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La preservación de documentos digitales

Preservacion digitalHoy en día gozamos de una cantidad innumerable de métodos digitales que nos permiten almacenar información de todo tipo, el problema existente es que las tecnologías avanzan demasiado rápido lo que hace que la gran parte de estos formatos, soportes digitales, software y hardware queden obsoletos en poco tiempo sumando a todo ello la incompatibilidad de los nuevos sistemas con los antiguos. Este hecho aviva una gran necesidad en la sociedad: no perder la información almacenada durante años. El principio de la preservación en los documentos digitales se fundamenta en mantener la información a largo plazo y posibilitar el acceso a ella desde lugares remotos.

Los conservadores – restauradores, se han visto en la problemática de asumir un rol importante en la conformación de equipos multidisciplinarios que en conjunto con informáticos, historiadores, bibliotecólogos y archiveros, investiguen y normalicen los procedimientos derivados de los nuevos materiales.

Algunas problemáticas

Hablar en la actualidad de la preservación de los documentos electrónicos, pone en evidencia diversos puntos de discusión, los aspectos técnicos estarán relacionados con la tecnología bajo la cual operan.

En su base podríamos hablar de dos aspectos, mismos que son el software y el hardware, de esta base derivaran sus diversas problemáticas por nuevas versiones de estos. La repercusión se presenta directamente en la forma y los medios de preservación. Sin embargo esta es solo una de varias problemáticas a las que nos enfrentamos en la preservación de los documentos electrónicos.

A diferencia de los materiales tradicionales, en el caso de la información digital, nos encontramos con el problema de su propia incapacidad para mantenerse estable. La diferencia del problema de la conservación tradicional que está orientada a la estabilización del soporte, en el caso del patrimonio digital, la obsolescencia de los formatos, de los programas (software) e incluso del equipamiento de conversión (hardware) puede desencadenarse con mayor velocidad que la degradación del soporte.

En la preservación digital, no actualizar constantemente la información, es sinónimo de su destrucción. La preservación de un medio digital, en la actualidad parece no depende de cuánto pueda durar el soporte en el que se encuentra, sino en la capacidad del documento en ser transferido de un soporte a otro y de un formato a otro tanto como sea posible.

Los modos y las formas que se utilizan para el almacenamiento de soportes digitales y en papel son muy diversos, aunque ambos requieren de metodologías para su preservación, algunos aspectos como podrían ser los desastres naturales afectaran tanto a electrónicos como en papel. Aunque en el caso de los formatos podríamos apelar al computo distribuido y mantener copias de seguridad en diversas ubicaciones geográficas.

Para llegar al punto de utilizar recursos electrónicos debemos tener presente que para la conservación de recursos en papel el espacio físico es vital y dado que las bibliotecas y centros de información en la actualidad tienen problemas para lograr el máximo aprovechamiento de espacios en muchos casos existe una tendencia por pasar a los formatos digitales, esto como parte de un proceso evolutivo que a nuestros días se a convertido en algo completamente normal.

Llegar al momento en que muchos de los recursos que se utilizan en la actualidad pasan a digital o nacen en electrónicos nos lleva a pensar en modos y formas para preservar los documentos que desde luego requerirán un tratamiento específico.

En la preservación digital, se hace estrictamente necesario agregar un valor de uso de la información digital a los criterios de selección. Ninguna institución, por muy grande que fuera la cantidad de recursos destinados a la conversión y preservación digital de sus colecciones, podría asumir el costo que representa la preservación de la totalidad del patrimonio.

Además los métodos tradicionales de preservación, como el depósito legal utilizado por las bibliotecas nacionales para que se conserven copias de todos los materiales impresos, no puede aplicarse tal cual al material digital por varios motivos, principalmente porque algunas “publicaciones” en Internet aprovechan a menudo datos almacenados en servidores en diferentes partes del mundo. Otro problema que se plantea es el del volumen mismo de los datos, pues se estima que, en Internet, existen mil millones de páginas cuya duración de vida media es muy corta, se calcula que entre 44 días y dos años.(1)

Algunos otros aspectos que estarán íntimamente ligados a la preservación de las colecciones digitales como pueden ser los costos tanto de mantenimiento como de migración.

