y la fase preparatoria de una licitación es que la primera tiene el fin en sí mismo de realizar unos entregables en los que se plasma el asesoramiento para mejorar un proceso o conjunto de procesos determinados, y no tiene porque incluir una fase de implantación o de ejecución. En cambio, la fase preparatoria de una licitación es un periodo relativamente corto en el tiempo cuyo único fin es recabar toda la información necesaria para preparar la propuesta técnica y económica que permita posteriormente ejecutar el servicio referido en la licitación, poniendo en práctica aquellos ámbitos de la archivística y la gestión documental que sean solicitados.
En varios proyectos de consultoría y licitación he empleado las preguntas que menciono a continuaciónen para llevar a término los entregables o para la fase previa a la ejecución del servicio:
- ¿Cuántas personas acceden al fondo y lo gestionan? Te permite hacerte una idea del número de personas de la institución que trabajan directamente con el fondo documental. A partir de esta cuestión, puedes plantear otras acerca de en qué medida necesitan esas personas acceder a los documentos para desarrollar su trabajo diario y si es adecuado que haya ese número de personas o tendría que reducirse o aumentarse. El análisis de la respuesta varía si la documentación en ese momento sólo se haya disponible en papel o el acceso y consulta de la misma es digital. Los aspectos del control de acceso a la documentación están regulados en el ámbito de la administración pública por disposiciones legales como la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (art. 37 sobre el Derecho de acceso a la información pública), la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, así como los artículos 91, 99, 103 y 113 del reglamento de la Ley Orgánica 15/1999, siendo esta última aplicableen todas aquellas entidades que alberguen y produzcan documentación con datos personales. En relación con ello, Joaquín Hierro explica como en los gestores documentales actuales se pueden aplicar medidas de seguridad de gestión documental que permiten verificar que quien quiere utilizar las funciones o los servicios expuestos es quien dice ser (autenticación) y verificar que quien desea realizar una operación está autorizado para hacerlo (autorización). Tambiñen existe la posibilidad de configurar espacios de trabajo de forma que cada usuario del sistema acceda únicamente a los documentos que necesita para realizar su trabajo. El que los sistemas cuenten con control de versiones de los documentos, ayudará también a garantizar la seguridad y reducirá la negligencia humana en su manipulación.
- ¿La entidad gestiona la documentación con un software de gestión documental? Esta pregunta es fundamental para saber el entramado informático con el cual gestionan los documentos. Nos permitirá conocer el gestor documental, además de otras aplicaciones de negocio implicadas, como un gestor de facturas o un programa de contabilidad. Si se realiza una gestión más o menos racionalizada, lo habitual es que estén utilizando un software o un conjunto de aplicaciones entrelazadas para cumplir con los objetivos que implica la gestión documental. Otra cosa es que lo estén haciendo de forma optimizada, con el máximo de eficiencia y eficacia y podamos considerar su uso como una mejora para el trabajo diario. Indpendientemente de que la opción de la que dispongan sea abierto o propietaria, esta información nos va a venir bien para preparar el terreno. Podremos a partir de ese momento buscar manuales en Internet que nos permita ir familiriazándonos con dicho entorno, incluir en el equipo de trabajo a un especialista o pedir materiales a la entidad si hubiera adaptaciones específicas del sistema y también nos valdrá para proponer mejoras específicas que atañen al desempeño del gestor documental, con lo cual habrá más posibilidades de conseguir la licitación en los casos en los que sean puntuables las mejoras de tipo técnico. También podremos sugerir a la responsable de la institución que solicite una licencia de un programa informático concreto perteneciente al catálogo de software disponible en cada Administración Pública con la que trabajemos, pues aunque inicialmente no se lo haya planteado, podrán acceder a dicha licencia sin coste y supondrá una mejora considerable en el desempeño del servicio, tanto para el consultor como para los funcionarios o trabajadores de la institución. Cuando hay que realizar labores de indexación de documentos y en el Pliego Administrativo puntua la reducción del tiempo inicialmente estimado en dicha operación, conocer el gestor documental con anterioridad a la entrega de la propuesta permite determinar si es posible reducir el tiempo de carga de datos mediante la duplicación de los registros ya existentes, con el fin de reutilizar la información que suele repetirse de un registro a otro, o si hay un número mínimo de metadatos a cumplimentar y el contenido de estos se encuentra normalizado. Si esto fuera así, podríamos comprobar si el sistema admite la fijación de listas desplegables en los formularios de registro y el uso de teclas rápidas como CTRL, ALT, etc., para automatizar la grabación de datos. Incluso si ya hubiera documentación indexada se podrían crear plantillas de indexación, que aligerarían el registro.
- ¿Hay documentos o instrucciones técnicas que indiquen cómo debe hacerse la gestión de los documentos? Esta pregunta equivale a plantear a la entidad la necesidad de que los procesos documentales y administrativos que desarrolla diariamente tienen que estar estandarizados, de forma que si varias personas intervienen en un mismo proceso, éste no se lleve a cabo con diferentes criterios. La normalización de la actividad documental conlleva la garantía de calidad en los procesos que apoyan y ello es percibido como una mejora considerable por parte de ciudadanos y clientes. La eliminación de la subjetividad aporta fluidez, permitiendo que otros profesionales puedan retormar nuestro trabajo, con las premisas que previamente hemos establecido, e integrando otras nuevas que las continuen. Lo más apropiado es concretar el modo de actuación a través de la redacción de una política de uso en la que los trabajadores puedan apoyarse para el desempeño de su trabajo, en lugar de improvisar. Como complemento, podríamos definir flujos de trabajo en el sistema de gestión documental de aquellos procesos más habituales, vinculando de manera precisa los pasos que hay que dar en cada momento y las personas que tienen que ejecutarlos. De esta manera, garantizaremos la obtención de resultados satisfactorios. Los nombres de directorios y ficheros, así como los expdientes en papel, deben normalizarse para que puedan ser más fácilmente recuperados y encontrados en el sistema.
- ¿Cómo se genera la documentación que está almacenada en el sistema? Esta pregunta es válida sobre todo para aquellos proyectos en los que se requiera que el consultor o licitador plantee las líneas a seguir para digitalizar el Archivo físico de la entidad, incluyendo a veces la optimización de los documentos generados directamente de forma digital. En el primer caso, vamos a encontrarnos un archivo en papel con un dudoso mantenimiento, con bastante documentación duplicada, en alto porcentaje expurgable y sin gran utilidad, salvo su carácter histórico que requiere otros tratamientos de carácter archivístico y conservacional, pero que no aporta ninguna información útil al presente de la entidad. Puede que nos encontremos que varios trabajadores están digitalizando la documentación utilizando un simple escáner de sobremesa, fotocopiadoras o mutifunciones. Nosotros, si contamos con los medios para ello, podemos ofrecerles como mejora la digitalizción de los documentos de forma más rápida y precisa, mediante el uso de escáneres rotativos para la documentación administrativa no encuadernada (facturas, albaranes, notificaciones, etc.), cenitales para documentación encuadernada y planimétricos para planos y documentos de formatos más grandes como A1 o A0. En los casos de proyectos donde la digitalización sea una parte fundamental, generalmente en el Pliego Técnico especificará los formatos de salida de los documentos digitalizados que suelen ser TIFF y PDF, e incluso JPG si la documentación está destinada a ser consultada a través de la Web, por lo que conviene familiarizarse con el funcionamiento de dichos formatos y sus variantes, como el PDF/A que suele pedirse para archivo a largo plazo de documentos. En el caso de que, incluyendo o no digitalización, tengamos que optimizar el archivo electrónico, tendremos que saber qué tipo de documentos nos vamos a encontrar (documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, PDF), qué programas informáticos los generan (Excel, Word, Autocad, Scribus, Gimp) e intentad unificar criterios referentes a que por ejemplo se use una única extensión por programa (el caso de .doc y .docx en Word), que no se utilicen dos programas para un mismo cometido (el caso de Excel y su variante libre Calc) o al menos si esto no puede evitarse, informar de las posibles perdidas de datos (las fórmulas entre hojas de cálculo de diferentes proveedores no suelen ser extrapolables al 100%) e intentar utilizar formatos compatibles con los diferentes programas. El conocimiento del software, también nos permite controlar una de las fuentes por las que entra documentación en el gestor documental y cómo tendremos que configurarlo en la futura implementación para que sea compatible con dicha entrada de información. En la mayoría de las opciones actuales hay una compatibilidad directa o mediante plugins con suites ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice o Google Docs.
- ¿A qué procedimientos administrativos pertenecen los expedientes a los que hay que realizar el seguimiento? Esta pregunta recomiendo hacerla en los casos en los que el Pliego de Licitación no deje muy claro con qué tipo de documentación hay que trabajar. Si la propia entidad, generalmente una Administración Pública, no tiene claro cuáles son los documentos relacionados con los trámites que desarrolla, una relación aproximada de los procedimientos administrativos nos permitirá hacernos una idea de los tipos documentales asociados a los mismos. Serviría de ayuda conocer el tipo de expediente al que nos enfrentamos, si es sancionador, de obras públicas, de personal, etc. Si la entidad cuenta con guías descriptivas de sus series documentales o incluso un Cuadro de Clasificación, o nalgo parecido, sería de gran utilidad solicitárselo. Si no es posible obtener esta información de la propia entidad, podemos intentar aproximarnos consultando la Ley de Archivos y el resto de leyes y disposiciones complementarias de la Comunidad Autónoma o Región a la que pertenezca la entidad pública con la que vayamos a trabajar. En un proyecto reciente para el Gobierno de Canarias, en la Isla de Tenerife, utilicé la legislación y normativa nacional y la siguiente legislación regional:
- Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias.
- Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
- Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
- Orden de 24 de julio de 2012, por la que se aprueba el Cuadro de Clasificación Funcional del Sistema de gestión documental y archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
- Orden de 23 de abril de 2013, por la que se aprueba el Protocolo de Digitalización de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
- Orden de 21 de noviembre de 2013, por la que se aprueba el esquema de metadatos en el ámbito de la administración electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
- ¿Qué número aproximado de documentos hay que indexar y/o digitalizar? Esta pregunta de carácter meramente cuantitativo sirve sobre todo a niveles presupuestarios. En las licitaciones, al precio de salida hay que hacerle una reducción en torno a un 15 o 30% si se quieren tener opciones. Si además de contar con menos dinero, hay que contar con mantener un número mínimo obligatorio de personas en plantilla para el desempeño del trabajo (gasto mínimo de sueldo neto y seguridad social correspondiente), conviene saber con la mayor aproximación posible los documentos a digitalizar y/o indexar con el fin de ajustar los costes de producción que implicará el desarrollo del trabajo y que permitirá, establecer sueldos acordes al proyecto y calcular el precio unitario del documento digitalizado y/o indexado. El aspecto económico es importante dado que en muchos casos, es el criterio principal de concesión del proyecto, por encima de los aspectos de solvencia técnica.
- ¿Qué empresa y qué equipo de trabajo está realizando el servicio correspondiente al Pliego en la actualidad? Puede darse el caso en el que haya un pliego anterior, a punto de terminar, que corresponda exactamente al que váis a presentaros. Aunque la empresa que esté previamente realice el trabajo de forma adecuada, la Administración está obligada por ley a convocar un nuevo concurso público cuando concluye el periodo de duración del anterior que figura en el Pliego Administrativo. Este último es el documento que hay que leer primero antes de comenzar a preparar la memoria técnica y económica, ya que aunque seamos capaces de desarrollar el servicio, especificaciones como la Clasificación de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa o algún requisito de solvencia técnica o financiera que no cumplamos, puede dejarnos sin opciones de presentar el proyecto. Otro factor que puede resultar determinante para no presentarse es conocer la empresa que ya ha llevado a cabo otros concursos anteriores, ya que una lectura del pliego con el conocimiento de ese dato, junto a una investigación paralela de la empresa, ayudará a que decidamos si queremos emplear el esfuerzo de varias semanas en preparar la propuesta respecto a la empresa que ya lo está llevando a cabo y que, por tanto, cuenta con la base de conocimiento y la confianza por parte de la administración que ha sacado el concurso público. Quizá el dato de la empresa no te lo faciliten, aunque sí es más factible conocer la composición del equipo de trabajo. En una licitación reciente, este dato me permitió realizar las gestiones oportunas para reunir un equipo de personal idéntico en número y titulaciones que el de la empresa actual y con la fortuna de que todos ellos habían trabajado anteriormente en las cuestiones que constituyen el objeto del servicio. Frente a un planteamiento inicial en el que los componentes iban a ser personal proveniente del mundo de la documentación, se optó finalmente por un equipo integrado también por profesionales del derecho y de la ingeniería técnica agrícola, dado que una parte fundamental de los trabajos implicaban estudio del régimen de propiedad in situ y seguimiento de expedientes de aprovechamientos, relativos a los bienes patrimoniales de una Confederación Hidrográfica española.
El planteamiento de las cuestiones anteriores persigue las detección de los aspectos relacionados con el flujo de trabajo, con el acceso seguro a los documentos, con el funcionamiento del sistema de información y los aspectos tecnológicos de la gestión documental y sobre la forma de recuperación de los documentos y de la información. Todo ello con la finalidad de que la información nos permita ajustar el presupuesto, abaratar costes de implantación y ejecución de los proyectos y realizar propuestas fieles a las necesidades de cada cliente, obteniéndo la concesión para ejecutar los contratos.
Hay que comenzar a equiparar a las instituciones públicas con las empresas, ya que desde el punto de vista de la gestión documental manifiestan las mismas necesidades, como la eliminación del papel, la racionalización de sus archivos y la digitalización de sus documentos. En muchas instituciones están empleando como parte de su software corporativo los mismos gestores documentales que las entidades privadas. Las necesidades de gestión empresarial propias de una sociedad en la que gobierna la información, requieren que junto a la base archivística que implica la realización del Cuadro de Clasificación Funcional o el principio de procedencia de los documentos, se aplique un enfoque flexible en lo que al diseño de conjuntos metadatos o el diseño del entorno tecnológico de gestión se refiere. La gestión de documentos es una parte importante de la Business Intelligence y por ello su consideración resulta claramente estratégica para el bienestar de todos los usuarios del sistema.
