Auditoría documental en la empresa: apuesta ganadora

Auditoría informaciónLa auditoría de información es un proceso bien conocido en el ámbito de la gestión documental. Aporta una visión integral e instrumental a la gestión de la información. Proporciona las claves para entender qué información es vital para una organización y por qué, pero además la evalúa, la mide y determina la información crítica. Establece los contenidos que aportan valor a la organización y aquellos específicos para colectivos de usuarios y/o clientes, sobre la base de un análisis organizativo previo.

Dado el debate generado durante el taller sobre gestión documental en la empresa, en este post complementario al de ayer vamos a ver cómo se puede aplicar la auditoría de información al mundo empresarial y sus ventajas.

La auditoría de información en la empresa es una metodología de gestión de amplia cobertura que investiga y examina. Es importante para todos aquellos que tengan relación con la información en la empresa, ya sean productores, usuarios o gestores de la misma. Toma su nombre de la clásica auditoría contable (pues tiene elementos de ella), pero, a diferencia de ésta, no se realiza por imperativo legal. Algunos de sus componentes principales son:

  • Evaluación del servicio de información (si existe como tal en la empresa). En caso de no existir, se evaluarán las necesidades informativas de la organización y la relación de los miembros de ésta con la información (dificultades, prácticas habituales, nivel de formalización de las mismas…).
  • Análisis de los recursos informativos disponibles y su uso dentro de la empresa.
  • Análisis del ciclo informativo y su relación con la cultura de la empresa.
  • Estudio y mapeado de los flujos de trabajo.
  • Estudios de usuarios.
  • Encuestas de satisfacción.

En el ámbito de la gestión documental, no disponemos de normas generalizadas para realizar la auditoría de información. Sin embargo, es importante realizarla (y paso ineludible si vamos a crear o poner en marcha un archivo de empresa) porque  nos ayudará a identificar posibles ineficiencias, y a anticipar soluciones relacionadas con procesos, políticas, funciones, métodos y tareas de áreas diversas de la organización. En definitiva, evaluar de forma regulada para mejorar cada vez más la calidad de los procedimientos.

Sus ventajas para una mayor eficacia en la gestión global de la empresa resultan evidentes. Las más importantes son:

  1. Gestión más racional de los recursos, con el subsiguiente ahorro de costes.
  2. Identificación de amenazas, con la consiguiente facilidad para la reducción de riesgos.
  3. Aumento de la capacidad de respuesta por parte de la empresa (la información adecuada llega a aquellos que la necesitan).
  4. Uso más adecuado de la información en procesos clave de negocio.
  5. Conocimiento real de los costes y efectividad de uso de la información.
  6. Incremento de la proporción de activos valiosos de la empresa en los que contribuye de forma decisiva la información.
  7. A largo plazo, mejora la gestión global de la empresa, fortaleciendo su cultura de trabajo interna e incluso su imagen de marca (una empresa que apuesta por la calidad a escala global es más atractiva y robusta en el mercado).

Como vemos, se trata de un proceso no menor, que tiene una incidencia global en la gestión del conocimiento dentro de la empresa. La información es siempre un valor: cuanto más y mejor sepan manejarla gestores y trabajadores, mayores beneficios obtendrá la empresa. En su día a día y en sus balances de ganancias. Porque supone ahorro de costes y optimización de procesos: una inversión que incrementará el valor del producto o servicio que la empresa genera.

Para aquellos lectores que deseen profundizar más en este tema, recomiendo el libro de Cristina Soy: Auditoría de la información: análisis de la información generada en la empresa,  cuyas aportaciones han sido fundamentales para la elaboración de este post.

 

The following two tabs change content below.

Laura Novelle

Documentalista, formadora y consultora docente
Documentalista, consultora, formadora e investigadora. Licenciada en Historia y Especialista en Gestión documental. He ejercido como docente en universidad pública y como documentalista (tanto en centros públicos como privados). Nací con discapacidad, por eso en este blog encontraréis aspectos relacionados con la accesibilidad, pero también sobre el libro y las bibliotecas, el proceso de edición, las fuentes de información y en general, sobre todas las implicaciones sociales de esta maravillosa profesión.
%d personas les gusta esto: