Repasando Términos de Tecnología Documental - BiblogTecarios

Repasando Términos de Tecnología Documental

En ocasiones se maneja indistintamente o erróneamente términos como “Gestor de Contenidos”, “Gestor Documental”, “ECM”, “Repositorio Digital”… Esta confusión se debe tanto a desconocimiento como a problemas de traducción, a criterios diferentes según el perfil profesional, a que existen productos “compuestos” que incluyen varias funciones o incluso a intereses comerciales que utilizan el nombre más “vendible”. Repaso a continuación alguno de los términos más habituales en el ámbito de las tecnologías para manejar documentos y las relaciones entre ellos. Aunque no hay unas denominaciones “canónicas”, sí hay cierto consenso general, y clasificaciones más fiables y sistemáticas que otras.

ECM (Enterprise Content Management, Gestión de Contenido Empresarial)

Esta denominación se referiría toda la familia de productos que manejan “contenidos”, entendido en un sentido amplio como “información no estructurada”, lo que incluiría documentos, informes, páginas web, imágenes, etc. Lo importante a destacar es que no hace referencia a un “tipo de producto” sino a “familia de productos” o tecnologías. Definir un producto como “un ECM” sería tan ambiguo y genérico como definir algo como “vehículo” (¿barco? ¿Avión? ¿Tren?..). En cuanto a Enterprise, por supuesto no hace referencia al uso “privado”, usándose indistintamente los mismos productos en empresas, instituciones, ONG, etc., cada uno adaptado a sus necesidades.

Según Wikipedia (https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management):

Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos. ECM cubre la gestión de la información en todo el ámbito de la empresa, si la información se presenta en forma de un documento en papel, un archivo electrónico, un flujo de impresión de base de datos o incluso un correo electrónico.

Una forma posible de representar los distintos productos sería la siguiente:

Productos Familia ECM

Familia ECM

 

Las intersecciones reflejarían los elementos o funciones comunes a cada tipo de producto, y el tamaño, la importancia o difusión. En el esquema se refleja que el Gestor Documental (o DMS: Document Management System ) es el núcleo en el sentido de que todos los productos requieren almacenar o acceder a los documentos/objetos y además sería el punto básico para empezar, ya que todas las entidades manejan documentos y pueden beneficiarse del uso de un DMS. El uso de otros tipos de productos puede depender de las necesidades y de los volúmenes, que justifiquen automatizar un proceso o actividad.

A continuación se comentan los principales tipos de productos:

Digitalización y Captura Avanzada

Esta categoría incluye productos orientados al tratamiento automático de documentos digitalizados. Es decir, el proceso de digitalización con escáner (o importación desde carpetas del disco, correos o fax), la clasificación automática de los documentos (asignándoles un tipo documental), la extracción de metadatos del documento según el tipo y formato y por último la inserción del documento (junto con toda la información obtenida) en el gestor documental o el envío a otros sistemas. Según la capacidad del producto, podrá reconocer únicamente documentos con un formato fijo (como formularios), cubrir un formato ligeramente variable (documentos semiestructurados como una nómina o factura) o formatos totalmente abiertos (como un poder notarial, escrituras o una carta de reclamación).

Los más avanzados permiten el aprendizaje automático a partir de ejemplos seleccionados y de la práctica, en función de las correcciones que puedan realizar los operadores de los documentos erróneos. Este volumen de documentos erróneos oscilará según la complejidad y variedad de documentos, pudiendo llegar a ser solo un 2%. Normalmente desplegados en centros de custodia de documentos, como parte de sus servicios, o en centros de tratamiento de tipo “BackOffice”, donde se digitalizan, clasifican y catalogan automáticamente decenas de miles de documentos al día. Dado que suelen tener un modelo de licencia por página tratada, no se requiere tener grandes volúmenes para justificar su uso. Estos sistemas están descritos en más detalle en un artículo previo (http://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/clasificacion-automatica/).

