“La Biblioteca de Babel” o cómo sobrevivir en un mar de siglas y términos de gestión documental. - BiblogTecarios

“La Biblioteca de Babel” o cómo sobrevivir en un mar de siglas y términos de gestión documental.

Este artículo reflexiona sobre la confusión que provoca tanto el exceso de siglas referentes a productos, tecnologías y estándares como las diferentes interpretaciones que hay acerca de los términos y conceptos habituales en el mundo de la gestión documental.

Como paso previo, dado que es mi primera colaboración en Biblogtecarios, además de agradecer al equipo su confianza al incorporarme al grupo, quería presentar las características de mis colaboraciones.

Pretendo repasar diversas tecnologías y productos, en algún caso poco conocidos y en otros casos muy utilizados pero no siempre bien aprovechados. Para ello seguiré varios criterios:

  • Claridad: exponiendo las ideas de la forma más clara y comprensible, aunque no sea en la forma “oficial”, pero al mismo tiempo profundizando. En muchos casos las cosas son más sencillas de lo que parecen.

  • Interactividad: recogiendo ideas y sugerencias sobre temas o enfoques de los mismos.

  • Heterodoxia: ¿Realmente hay que hacer las cosas “como se hacen habitualmente”?  ¿Hasta qué punto no se extienden “modas” sobre tecnologías o profesiones? Trataré de hacer de “abogado del diablo” y de la forma más objetiva y racional posible, pensando siempre en el sentido y utilidad de las mismas.

  • Uso del castellano: Procuraré utilizar siempre términos en castellano, aunque en ocasiones es más habitual el inglés.

Imagen Torre de Babel Edad Media

“Mensaje en una Botella”

Entrando ya al fondo de la cuestión, ¿qué hacer si nos llega un mensaje como el siguiente? (dejando al margen el pensar en suicidarse u otras medidas igualmente desesperadas ):

“En este centro se va a implantar el Gestor Documental XYZ, que cuenta con funciones completas de manejo de documentos, versionado, es multilingüe, autenticación contra ldap, generación de PDF/A, exportación a XML y soporta interfaz CMIS. Además se instalará lo módulos adicionales de RM, IRM, DAM, ERM, Imaging, BPM y Case Management. Tu, como responsable de documentación, serás el encargado de su puesta en marcha”.

Este mensaje no es ciencia ficción, no sólo porque existen todos estos productos y complementos (conozco al menos un fabricante que tiene todos estos módulos y varios que tieneN la mayoría de ellos) sino porque no sería la primera vez que en una institución se eligen productos sin contar con los responsables de los mismos, ya sea por criterios corporativos, intereses “oscuros” o buena fé ( recuerdo un caso en que tras varias reuniones y presentaciones de un producto a un bibliotecario municipal, con él ya decidido a elegirlo,  el concejal apareció con un producto diferente diciendo “te hemos comprado este producto”)

En nuestra vida profesional nos encontramos en ocasiones frente a la necesidad de analizar si necesitamos una herramienta, elegir entre varios productos o seleccionar un curso de capacitación.

Y, en escenarios como estos, nos vemos frente un mar de términos y siglas no siempre dominados o claros. Y lo que es peor, muchas veces pensamos que sabemos de qué se habla, y estamos equivocados.

Utilizando como base el mensaje para esta reflexión , yo distinguiría 3 aspectos a analizar:

  • Los tipos o familias de productos.

  • Los estándares que cumple un producto concreto.

  • Los términos “conocidos” pero que no siempre significan lo que pensamos.

“Todos los nombres”

Empezando por los tipos o familias de productos. Cuando oímos hablar de RM, DAM, IRM, DRM, ERM, BPM, ..¿Tienen sentido? ¿Nos ofrecen algo útil o realmente hablamos “del mismo perro con distinto collar”?

Los cambios, tanto por las tecnologías disponibles como por las formas de utilizarlas y por la legislación que las apoya, han provocado que surjan nuevos productos y usos de los mismos. Por ejemplo en EE.UU., los atentados del 11S provocaron que se promulgara la ley Check21, que, unido a la proliferación de teléfonos inteligentes (smartphones),  ha desembocado, en que actualmente es posible depositar un cheque en un banco a través del teléfono móvil. Todo esto implica herramientas y productos para limpiar y procesar  la imagen, encriptarla, enviarla, convertirla, hacer OCR, etc.

