¡¡¡Papel Fuera!!! - BiblogTecarios

¡¡¡Papel Fuera!!!

Considero que la implantación de un sistema de gestión documental es un gran avance en cuanto que:

  • nos va a facilitar el trabajo al tener toda la información accesible en el mismo sitio
  • nos va a ahorrar espacio
  • ahorro de papel, de esta forma la empresa reduce el impacto medioambiental
  • ahorro de tiempo buscando la documentación cuando se necesite
  • posibles pérdidas de documentación

pero, primero y ante todo, tenemos que convencer a nuestros usuarios de estas ventajas, lo cual, en ocasiones, es bastante complicado.

Medical recordQuisiera compartir la experiencia de una implantación de gestión documental en la que podría ser cualquier empresa con ciertas particularidades, como son, que se manejan datos confidenciales de nivel 3 (datos de carácter personal y datos sanitarios).

El software en el que se apoya la gestión documental ha sido creado por los propios informáticos de la empresa y está en el ERP interno , desde el que se gestionan todos los flujos de trabajo de la empresa.

Lo primero que se llevó a cabo fue un análisis de requerimientos, realizando entrevistas con nuestros futuros usuarios para que nos comentaran cuál era el proceso actual de recogida de documentación, su tratamiento y su posterior archivado. Por otro lado, también queríamos saber que es lo que esperaban del gestor documental y que es lo que necesitaban.

Una vez finalizada esta fase, el equipo informático empezó a trabajar. Obtenida la primera versión, la de pruebas, seleccionamos tres centros de trabajo para implantar el proyecto en fase test. Después de tres meses nos reunimos con los usuarios para obtener el feedback, y hubo opiniones de todo tipo, aunque al 90% de los mismos les gustó mucho y apreciaron por encima de todo las ventajas que ofrecía el nuevo sistema. Durante este periodo de test, recogimos todas las incidencias, dudas, sugerencias que fueron surgiendo. Las incidencias se solventaron y las sugerencias se tuvieron en cuenta (en su justa medida, ¡porque siempre hay usuarios que te piden cosas disparatadas!).

Recopilada toda la información obtenida, por fin, pasamos a la nueva versión para pasar de la fase de pruebas a la puesta en marcha definitiva.

Este proyecto ha ido generando una gran expectación entre todos los departamentos de la empresa, de forma que todos quieren ponerlo en marcha YA.

Aún así, todavía quedan usuarios que se muestran reticentes a este cambio. En el caso de algunos usuarios médicos de la plantilla, los hay que prefieren las viejas y gordas historias clínicas en papel, y solo conseguimos convencerles “un poco”, cuando les comentamos que al tener toda la documentación asociada a la historia clínica en el ordenador, tendrán que escribir un poco menos.

En definitiva, como comentaba Diego Ariel en su artículo de ¡S.O.S Infoxicados!, tenemos que tener en cuenta la brecha digital de algunos usuarios que realmente les produce cierta ansiedad estos cambios, aunque sepamos que a medio plazo notarán los beneficios.

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Pilar Tornos

Comentaré como intentar implantar en una empresa privada la gestión de la información, gestión del conocimiento, etc., el conseguir que la información llegue a quién tenga que llegar y no se pierda por el camino...

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