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Gestores Documentales Personales

¿Tiene sentido un Gestor Documental “Personal”?

A primera vista, parece que “personal” y “Gestor Documental” son conceptos contradictorios. Un gestor documental está pensado para manejar un gran número de documentos, compartirlos entre muchas personas, gestionar la seguridad de acceso y el histórico de versiones, etc. ¿Se justifica uno para el uso de una sola persona? Vamos a ver que no solo se justifica, sino que es muy útil, aunque por supuesto con ciertas condiciones.

A qué podemos llamar un “Gestor Documental Personal”

Desde luego, se puede realizar una instalación completa de un sistema como Documentum o Alfresco en varios servidores y utilizarlo en exclusiva una sola persona, pero eso no podría denominarse “Gestor Documental Personal” sino “Derroche Inútil de Medios”. Estamos hablando por tanto de un sistema que pueda instalarse y utilizarse en un único ordenador, incluso en un portátil que pueda llevarse a cualquier sitio.
Además, esa utilización no debe paralizar todo el ordenador, debe ser lo más ligero posible, para limitar el impacto en el resto de aplicaciones que utilice el usuario. Idealmente debería estar funcionando todo el tiempo (o arrancar muy rápido) para que su uso sea cómodo, al igual que utilizamos un tratamiento de textos o un navegador.

Por último, aunque no como requisito obligatorio, sería conveniente que fuera “portable”, de forma que pueda copiarse entre equipos o llevarse en un disco externo. También sería recomendable que se contara con un sistema de sincronización o importación/exportación con otros gestores, para poder utilizarlo sin conexión.

Escenarios de uso

Contamos entonces con una herramienta que, de forma ligera, nos permite almacenar documentos, clasificarlos y describirlos de acuerdo a metadatos específicos de cada tipo, asignarles seguridad, crear expedientes con conjuntos de documentos, crear y gestionar versiones de los documentos, controlar su ciclo de vida y expurgo, etc. Es decir las funciones habituales de un gestor documental (Wikipedia).

¿Por qué entonces no usar “el gestor documental de la institución”?

Para empezar, porque en muchos casos no existe “la institución”. Dada la crisis, la precarización del trabajo y la evolución de las relaciones laborales y forma de trabajo, cada vez más profesionales trabajan como consultores independientes/freelance/autónomos, de forma que no hay institución o departamento de informática o de documentación.

Sin embargo, ese profesional independiente necesita igualmente preparar documentación (ya sea facturas o informes), controlar versiones (¿Quién no ha acabado con una carpeta del disco llena de archivos con nombres como “Informe v 1.0.doc”, “Informe v 1.1.doc”,…?) y localizar documentos (por criterios que no sean solo el nombre del archivo).

Desde luego, este escenario también aplica a individuos que aunque no sea por criterios “profesionales” o “laborales” deseen manejar documentos, por ejemplo estudiantes que necesitan guardar o estructurar sus trabajos o preparar una tesis, particulares que quieran gestionar colecciones (aunque en este escenario existen algunos productos orientados a la fotografía, no siempre cumplen los criterios que uno requiere).
Puede verse que en el escenario de una persona aislada, adquiere mucho sentido el disponer de un “Gestor Documental Personal”, pero incluso cuando hay “institución”, hay otros escenarios en que sigue siendo necesario.

En muchos casos, solo está definido el almacenamiento de documentos de unas tipologías o procesos de negocio dados, quedando el resto excluido (o en fase de desarrollo), lo que implica que el resto de los documentos acaben siendo gestionados malamente en una carpeta del disco (por ejemplo se guarda la documentación contable, como facturas, contratos, etc.,  pero no la documentación técnica o legal).

Otro escenario que hay que tener en cuenta es que, aunque con el modelo “siempre conectado” que se está extendiendo nos olvidemos de ello, el gestor documental no siempre está accesible cuando se sale fuera de la oficina (ya sea por motivos de seguridad, ancho de banda, conectividad a internet, etc.) lo que hace que no tengamos acceso a expedientes, normativas o documentación técnica de la institución. En ese caso, el poder replicar parte de la información y disponer de un subconjunto de los documentos de forma local y desconectada es muy útil.

