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Cómo hacer proyectos en bibliotecas: diagnóstico, planificación, ejecución y evaluación

TableroBuena parte de mi vida laboral, la he pasado trabajando en organizaciones donde se enfatizaba la eficiencia por cuestiones de supervivencia: he debido realizar numerosos procesos de trabajo y procedimientos (los bibliotecarios somos extraordinarios organizadores, no sólo de libros), y redactar proyectos en diversos ámbitos. Ahora que estoy en contacto con la pública (aunque también cabalgo con algunas especializadas), estoy detectando que existen algunas lagunas en cuanto a definición de proyectos, y que en muchos casos se realizan acciones puntuales con mucho entusiasmo, pero sin una reflexión o un método claro para ello. No hace falta inventar la rueda: esto ya existe, y es de fácil aplicación en las bibliotecas. Quisiera compartir algunas sugerencias, a partir de mi experiencia profesional, sobre planteamiento y redacción de proyectos en las bibliotecas.

Antes de redactar un proyecto, hay que tener muy claros cuáles son los objetivos. En nuestras bibliotecas, tendemos a menudo a confundir los objetivos, con las actividades, o con proyectos puntuales. Para que nos entendamos, el objetivo es a dónde queremos llegar, tanto a largo plazo como a medio. Los proyectos, por su parte, son las acciones que emprenderemos, y que se sucederán en el tiempo, para conseguir aquél objetivo. Los proyectos constan de actividades, que son acciones puntuales para llevar a cabo aquél proyecto. Es recomendable, para definir bien el “qué” y el “dónde”, el trabajo por capas. Se trata, simplemente, de empezar por lo más general, e ir bajando hacia lo más específico:

  • Objetivos,
  • programas,
  • proyectos,
  • actividades…

Para marcar los objetivos, primero hemos de distanciarnos (como un Google Earth: empecemos alejándonos hasta ver el planeta tierra, y acerquémonos de nuevo poco a poco): ¿cuáles son los objetivos ideales de la biblioteca?

Y los objetivos de la biblioteca no pueden ser NUNCA:

  • aumentar el número de usuarios
  • atender a las desideratas
  • controlar los hurtos de material documental,

Porque esto no nos indica lo que nos importan los usuarios, sino lo bien que trabajamos nosotros, aspectos que a veces no coinciden.

Los objetivos ideales de la biblioteca (pública, por poner un ejemplo), deberían ser:

  • desarrollar el nivel educativo y cultural de la población a la cual damos soporte,
  • integrar todos los colectivos culturales en la zona,
  • etc.

Para ello, nos pueden servir, de perlas, los objetivos de la biblioteca pública de la UNESCO: en ellos definen el papel de la biblioteca, para qué sirven, y a dónde tienen que llegar.

El resto, son acciones destinadas a conseguir aquellos objetivos: una población más ilustrada, educada y libre.

A partir de ahí, haciendo un poco más de zoom, iremos planificando los objetivos específicos de nuestra biblioteca año a año, basados siempre en un buen diagnóstico que recoja nuestra situación social y cultural circundante, y contando por supuesto con los recursos de que dispongamos. Es decir, a dónde queremos llegar el año que viene, en el camino que hemos marcado para conseguir aquél objetivo ideal, que nunca debe olvidarse. Los objetivos anuales no son un listado de proyectos, sino a dónde queremos llegar con aquellos.

Por ejemplo, el objetivo no debe ser:

  • aumentar el número de usuarios de la biblioteca, porque esto no tiene ninguna finalidad en sí misma, sino que debe ser para conseguir algo. Ese algo será el objetivo:
  • Fomentar el acceso a los recursos de información al conjunto de la población.

De esta forma, el número de usuarios de la biblioteca será un indicador de que un proyecto concreto ha sido exitoso, y de que vamos por el buen camino para conseguir el objetivo.