ERM/COLD

Este tipo particular de gestores documentales, los ERM/COLD (Enterprise Report Manager/Computer Output Laser Disc) o “Gestores de Informes” almacenan decenas y cientos de millones de documentos (generalmente correspondencia, facturas, extractos, declaraciones de la renta) compuestos de forma masiva por grandes instituciones o empresas. Para manejar esos enormes volúmenes, utilizan formatos especiales y funciones mucho más limitadas que un gestor documental normal, con el objetivo de conseguir grandes velocidades y ahorro de almacenamiento. Están descritos en más detalle en un artículo previo (http://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/gestores-documentales-erm-cold/)

Bussines Process Management/Gestión de Procesos de Negocio

Este tipo de herramientas de BPM (https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_management) permite modelar distintos procesos, definiendo los estados de los mismos, actividades a realizar, usuarios que deben actuar en cada momento y sistemas externos a los que invocar. Así por ejemplo un proceso de solicitud de baja por enfermedad podría componer un correo electrónico de notificación, asignar una tarea de revisión a un médico, conectarse a las ordenadores de la Seguridad Social para cambiar el estado del trabajador y activar una alarma para que, si no se ha revisado el expediente en un número de días, se dispare la alarma.

Dado que la mayoría de los procesos tiene un soporte documental (un documento, ya sea en papel, electrónico o grabación, puede iniciar el proceso o cambiar su estado, debe recogerse una serie de documentos para avanzar al siguiente estado, etc…), muchos gestores documentales incluyen un módulo de BPM para gestionar esos flujos. No obstante existen productos especializados en BPM que lógicamente ofrecen mayor potencia en general, y que además permitirían conectarse a distintos gestores documentales y herramientas de documentación, aunque generalmente carecen de las ventajas de la integración nativa que ofrece un BPM integrado con su gestor documental. Dentro delos productos OpenSource puede citarse: jBPM (https://es.wikipedia.org/wiki/JBPM) o Bonita BPM (https://es.wikipedia.org/wiki/Bonita_Open_Solution). Entre los productos con licencia propietaria puede citarse a Bizagi (https://es.wikipedia.org/wiki/Bizagi) o Processmaker (http://www.processmaker.com/).

Gestión de Casos (Case Management)

Los BPM tradicionales, aunque permitían modelar de forma exhaustiva procesos complejos, tenían el inconveniente de la complejidad y rigidez. Cuando un proceso no está totalmente definido, tiene muchas excepciones o casuísticas, es relativamente sencillo o requiere interacciones no previstas, los BPM tradicionales pueden resultar poco adecuados. En estos últimos años ha surgido una familia de aplicaciones informáticas llamados “Case Management” que, de forma MUY simplificada, podríamos denominar como “BPM ligeros”.

Permiten modelar la tramitación de casos/expedientes, pero dejando más flexibilidad. Así, por ejemplo la tramitación de una urgencia sanitaria podría implicar, a partir de un documento original (la llamada) iniciar un proceso que, además de notificar automáticamente a varios equipos, permita que estos llamen o notifiquen a otros (almacenando estos nuevos documentos en el expediente), reasignen tareas a otros equipos, incluyan documento adicionales no previstos, etc.

Al igual que los BPM, suelen ser ”documento-céntricos” por lo que diversos fabricantes ofrecen productos de Gestión de Casos como módulos adicionales a sus gestores documentales, disponiéndose igualmente de Gestores de Casos como producto independiente no ligado a gestores documentales. Entre los productos comerciales, ligados a gestores documentales, podemos citar a Documentum xCP (http://www.emc-ilm.com/enterprise-content-management/documentum-xcp.htm)  y IBM Advanced Case Management (http://www.ibm.com/analytics/us/en/technology/advanced-case-management/). Entre los productos OpenSource puede citarse CaseBox (https://www.casebox.org/)

Colaboración

Las herramientas de colaboración incluyen distinto número de diferentes funciones que permiten poder trabajar y colaborar a los miembros de una institución o un equipo de proyecto. Esto incluye elementos como las Wiki, blog, calendarios compartidos, documentación compartida, mensajería.