Por último, hay que recordar que hasta que está definida la estructura y taxonomía en la institución, alguien debe modelarla (ya sea un consultor externo o una persona de plantilla). ¿Qué mejor herramienta que un gestor documental personal donde poder modelar, crear estructuras y hacer pruebas introduciendo documentos y expedientes hasta poder definir las estructuras de información definitivas que se crearán en el gestor documental de la institución? Ni un procesador de textos ni un gestor de base de datos son las herramientas adecuadas, ya que o no tiene control de las estructuras o son totalmente diferentes a las de un gestor documental, por no hablar de la seguridad, que como he defendido en su momento ( Seguridad en Gestión Documental) son parte consustancial a la definición de un proceso documental.

Finalmente, otro escenario es el de la formación. Las herramientas diseñadas para formación no son nunca el original completo, son herramientas de formación. Puede definirse unas lecciones donde se pide al usuario que rellene una serie de valores más o menos fijos, pero no puede replicarse todas las funciones de un gestor documental. Por ejemplo si se desea crear un cuadro de clasificación y definir tipologías documentales, la herramienta de cursos podrá recoger una lista de valores, pero no podrá crearse una estructura en un entorno “real”. El uso de un gestor documental para esas prácticas, aunque viable en ocasiones (no siempre en cursos a distancia) tiene otras limitaciones, como posibles colisiones entre los alumnos que están creando esos modelos. En este caso, el disponer de un gestor documental por alumno donde este pueda crear de forma independiente los ejercicios solicitados, y luego enviarlos al profesor, es un escenario muy interesante.

jLibrary

Posibles candidatos

Aunque no muchos, existen programas con estas características. Cito aquí algunos de los localizados que cumplen las funciones citadas.

  • jLibrary: Este proyecto Open Source, aunque sin evolución desde hace 2 años, es un producto muy interesante que encaja perfectamente en el tipo de producto descrito. Incluye su repositorio personal o distribuido, permite editar documentos directamente, exportar e importar el contenido, definir metadatos y categorías de documentos  y dispone de versión para Linux, Windows y Mac.
  • Personal Document Manager DMS: Es otro proyecto OpenSource aparentemente parado. Incluye menos funcionalidades que JLibrary
  • KRYSTAL™ DMS – Community Edition: Es una versión freeware de la versión empresarial KRYSTAL™ DMS. Incluye un visor de documentos y permite definir índices y etiquetas, gestión de caducidad de los documentos o gestionar usuarios. Al ser una versión reducida, no incluye muchas de las funciones de la versión comercial y limita el número de documentos que puede almacenarse. Disponible en plataforma Windows.
  • GloboDox:es un producto comercial que incluye funciones de OCR y visores de documentos ofimáticos. Dispone de versión personal y empresarial. Permite definir tipos documentales con sus metadatos específicos, así como asignar etiquetas y agrupar documentos en paquetes. Permite añadir anotaciones a los documentos. Disponible en plataforma Windows.
  • OpenProdoc: Es un proyecto Open Source que dispone de versión portable y versión multiusuario/empresarial. Permite definir tipos y subtipos de documentos y de expedientes, cada uno de ellos con sus metadatos, gestionar el ciclo de vida de los documentos, generar informes o boletines de novedades, gestionar usuarios, exportar e importar el contenido del repositorio, crear varios tesauros multiidioma e intercambiarlos en formato Skos o gestionar referencias bibliográficas e intercambiarlas en formato RIS. Dispone de versión para Linux, Windows y Mac.

OpenProdoc

Aunque desde luego es conveniente siempre realizar un proceso de selección, en un escenario tan personal, al igual que ocurre con la ropa, lo mejor es revisar cuál de ellos nos convence más, “probarse” los que mejor nos parezcan y quedarse con él más adecuado.

En cualquier caso, cualquier opción siempre será mejor que una carpeta llena de documentos con nombres no siempre identificativos y varias versiones por documento, donde no se localiza nada. Parafraseando una expresión clásica “Ponga un Gestor Documental Personal en su vida“.

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Joaquín Hierro

Tras muchos años trabajando en software de gestión documental de diverso tipo, actualmente defino estrategia y elijo productos de gestión documental para una multinacional española. Mi colaboración en Biblogtecarios se orienta a analizar y difundir tecnologías y soluciones disponibles para un documentalista del siglo XXI.

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Comments

  1. By Oihana

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    • By Joaquín Hierro

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  2. By Oihana

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  3. By Paco Montalban

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