Eligiendo un producto de gestión documental (2/2)

640px-Balance_scale_IMGP9755 Continúo con el texto anterior comentando el proceso recomendado para elegir un producto de gestión documental, donde describía los pasos a seguir:

  • Definición Requisitos.
  • Selección de candidatos.
  • Valoración.
  • Piloto.

Valoración.

Con la información recogida podrá procederse a rellenar la hoja de cálculo, añadiendo tres columnas por producto, una para la nota de cada requisito o bloque, otra para la nota ponderada con el peso y otra para comentarios. La nota ponderada estará definida por una fórmula para ser calculada automáticamente.

Bloque

Requerimiento

Peso

Criterios de puntuación

Producto A:

Nota                  Nota Ponderada

Total

Total=

=Suma Bloques

Funciones Básicas

30%

=Suma(Notas ponderadas)

=Nota Bloque ponderada

Definición de metadatos

60%

=Nota*Peso

Control de versiones

40%

=Nota*Peso

 Es decir, obtendremos:

Bloque

Requerimiento

Peso

Criterios

 Producto A:

Nota           Nota Ponder.

Producto B:

Nota            Nota Ponderada

Total

Total=

2,28+…=

Total=

2,22+..=

Funciones Básicas

30%

4,8+2,8=7,6

7,6*30%=2,28

4,2+3.2=7,4

7,4*30%=2,22

Definición de metadatos

60%

8

8*60% = 4,8

7

7*60% = 4,2

Control de versiones

40%

7

7*40% = 2,8

8

8*40% = 3,2

 Se debe ir puntuando cada requisito para un candidato,  La columna de comentarios nos servirá, además de para incluir comentarios, para anotar  la fuente (Documento-Pag., Url Web, ..) donde se certifica que se cumple un requisito (Ej. Lista de bases de datos soportadas). Cuando se maneja muchos productos y requisitos, se acaba olvidando de dónde se ha obtenido una información.

 La suma de puntos de cada requerimiento en un bloque nos dará la puntuación de ese bloque. A su vez, esta nota se ponderará por el peso del bloque. La suma de todas las notas de todos los bloques nos dará la puntuación final de cada producto. Solo debe introducirse valores en las casillas marcadas en verde, las otras se calcularán automáticamente.

Incluyo un ejemplo de una hoja de cálculo con los valores y ponderaciones puntuados por igual para varios gestores documentales. pero con las fórmulas incluidas para que pueda utilizarse como base de una evaluación real, añadiendo y cambiando requisitos, pesos y productos (Ejemplo Excel, Ejemplo LibreOffice). Esta hoja es un ejemplo, faltan muchos productos y muchos requisitos, los pesos de cada uno no están afinados y no se han valorado, simplemente se ha puesto un 5 por defecto. Es imprescindible ajustarla a las necesidades concretas de cada proceso de selección.

La nota final nos señalará el ganador o ganadores. En caso de dudas o empate virtual, jugar ligeramente con los pesos puede ayudar a centrar el objetivo y refinar la selección, siempre que no se caiga en la tentación de utilizarlo estos ajustes para que “gane” el que nos gustaba desde el primer momento.

 Esta fase nos daría como resultado un escalafón con una lista de productos con un ganador y varios “finalistas”.

 Como no siempre las cosas son lo que parecen, lo deseable es pasar a la siguiente fase, realizar un piloto con los 2 o 3 productos ganadores. Si el producto es software libre o es comercial pero tiene versión de evaluación, no es demasiado problema, especialmente gracias a las máquinas virtuales. Si no fuera posible (por requerir pago de licencias del producto o de otro tipo de software requerido) lo mejor es hablar en profundidad con otros usuarios del producto elegido para verificar que realmente se justifica su elección y no hay problemas ocultos.

Piloto.

Es deseable instalar los 2 o 3 productos elegidos en un equipo físico o en una máquina virtual y realizar un piloto durante unas días. Puede intentar utilizarse para un proyecto piloto, o simular que se parametriza y utiliza para alguno de los escenarios reales.

Esto nos permitirá comprobar los problemas reales que plantea su uso, limitaciones, complejidad de instalación y configuración, etc.

Además la intervención de más usuarios, si es posible, puede orientar en un sentido u otro, ya que hay aspectos, como la usabilidad, difícilmente mensurables. El producto “técnicamente” perfecto puede resultar engorroso o muy lento en el uso habitual.

Al instalarlo en el entorno en que se utilizará, también se comprobará su funcionamiento futuro. Hay productos que aunque puedan utilizarse con varias bases de datos, sistemas operativos, navegadores o servidores de aplicaciones, no siempre funcionan igual en todos ellos. Las diferencias pueden oscilar desde una simple variación de velocidad hasta la ausencia de funciones de importancia cuando se utilizan en unos entornos concretos. En muchos casos, la documentación indica las funciones en general, pero no detalla qué funciones concretas dependen del entorno en que se instale.

 Si es posible técnicamente, puede aprovecharse esta fase para realizar pruebas de carga y comprobar que el rendimiento es el esperado. Podemos llevarnos la sorpresa de que el producto “barato” requiere para su funcionamiento de un colección ingente de servidores para responder razonablemente.

Según el volumen de la institución y la compra, en esta fase quizá sea posible contar con el apoyo del proveedor o fabricante del producto, lo que agilizaría bastante la preparación del piloto.

 Tras acabar esta etapa, dispondremos ya de un producto que se adapta a nuestras necesidades/requerimientos, que reúne la combinación adecuada de funciones/coste y que funciona realmente como esperábamos. Podemos dar por cerrado el proceso de selección.

 La siguiente fase ya sería la compra, despliegue y puesta en marcha, con sus consiguientes definiciones de procesos, gestión del cambio, etc.

 

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Joaquín Hierro

Tras muchos años trabajando en software de gestión documental de diverso tipo, actualmente defino estrategia y elijo productos de gestión documental para una multinacional española. Mi colaboración en Biblogtecarios se orienta a analizar y difundir tecnologías y soluciones disponibles para un documentalista del siglo XXI.

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