En otros casos nos encontramos con viejos conocidos. Las siglas ERM (Enterprise Report Management, que podría traducirse libremente por gestión empresarial/corporativa de impresión) corresponde al clásico COLD (Computer Output Laser Disc), un nombre muy poco afortunado, ya que hace años que no se utilizan ese tipo de discos para guardar información. Parecía un cambio lógico.

Por último, nos encontramos con aspectos más comerciales, donde se ofrece como nuevo producto uno clásico, “embellecido” con una nueva designación y 4 funciones realmente nuevas.

En este aspecto, seguirán lloviendo continuamente siglas y términos, tanto comerciales como técnicos, para cubrir nuevas funciones. Es algo consustancial a los cambios de costumbres y especialmente a las tecnologías disponibles.

Cartel con Palabras

“Grandes Esperanzas”

El apartado de los estándares parece más claro. En ellos se especifica lo que debe hacerse, y cómo, nos dan cierta fiabilidad y parecen garantizar el producto.

Sin embargo, no es tan sencillo.  Para empezar, ¿Qué gano con que el producto cumpla un estándar?

Si el estándar se refiere a funciones cubiertas por el producto o a la calidad de su construcción (DOD-5015.2, Moreq, ISO 15489,..) parece deseable. Indica que se ha construido siguiendo unas recomendaciones, de forma que será mejor y no olvidará elementos importantes en su concepción.

Si el estándar se refiere a algún tipo de comunicación o interoperabilidad ya estamos en otro terreno.

Lo primero que habría que preguntarse es, ¿Realmente facilita la comunicación?. Por ejemplo, decir que “se utiliza XML” no asegura prácticamente nada, sólo describe la estructura básica de la información, no realmente la información contenida. Dos sistemas pueden importar y exportar documentación como XML y ser totalmente incapaces de entenderse. Hacen falta más detalles y asegurar que se habla exactamente de lo mismo.

Una vez comprobado que realmente permite comunicarse, ¿Lo utiliza alguien este estándar? Muchos estándares han pasado por la vida “sin pena ni gloria” y prácticamente sin productos que los implementen. ¿Para qué nos sirve si no hay nadie con quien comunicarse?

Una vez comprobado que se utiliza (y especialmente que lo utilizan aquellos con quien nos comunicaremos realmente), hay otro paso:

¿Cuanto del estándar se cubre realmente? Muchas normas no obligan a cubrir todas las funciones incluidas, solo indican que, SI se cubren, deben hacerlo de este modo concreto. Con lo cual, el simple cumplimiento de una norma no siempre nos dice todo, puede cubrir sólo una pequeña parte, limitando las funciones disponibles.

Como ejemplo, incluyo una referencia al estándar SKOS de intercambio de tesauros. Es un estándar apoyado por una institución importante como es la W3C y razonablemente joven, por lo que no debería arrastrar inconsistencias antiguas, y sin embargo, si comparamos implementaciones y vocabularios cubiertos, veremos que la comunicación no es trivial:

http://www.w3.org/2006/07/SWD/SKOS/reference/20090315/implementation.html

Y esto simplemente respecto a la sintaxis, si además se añade la forma en que se representa algunas relaciones y conceptos:

http://lab.usgin.org/book/usgin-skos-vocabulary-service-profile-home/examples-skos-concept-encoding

veremos que la “estandarización” debe ser considerada con mucho cuidado.

Por último, y esto es aplicable tanto a normas referentes a comunicación como a normas referentes a construcción/funciones, ¿Quién ha comprobado que ese producto cumple esa norma? En algunos casos, sí existe una entidad certificadora (como en DoD 5015.2), pero en otros casos (como Moreq) no existe, por lo que no podemos estar seguros de que realmente cumpla el estándar.

Vemos por tanto que es un terreno más “resbaladizo” de lo que parece sobre el que no hay que confiarse.

“Las Amistades Peligrosas”

Creo que de todos los elementos, este es el peor. Al igual que ocurre con los “falsos amigos” en los idiomas (Carpet=¿Carpeta?, constipated=¿constipado?) en ocasiones nos fiamos de los términos, “porque son conocidos”, para descubrir que no siempre se interpreta exactamente lo mismo.

Empezando por el propio concepto de gestor documental. ¿Qué incluye un software de gestión documental, o DMS (Document management system?.

