Consejos para la gestión del fondo documental en bibliotecas

Los 10 mandamientos en la biblioteconomía

Buenos días. Empezamos el post de hoy con un listado de consejos útiles para aquellos futuros bibliotecarios/documentalistas/archiveros; se trata de una personalización propia del código deontológico de todo profesional del gremio, desde el punto de vista de la biblioteca y, sobretodo, del fondo documental. Es muy importante entender por qué se nos exige tanto control a nivel profesional, ya sea aplicado al propio fondo documental, documentación de carácter administrativo o en cualquier otro ámbito.

Puede ser que cuando empezamos a estudiar la carrera nos sorprenda esa exigencia y cabezonería con el tema del control y gestión documental, puede que lo veamos muy exagerado; al principio, y nos preguntemos: “¿por qué hay que controlar tanto?”, incluso nos dé la sensación de que los bibliotecarios/documentalistas/archiveros somos unos obsesos con el control, pero no es así. ¿Os imagináis la vida del bibliotecario sin un mínimo de “control”? Sería un caos absoluto. Pues bien, aquí estamos hoy para poner un poco de cordura y el sentido a esta idea.

Hemos dividido el post en una serie de puntos que he bautizado como los 10 mandamientos de la biblioteconomía, se trata de puntos claves con sus respectivas explicaciones y algún que otro ejemplo gráfico porque, ya se sabe, una imagen vale más que mil palabras…

1.- El orden es imprescindible
Tener controladas todas nuestras áreas de trabajo es muy importante. El objetivo es: sintetizar, controlar y agilizar nuestra tarea lo más rápidamente posible; es decir, mejorarla. Para ello tendremos que preguntarnos: ¿puedo mejorar esta tarea? Si la respuesta es afirmativa, la siguiente pregunta será: ¿de qué manera? Y aquí es cuando tendremos que invertir tiempo en dar con una idea que sea valorada positivamente por el resto de compañeros, si es que los hay; en caso contrario, valorar personalmente los pros y contras a la hora de establecer el nuevo método de trabajo. A parte, tenemos que saber gestionar toda aquella documentación que tenemos a nuestro cargo, ya sea física y/o virtualmente mediante escaneado, etc.

2.- La catalogación, indización y clasificación son imprescindibles a nivel laboral
Aunque sean tres de las asignaturas más complicadas de la carrera, hay que decir que lo son por alguna razón. Son uno de los pilares para el buen funcionamiento de una biblioteca, puesto que gracias a ellos, tanto los profesionales como los usuarios, sabemos en todo momento qué y cuántos libros existen en la colección sobre la temática concreta que buscamos y dónde se encuentran físicamente. Sin estos tres elementos el caos está asegurado allá dónde estéis, como podemos ver en la siguiente imagen en la que podréis observar que no hay manera de controlar si los libros que están almacenados pertenecen o no a esa estantería y el orden que siguen.

Estantería con libros sin tejuejo

Estantería con libros sin la etiqueta del topográfico, ni código de barras.

Por tanto, un punto indiscutible es utilizar toda aquella normativa internacional y estándar en estos tres ámbitos, sino estaremos trabajando contra toda la teoría de la biblioteconomía y documentación; por tanto es muy importante la formación en catalogación, indización y clasificación siguiendo la normativa establecida por los organismos internacionales y nacionales. En caso contrario, sucedería como en la imagen anterior, que después de haber acumulado bastantes ejemplares, la gestión y control en una biblioteca sería prácticamente imposible, pues el caos ya está establecido. Sin códigos, etiquetas, clasificación, catalogación, indización… normalizados hoy en día es inviable trabajar y, en un momento u otro, esta tarea se tendrá que hacer si se quiere llegar al trabajo cooperativo. Hay que recalcar que si se realiza un trabajo normalizado a lo largo de la creación de una biblioteca, aunque no hayamos previsto algunas situaciones, podremos aplicar o importar fácilmente la mejora que en el caso en el que no hay trabajo normalizado.