Muchas de esas funciones pueden estar disponibles como productos independientes (hay productos para elaborar Wikis como Wikipedia, para creación de blog, mensajería, etc.) pero la ventaja de las herramientas de colaboración es que ofrecen todos esos servicios ya integrados en uno solo, no hay que instalar varios productos e integrarlos (algo que no siempre es posible). Así, por ejemplo podría crearse una Wiki cuyas páginas referencien documentos de un proyecto, citas conteniendo referencias a la reunión descritas en un blog para su debate previo, etc. A cambio, en muchos casos sus posibilidades en cada ámbito no son tan potentes como los de cada uno de los productos especializados.

Algunos ejemplos de este tipo de productos son: Sharepoint (https://products.office.com/en-us/sharepoint/collaboration), Jive (https://www.jivesoftware.com/products), Google Docs (https://docs.google.com) o Exo (https://www.exoplatform.com/)

I.R.M. (Gestión de Derecho a la Información)

Aunque poco extendidos, es interesante citar los sistemas de Gestión de Derecho a la Información (IRM: Information Rights Management). Permiten controlar quién puede hacer qué operaciones sobre qué documentos (o incluso partes del documento). Es decir puede definirse que un grupo de usuarios pueda ver un documento pero no editarlo o copiarlo, o imprimirlo. O que otro grupo no vea las páginas donde hay información confidencial (económica o médica por ejemplo) o que para algunos usuarios, si imprimen aparezca una marca de agua con su nombre y fecha sobre el documento.

Lo interesante es que este control puede ejercerse no solo mientras están en el gestor documental, sino incluso después de enviarlos por correo electrónico. Pudiéndose variar los permisos dinámicamente, de forma que, por ejemplo, a un usuario que deja de pertenecer a una empresa o institución, podría retirársele los permisos sobre documentos que están guardados en su ordenador particular. Están descritos en más detalle en un artículo previo (http://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/herramientas-gestion-del-derecho-la-informacion-irm/).

Buscadores

Son de todos conocidos y usados los diversos buscadores existentes en Internet. No obstante hay que recordar que además de ese uso “público”, es habitual la instalación de buscadores “privados” para poder buscar dentro de la documentación y páginas de la intranet de una institución. Además del muy extendido producto OpenSource Solr (basado en el motor Lucene: http://lucene.apache.org/ ) existen diversos productos de búsqueda que pueden instalarse en una institución para disponer de un buscador interno, como Autonomy (http://www.autonomy.com) o Xapian (https://xapian.org/).

Existen además alternativas “empaquetadas”: Google ofrece un producto llamado Google Search Appliance (https://enterprise.google.com/search/products/gsa.html ) consistente en un ordenador con el motor de Google ya instalado y optimizado, de forma que solo debe arrancarse el ordenador en la red de la institución y configurar los elementos y páginas locales a rastrear y buscar.

Todo ello hablando de motores de búsqueda “aislados”. Además, parte de los gestores documentales y productos citados incluyen incorporado un motor de búsqueda por texto libre, que permite complementar las búsquedas de los documentos almacenados por otros criterios (jerarquía de carpetas, metadatos, etc.).

Gestión de Contenidos (C.M.S.)

Aunque en ocasiones se utilizan como, o confunden con, gestores documentales, el objetivo principal de los gestores de contenidos (CMS: Content Management System) es la PUBLICACIÓN de “contenidos”, que en el caso más general, podemos asimilar a artículos o “post” acompañados de imágenes. Ejemplo de ello son este mismo blog, pero también los catálogos y webs de muchos fabricantes e instituciones.

Aunque en los CMS puede definirse versiones y puede definirse metadatos como en los gestores documentales, carecen de otros elementos que se encuentran en estos, como un modelo de seguridad avanzado basado en ACL, la posibilidad de crear una estructura jerárquica de acuerdo a las necesidades de la organización (Fondos-series, carpetas, estructura organizativa de la entidad, etc.), posibilidad de modelar tipos documentales y procesos de forma sofisticada, posibilidades de búsqueda, etc.

