¿Podemos considerar a los documentalistas como parte de la gestión de la información en una empresa? Esta es la pregunta que me hago continuamente, y en ocasiones pienso que si, algunas veces me siembra la duda y pienso que quizás, que podemos ser útiles, pero existen ocasiones en las no lo tengo tan claro y cuesta ver hasta que punto puede existir esta relación.
Mediante esta reflexión intentaré aportar algo de luz y sentiros libre de opinar para conseguir una respuesta definitiva (o cerca).
¿Hasta que punto está relacionado en documentalista con el sistema de Business Intelligence de la organización?
Los sistemas de Business Intelligence nos proporcionan la habilidad para transformar datos en información y la información en conocimiento, de forma que se puede optimizar el proceso de toma de decisiones en la empresa. Pero para llegar hasta aquí, hace falta que se vayan depurando muchos datos y se sigue un proceso que, resumidamente sería:
Tenemos la información en bruto, ya sea en un ERP, ficheros de distinta naturaleza o bases de datos dedicadas. Estos datos, que hay que pulir, sufren un proceso ETL (Extraction, Transformation, Load), de:
- Extracción de la información de las distintas fuentes que se pueda tener (tanto internas como externas).
- Transformación, que consiste en el filtrado, depuración, homogeneización y agrupación de la información.
- Carga, que es la organización y actualización de datos y metadatos en la base de datos.
La información obtenida pasa a un almacén o contenedor de datos operacionales, llamado ODS (operational data store), intermedio entre la información en bruto y el sistema destino, que es el Datawarehouse.
El Datawarehouse es una base de datos corporativa que integra y depura información de una o más fuentes distintas para la gestión, control y el soporte a la toma de decisiones. Sería el almacén donde poder tratar y preparar los datos o información sin procesar para su posterior acceso por el resto de la organización.
Después, mediante una serie de herramientas, hacemos análisis, reporting, alertas, etc, y obtenemos la información que necesitamos (Ejemplos de estas herramientas serían por ejemplo, Microsoft BI, OBIEE de Oracle, Microstrategy, SAP BI, etc.).
Ejemplo Microstrategy:
Desde mi punto de vista, creo que los documentalistas podemos y debemos formar parte de este proceso. Podemos actuar sobre el datawarehouse mediante las distintas herramientas y obtener la información que necesitamos o que nos solicitan.
Es decir, si los documentalistas podemos gestionar la información dentro de la empresa, podemos mejorar los flujos de información, buscar y recuperar información o planificar y gestionar informes, memorias y estadísticas, entre otras cosas, sí que podemos manejar la información de estos sistemas, crear informes, documentos, métricas, indicadores, etc., porque lo que gestionamos, al fin y al cabo, es información.
El ejemplo sencillo y habitual en multitud de empresas es cuando desde la organización solicitan un informe de algo en concreto, y creo que estaría dentro de nuestras competencias el realizar la solicitud al sistema del informe con sus métricas, indicadores, filtros, etc. Una vez tenemos el informe generado por la plataforma de BI elegida por la empresa, también estaría dentro de nuestras competencias el hacer un análisis de los datos extraídos para depurarlos y entregarle esa información al usuario de la forma más sencilla posible.
Todo esto podemos completarlo con más información que creamos que le puede ser de utilidad a nuestro usuario, incluso hacer benchmarking, para ver otras organizaciones como trabajan, que tienen mejor que nosotros y que peor, etc., y de estar forma darle, todavía, más información al usuario, una información que le puede ayudar a hacer mejor su trabajo, y por tanto mejorar la organización. Para eso sí que es cierto que necesitamos conocer muy bien nuestra empresa y todos los procesos que fluyen en ella, con el fin de tener una visión muy amplia de la misma.
En definitiva, creo que es un campo que podríamos también aprovechar en las empresas, ahora solo queda que nos den esa oportunidad y vean esta labor como el valor añadido que realmente es para nuestra organización