Los formatos en los cuales se tendrá que hacer el almacenamiento, mismo que al paso del tiempo pueden cambiar y en base a esos aspectos se tendrá que tomar en cuenta:(2)

  • Soporte físico (CD, discos duros, etc.).
  • Sistema operativo (Linux, Windows, OS, etc.).
  • Formato de almacenamiento (Binario, ASII, sonido, video, etc.).
  • Codificación de los datos del sistema (HTML, XML, etc.).
  • Metadatos (estilo de codificación MARC, DC, PREMIS, etc.).

Además de los aspectos mencionados tendremos que verificar los aspectos administrativos que se asocian a la selección, conformación y preservación de la información, partiendo de la idea del ciclo de vida de la información y de los documentos, ya que para evaluar si un documento es migrado, se tendrá que sopesar si vale la pena hacerlo y en que plataforma se estará integrando para poder hacerlo accesible.

Así mismo el rápido crecimiento de las colecciones nos lleva a plantear políticas para lograr una preservación más adecuada, así como poder recuperar y leer documentos pasado mucho tiempo. En el medio tradicional la información es contenida en medios que son durables y pueden ser legibles con relativa simpleza, sin embargo cabe la pregunta ¿Serán legibles en 10, 20 o 100 años como lo son los recursos que se encuentran en papel?

La accesibilidad será una pieza vital como parte de la preservación de los documentos en formato digital, ya que si los documentos logran sobrevivir al paso del tiempo (la continuidad – por cuanto tiempos será un formato “valido”) podrán ser usables y accesibles. Bien es cierto que para que esto suceda se requerirá hablar de la autenticidad y la integridad de la información.

La integridad de la información, plantea un desafío cuando se trabaja con documentos digitales. En los materiales tradicionales, los equipos dedicados a la conservación agotan esfuerzos para lograr la distinción del original respecto de las intervenciones realizadas a manera de evitar un falseamiento histórico de los documentos originales.

En el caso de los documentos digitales, para garantizar la integridad, personal especializado bibliotecólogos y archivistas, deberán documentar mediante metadatos toda la información generada a partir de la documentación electrónica, además de desarrollar estándares y políticas normalizadas que permitan el acceso, el uso y el intercambio de la estructura de la información así como de sus modificaciones a través del tiempo.

Algunas alternativas

Dentro de las posibles propuestas para evitar un poco las contrariedades o problemáticas mencionadas podríamos citar los siguientes aspectos:

  • Preservación de la tecnología: Consiste en el mantenimiento de la máquina con la que fueron creados los documentos, incluyendo software, hardware, etc. Aunque en este caso no me parece muy factible en medios digitales dado que regularmente es mejor pasar a la siguiente versión evitando de este modo la obsolescencia.
  • Migración de la información digital: Este método consiste en la conversión de los documentos almacenados a nuevos formatos con el fin de no perder la información que contienen. Se deberá de tener en cuenta que en muchas migraciones se pueden llegar a perder datos.
  • Interoperabilidad: La posibilidad de trabajar con sistemas que puedan interactuar entre uno y otro para de algún modo y en ciertos grados evitar el número de migraciones.
  • Conversión a formatos estándar: Quizás esta sea una de las grandes opciones, desde mí punto de vista. Aunque en la actualidad tenemos muchos estándares, sin embargo en una visión a futuro pudieran reducirse promoviendo la interoperabilidad.

Hablando de los costes de mantenimiento de un archivo digital se puede decir que son imprevisibles, puesto que dependen de factores externos al archivo, tanto de la evolución tecnológica como de la estructura de las organizaciones que producen los documentos.

Ahora que vemos una euforia por los libros electrónicos gracias a un ecosistema tecnológico que se desarrolla más y más seria bueno el considerar de algún modo estos aspectos

¿Has pensado en como preservar documentos digitales? ¿Crees que estas opciones son viables?

Obras consultadas

(1) Biblioteca Nacional de Australia. Directrices para la preservación del patrimonio digital. UNESCO, 2003 p.3

(2) Building a national strategy for preservation : issues in digital media archiving, Commissioned for and sponsored by the National Digital Information Infrastructure and Preservation Program, Library of Congress, copublished by the Council on Library and Information Resources and the Library of Congress, 2002, [94 p.].

(3) Serra Serra, Jordi. “Gestión de los documentos digitales: estrategias para su conservación”. En: El profesional de la información, 2001, septiembre, v. 10, n. 9.

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Saul Equihua

Me considerado un poco geek y afecto a las tecnologías así que en este blog pretendo compartir temas variados y que en buena manera estarán relacionados con dos aspectos, las bibliotecas y las tecnologías de información y comunicación.

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