Ejemplos conocidos de CMS con licencia OpenSource son WordPress (https://es.wikipedia.org/wiki/WordPress) o Drupal (https://es.wikipedia.org/wiki/Drupal) o LifeRay (https://es.wikipedia.org/wiki/Liferay) entre otros. Dentro de los productos comerciales puede citarse por ejemplo a Fatwire ( http://www.oracle.com/us/corporate/acquisitions/fatwire/index.html ) o Sitecore (https://es.wikipedia.org/wiki/Sitecore) entre otros muchos.

Gestión de Registros (Record Manager)

La Gestión de Registros incluye las funciones relativas a la conservación y ciclo de vida del documento, de forma que se asegure la conservación de los documentos mientras sea necesario, la adecuada destrucción cuando deba hacerse por motivos legales (o de optimización de espacio) así como la no manipulación mientras se encuentra almacenado en el sistema, ni siquiera con los usuarios o administradores con máximos permisos. Es algo muy ligado al gestor documental, de hecho especialistas como Carlota Bustelo lo consideran parte intrínseca del gestor documental, tanto por la necesidad de gestionar qué se almacena y cuando destruir (los documentos no pueden almacenarse indefinidamente y no es operativo borrarlos a mano) como por el sentido del término original (Record Manager) ya que en el mundo anglosajón, el término “Record” sería casi intercambiable con “Documento”.

En este escenario, algunos fabricantes ofrecen módulos adicionales a su gestor documental para Gestión de Registros y otros ofrecen productos con entidad propia, que pueden gestionar registros en diversos tipos de gestores documentales, incluso en otros sistemas, como carpetas de red o buzones de correo. Otra característica diferenciadora importante sería la capacidad para gestionar solo registros electrónicos o la gestión de registros físicos, es decir de los papeles, permitiendo modelar las posibles ubicaciones o centros de custodia con diversa granularidad (almacén-pasillo-estantería-balda-caja-archivados..), la gestión del préstamo y desde luego la gestión del expurgo físico.

Y, finalmente,

Gestor Documental

Después de dar vueltas alrededor de las distintas familias de productos, llegamos el Gestor Documental (o DMS:Document Management System). La principal función del mismo será el almacenamiento de los documentos, con sus metadatos asociados, distribuidos generalmente en una estructura jerárquica (que podrá representar el organigrama departamental, geográfico o funcional de la empresa, tipologías de procesos, etc.) y siempre con su seguridad, que es un elemento vital y uno de los elementos más complejos de los gestores documentales ( http://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/seguridad-en-gestion-documental/). Según las capacidades del gestor existirán más o menos posibilidades de modelar los tipos documentales y los contenedores de los mismos, así como la posibilidad de buscar de acuerdo a diversos criterios o lanzar tareas de forma automática.

Dada su función como centro aglutinador de múltiples procesos y productos, son críticas sus posibilidades de integración, de forma que otros sistemas pueden conectarse al gestor documental para insertar automáticamente documentos, cambiar el estado de los mismos o buscar si un documento o expediente está disponible.

Un caso particular de los gestores serían los gestores documentales personales, que ofrecen las posibilidades de un gestor documental pero exclusivamente para una persona. Como describía en una entrada anterior (http://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/gestores-documentales-personales/), aunque pueda parecer un contrasentido, pueden tener gran utilidad incluso para una sola persona.


Nota: Respecto a los enlaces, tanto de términos como de productos, he optado por buscar e incluir la referencia más completa y con mayor claridad, lo que implica en algunos casos utilizar Wikipedia en castellano, en otros Wikipedia en inglés y en otros la url del fabricante (en ese orden de preferencia). En cuanto a las referencias a los artículos internos dentro de Biblogtecarios el objetivo es dar una visión más coherente al conjunto de artículos sueltos publicados, así como permitir ampliar la información en el caso de los temas ya tratados.

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Joaquín Hierro

Tras muchos años trabajando en software de gestión documental de diverso tipo, actualmente defino estrategia y elijo productos de gestión documental para una multinacional española. Mi colaboración en Biblogtecarios se orienta a analizar y difundir tecnologías y soluciones disponibles para un documentalista del siglo XXI.

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