En este punto comenzaremos a introducir el ciclo básico de proyectos:
Un proyecto (sea general, específico, de corto o de largo plazo) se basa en cuatro pilares fundamentales, sin los cuales no puede existir, o corre el peligro de no sostenerse:

  • diagnóstico
  • planificación
  • ejecución
  • evaluación

Paso a desarrollar cada uno de ellos:

Diagnóstico

Cualquier proyecto necesita saber por qué se hace, y hacia quién va dirigido. No se pueden realizar acciones estándar sin conocer cuál es la realidad circundante. No es lo mismo hacer una guía de lectura en una comunidad de estudiantes universitarios, que en una con un gran porcentaje de inmigración no castellana, que en otra con mucha gente de tercera edad, o con muchos usuarios de grandes conocimientos musicales.
Antes de plantearnos hacer alguna acción, hay que definir por qué se hace, qué carencias se quieren paliar, y cómo se engloba esta en los objetivos generales de la biblioteca y en su planificación.

Hay que evitar, siempre, el realizar acciones dejándonos llevar por la moda del momento, porque “todos lo hacen”, o por la propia dinámica del entorno bibliotecario: nosotros trabajamos para el ciudadano que nos paga, y nuestras acciones han de estar clarísimamente definidas para que este tenga un beneficio. Y evitemos el despotismo ilustrado, “Todo para el pueblo pero sin el pueblo”: hay que darle al usuario lo que necesita, y no lo que nosotros creemos que necesita: dedicarnos 20 horas a decorar la biblioteca con dulces de esponja colgando del techo, cuando hay un 70% de usuarios diabéticos, no es una buena idea. Hacer un Facebook de la biblioteca cuando el 80% de los usuarios no tienen ordenador, es un esfuerzo sin resultados.

Para ello la biblioteca habrá de realizar un diagnóstico muy específico: hay que saber qué tipo/s de usuario/s tenemos, qué centros culturales hay en la zona, que colectivos en riesgo de marginación o especiales, que nivel educativo…. A partir de ahí, la biblioteca iniciará una reflexión para promover, con conocimiento de causa, unos objetivos a medio plazo. Estos objetivos marcarán el planteamiento de los proyectos hacia un fin único:

  • qué temáticas habrán de tener las horas del cuento,
  • qué alianzas se deberán establecer con otros organismos de la zona,
  • qué acciones de márquetin son necesarias,
  • qué recursos web desarrollaremos, y para qué,
  • etc.

El diagnóstico permitirá que los proyectos y acciones que realizamos no se hagan al tuntún o por la inspiración del momento, sino que irán orientados a unos objetivos y a una realidad concreta.

Planificación

El segundo pilar es la planificación: la planificación, a pesar del país en que vivimos, es fundamental para cualquier proyecto: el “vamos a hacer un blog de la biblioteca” supone:

  • ¿Para qué? ¿Qué resultados queremos conseguir?
  • ¿Cómo lo hacemos? (y esto dependerá del primer punto: ¿Para qué? Y la reflexión nos ha de llevar a pensar si la mejor herramienta para hacer un web de biblioteca es un blog, en lugar de un Google Sites o un CMS…).
  • ¿Cómo lo evaluaremos?: para qué ha servido, y cómo podemos mejorar.

Decidir, por iluminación divina, el realizar una acción, y ponerse a hacerla rápidamente, es algo que se da mucho y que hay que evitar: cualquier acción tiene unas consecuencias, y hay que conocerlas, preverlas, y hacer un proyecto que tenga una duración y que tenga unos resultados positivos.
Tanto para montar una mesa de bookcrossing, como proyectos de gran envergadura como un web, se ha de planificar bien antes de ponerse a realizarlo. Una buena planificación, aunque se tarde tiempo, evita mucho trabajo posterior, ya que después viene todo rodado.
Es mejor no hacer un proyecto, que hacer algo mal hecho. No hemos de tener miedo a renunciar a acciones que hacen los demás, sólo por no perder un supuesto carro, que en muchas ocasiones puede ser ineficaz, por un mal (o nulo) planteamiento. Sin él, ¿cómo vamos a evaluar para qué ha servido, y cómo lo hemos hecho?