  • Según Wikipedia ( http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system ), debe contener las funciones:

    • Metadata, integración, captura, indexación, almacenamiento y recuperación, distribución, seguridad, workflow, colaboración, búsqueda, publicación, reproducción

  • Según AIIM (http://www.aiim.org/What-is-Document-Management):

    • Indexación, versionado, bloqueo, indexación, trazas, anotaciones, almacenamiento y recuperación, seguridad (Es decir la captura, colaboración y workflow se asociarían a productos ECM)

Y así podríamos buscar definiciones en Internet, encontrando muchos matices y grandes diferencias sobre lo que es un Gestor Documental (Document Management System DMS).

Acercarnos a la lista de funciones, aunque ayuda y acota de qué estamos hablando, tampoco nos proporciona excesiva seguridad. Centrándose en solo dos de los términos que he incluido en ese mensaje hipotético:

  • Multiidioma: Se asume que quiere decir que “el producto soporta diferentes idiomas”, bien, pero ¿cómo exactamente? ¿Se elige un idioma al instalar que todos los usuarios utilizarán, por lo que no pueden conectarse 2 usuarios con diferentes idiomas? ¿Puede instalarse varios idiomas y activar uno u otro? ¿Cada usuario puede elegir su idioma y conectarse simultáneamente? ¿Se refiere a los literales presentados o a los valores introducidos? (soporte de caracteres nacionales, formatos de fechas y horas, moneda, …)

  • Versionado: Se asume que gestiona la creación de versiones de los documentos, pero ¿Se crean automáticamente al subir una nueva versión/copia del documento o se controla a voluntad? ¿Puede dejarse bloqueado el documento varios días mientras editamos la nueva versión? ¿Se versiona metadatos o solo los documentos? ¿Pueden ver los usuarios los cambios mientras está bloqueado el documento?

Las distintas interpretaciones anteriores son habituales y los distintos actores relacionados con su venta, instalación, parametrización y uso pueden usar una diferente.

“Metodología de Encuestas”

Con el objetivo de recoger información sobre el conocimiento, experiencia y criterios que tenemos cada uno acerca de distintos términos y herramientas, he preparado un cuestionario cuyos resultados compartiré próximamente. Creo que las conclusiones pueden ser interesantes.

Además, serviría para orientar próximos artículos en Biblogtecarios, ya que entre la información recogida, se pediría “votar” sobre los temas acerca de los cuales se desearía obtener más información.

Agradecería a quien haya tenido paciencia para leer hasta aquí que cumplimente el cuestionario:

https://docs.google.com/forms/d/1nZzEvivNlY-KNUllqvdBDIpPAKm6J9OEqTEoqpHpvi4/viewform

 “¿Qué hacer?”

Si de las reflexiones anteriores se deduce

  • que seguirán apareciendo nuevas siglas y familias de productos,

  • que los estándares (que en teoría proporcionan más precisión y formalidad) no nos ofrecen la seguridad esperada (ya sea porque son muy “permisivos” o porque no está clara la certificación) y

  • que los términos habituales son engañosos,

¿Cómo convivir con todo esto?

Al igual que en el caso de las dietas, me temo que no hay “solución mágica”. Y, al igual que en las dietas, es importante el ejercicio (mental) habitual y una ingestión equilibrada y periódica (de términos y conceptos).

No es mi objetivo vender “dietas milagrosas” si no alertar sobre el riesgo de estas confusiones, y ambigüedades, que lamentablemente muchas veces descubrimos cuando el sistema ya está comprado, o hemos hecho un curso que no es lo que pensábamos, o hay que rehacer un proyecto porque “se cae por la base”.

Creo que la actitud a tomar podría resumirse en dos palabras: Curiosidad e Inconformismo.

  • Curiosidad para informarse acerca de  los distintos términos y productos, especialmente antes de que nos sean necesarios, comparar experiencias con colegas para ver el resultado obtenido, leer análisis, etc.

  • Y sobre todo inconformismo, para seguir preguntando cuando en teoría está claro todo, “bien, pero ¿Qué significa exactamente que soporta XYZ?”, ”A ti te funciona bien/mal, pero exactamente en qué condiciones y operaciones”, “¿Cómo se comporta en esta situación?”, “¿Qué ocurre sí ..? ”

Esta actitud nos ayudará a evitar problemas y nos ahorrará mucho tiempo.

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Joaquín Hierro

Tras muchos años trabajando en software de gestión documental de diverso tipo, actualmente defino estrategia y elijo productos de gestión documental para una multinacional española. Mi colaboración en Biblogtecarios se orienta a analizar y difundir tecnologías y soluciones disponibles para un documentalista del siglo XXI.

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