La importancia de la gestión de la información en las organizaciones - BiblogTecarios

La importancia de la gestión de la información en las organizaciones

OrganizaciónVoy a hablaros de la información en el entorno empresarial. Desde el Business Intelligence, Cuadros de Mando, Datawarehouse o KPI, pasando por los flujos de información que hay en una empresa, gestión de la información, o vicios o manías a nivel informacional que suelen darse en las empresas. No me olvido de la Gestión del conocimiento, pero ya he hablado algo de ella en los posts sobre wikis o gestión documental aunque más adelante hablaré más sobre ello (intranets, etc).

Como son temas tan densos y es imposible comentarlos en un solo post, tengo intención de dilatarlos a lo largo de varios posts para facilitar su lectura. Espero que sea así.

En este primer capítulo hablaré sobre la gestión de la información en las organizaciones.

¿Qué es una Organización?

Podríamos definirla como un grupo de personas que trabajan juntas de un modo ordenado durante un periodo tiempo para conseguir una serie de objetivos.

Para conseguirlos, es necesario manejar la información de una manera coherente, saber qué información es la que vamos a necesitar en cada situación y donde encontrarla.

Esto es complicado, ya que en muchas ocasiones, dentro de la misma organización la información no fluye como debiera.

Hay información importante que podría servir para varios departamentos o áreas, por ejemplo, pero se queda en uno, no se comparte la información, unas veces por no saber como hacerlo y otras porque parece que da miedo el compartir información. En otras ocasiones, los trabajadores no saben a quién recurrir en según que situaciones, quién puede tener la información que necesitan o hay veces en que hay excesiva información y no se sabe muy bien cuál es la que puede hacer falta y cuál se puede eliminar, por no hablar de la, tan habitual, replicación o duplicación de la información en la organización, etc.

Por todo esto, gestionar la información que se maneja o se mueve por la organización no es fácil, por lo que es importante que las organizaciones se den cuenta de la importancia que tiene la información y su tratamiento y, que es necesario para su crecimiento el desarrollo de una estrategia informacional a través de sus profesionales de la información.

Según el Modelo de Itami, la información es fundamental en la organización de tres formas diferentes.

  • Tiene que tener la máxima y mejor información sobre el entorno que le rodea (mercado, legislación vigente que pueda afectarle, economía, tecnología, política, fuentes de información, tendencias, etc),
  • tiene que añadir aquella información que añada valor a la que se genera en su interior con el fin de generar conocimiento y ayudar en la toma de decisiones
  • ha de se capaz de proyectar esa información hacia el entorno, para tener una buena imagen desde el exterior y estar bien posicionada en la mente de los posibles clientes.

Para que la información llegue a los usuarios y satisfaga sus necesidades, son necesarios los Sistemas de Información. Estos serán los encargados de seleccionar, procesar y distribuir la información interna, externa y corporativa.

Con todo lo descrito, creo que es muy interesante y necesario si la empresa quiere mejorar su competitividad, la presencia de un gestor de información, una persona que se encargue de planificar y coordinar todos los recursos relacionados con la información y que participe en el diseño e implantación del sistema de información de la organización. De este modo, se ahorra tanto en recursos, como en tiempo, facilitando la labor de los usuarios a la hora de acceder a la información.

  1. La información tiene que considerarse como uno de los recursos principales de la empresa.
  2. La información de que dispone una empresa, y en particular los instrumentos para obtenerla, digerirla y proyectarla, tendrían que aparecer en su balance de activos.
  3. La información no es patrimonio de las personas o de los departamentos que la generan, buscan, almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la empresa en conjunto.
  4. La gestión de la información requiere una planificación en el ámbito de la empresa, no en el ámbito del departamento.
  5. La información que se utiliza en una empresa puede presentarse tanto de manera formal como de manera informal.
  6. La cuestión central no es de qué documentos disponemos hoy, sino cuáles son las actividades fundamentales de la empresa y qué información es necesaria para llevar a cabo estas actividades correctamente.
  7. Las tecnologías de la información no pueden continuar considerándose como meros instrumentos de reducción de costes.
  8. Durante el análisis y el diseño de un sistema de información, el acento se tiene que poner en los datos-información más que en los procesos-procedimientos.
  9. El objetivo del diseño de todo sistema de información debe ser el de satisfacer las necesidades de información del usuario.
  10. Si la sigla TI designa la disciplina de las tecnologías de la información, a partir de ahora, el esfuerzo se tiene que dirigir a entender mejor cómo usamos la información en las empresas, es decir, el peso tiene que recaer en la I.
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Pilar Tornos

Comentaré como intentar implantar en una empresa privada la gestión de la información, gestión del conocimiento, etc., el conseguir que la información llegue a quién tenga que llegar y no se pierda por el camino...

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