Ejecución

Tercera columna básica: la ejecución. Sobre esto no voy a dar muchas pistas, pues somos expertos: el ponerse a hacer las cosas es fácil.
Pero vuelvo a insistir: aunque parezca que supone más esfuerzo, la ejecución tras una buena planificación es más sencilla:

  • porque tendremos muy claro por qué lo hacemos,
  • porque tendremos muy claro cómo tenemos que hacerlo, paso a paso.

Evaluación

Y el cuarto pilar es la evaluación: la evaluación ha de ser una obligación siempre, y para todo: no puede ser que hagamos un boletín de novedades, y que a final de mes no comprobemos que las novedades se han prestado (o no), cuáles y por qué tipo de usuario. Sin ello no podemos mejorar. Nos será imposible hacer el mes siguiente una guía mejor y más adaptada a lo que quieren nuestros clientes.
La evaluación ha de ser coherente con los objetivos y con el proyecto y las acciones planteadas, y nunca han de ser meramente numéricas. No es tan importante saber si el número de carnets ha subido, como conocer las causas.
Y mucho más: aunque parezca muy difícil, y un trabajo enorme, las bibliotecas han de plantearse YA hacer evaluaciones de impacto. ¿Qué es una evaluación de impacto? Pues saber cómo ha influido la biblioteca en su entorno. ¿Es la población más educada que antes? ¿Los clubes de lectura, en los cuales se ha trabajado para que participen los diferentes colectivos culturales de la comunidad, proponiendo obras y temas que atraigan también a los inmigrantes para que haya discusiones más enriquecedoras… han propiciado una integración y un entendimiento entre ellas?

Este ciclo de proyectos no acaba aquí, sino que es una rueda: la evaluación de una actividad sirve para hacer el diagnóstico de la siguiente, y así sucesivamente. Casi me atrevería a decir que tiene forma de espiral, pues la nueva acción es mucho mejor y más enriquecida que la anterior, y así va creciendo.
Las acciones van definiendo asimismo los proyectos, y estos a su vez vuelven a replantear los objetivos, que en cascada concretan los nuevos proyectos y sus correspondientes acciones.

Una buena definición de proyectos, a pesar de que parezca muy laboriosa, no lo es, y aporta grandes ventajas a las bibliotecas:

  • saber qué se hace y por qué.
  • adecuación a la realidad,
  • datos palpables, que generan más satisfacción final en los profesionales (en lugar de estar contento por haber acabado con éxito la hora del cuento, estará feliz sabiendo que aquellos niños han aprovechado esa actividad en su crecimiento personal),
  • mayor eficiencia, al dirigir los esfuerzos a necesidades bien localizadas y concretas.

Animo al colectivo a que explore estas sugerencias: a veces tengo la sensación de que en muchas bibliotecas se actúa por inercia, por impulso y con mínima planificación. La evaluación, en muchos casos, consiste en pensar que ha salido bien, y no existe una reflexión sobre los resultados. La buena fe y la disposición mostradas por nuestro colectivo para emprenderlas, es encomiable y digno de aplauso. Sólo sugiero que si estos esfuerzos loables se realizan de una forma más ordenada, estarán más contentos los usuarios, porque nos focalizaremos mucho más en ellos, y estaremos más contentos nosotros, pues el trabajo bien hecho, aparte de dar mejores frutos, nos satisface muchísimo más.


Daniel BecerraDaniel Becerra. Bibliotecario documentalista en Fundación Intervida, ONG internacional. Bibliotecario documentalista en el Comisionado para la Sociedad de la Información, de la Generalitat de Catalunya. Servicio de atención al ciudadano del Centro de Telecomunicaciones de la Generalitat de Catalunya. Asesor de bibliotecas escolares y de centros de documentación especializados.

 

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