3.- Un buen control de los préstamos es siempre importante
saber qué tenemos, dónde, en qué estado y cuánto tiempo falta para que lo devuelvan es imprescindible. Por tanto, esta fase también sería sinónimo de control. Lo más positivo para un usuario o persona externa a este servicio es que le den una respuesta a su duda/necesidad, con lo cual, si se le da una respuesta en la que podemos demostrar que su consulta puede ser resuelta en un período breve de tiempo; ya sea porque sabemos que otra biblioteca dispone del libro que busca o que en un tiempo determinado el material que necesita será devuelto, es sinónimo de un buen servicio.

4.- Mirar antes de comprar, sinónimo de saber qué tenemos en la biblioteca
Un bibliotecario tiene la obligación de conocer la colección que gestiona, con lo cual tiene que saber encontrar si cierto documento está en disponible en la propia biblioteca o en otra. Es necesario para gestionar una buena política de adquisiciones. Hoy en día, los centros culturales están muy limitados económicamente; con lo cual, comprar un material del que ya la biblioteca dispone es una pérdida importante no solamente a nivel económico, sino también de otros tipos de recursos: personal, tiempo, espacio…

5.- La visibilidad y una buena señalización siempre ayudan

El objetivo principal de una biblioteca es que los documentos que almacena sean usados por sus usuarios, no sirve de nada que una biblioteca disponga de un fondo documental muy rico si nadie sabe qué tenemos e incluso, aunque supieran lo que tenemos, no pudiéramos encontrarlo y, mucho menos, servirlo al usuario. Tanto la visibilidad como la señalización son aspectos trascendentales en el mundo de la biblioteconomía, tenemos que interiorizar la idea actual de compartir información, para ello tendremos que disponer de una buena herramienta de visibilidad, ya no solamente sirve el catálogo, sino que también es conveniente utilizar otras vías más populares para difundir nuestra colección.

6.- Compartir recursos o saber cooperar aumenta el número de usuarios y recursos

Relacionado con el punto anterior, el disponer de un catálogo estandarizado; es decir, que siga la normativa internacional establecida, no solamente seguirla a nivel de catalogación sino también a nivel web, nos ayuda mucho a la hora de importar datos mediante el protocolo Z39.50, por ejemplo. Por consiguiente, el trabajo cooperativo será mejor, más fácil y rápido, además de económico. El tener una filosofía de cooperación y compartir recursos podría facilitar el incremento notable del número de usuarios en nuestras bibliotecas, mediante la visibilidad de nuestras colecciones, como hemos comentado anteriormente. Sí que es cierto que tiene sus inconvenientes, como por ejemplo ponerse de acuerdo con más de una biblioteca con intereses diferentes a los nuestros, pero hay que analizar y valorar si la parte positiva supera la negativa o no.

7.- La automatización es la clave

Trabajar con fichas no es útil, ¿por qué? la inversión en tiempo, recursos y personal es mucho mayor que si parte de la gestión se automatizara, como por ejemplo la circulación, tal y como aparece en la imagen siguiente:

Ejemplo de catálogo manual

Ejemplo de catálogo manual

Como vemos en la imagen hay dos catálogos de fichas, se trata de una inversión considerable de tiempo teniendo en cuenta que tenemos que invertir en papel cada vez que querramos realizar un préstamo a un usuario ya que: cada vez habrá que escribir todos los campos, guardar cada ficha en el correspondiente fichero de forma alfabética; con lo cual, hay una mayor inversión de tiempo que si automatizáramos el préstamo y no se garantiza el 100% del control en los préstamos y devoluciones.

8. Saber trabajar en grupo

Una de las cualidades más buscadas a nivel laboral es que se sepa trabajar en equipo. La filosofía en este sentido es que lo prioritario es garantizar un buen trabajo, por encima de todo; así pues, la cooperación y el trabajo en equipo son cualidades muy positivas que no todo el mundo tiene.

9.- No solamente el control de las monografías es importante…

Las colecciones de las bibliotecas no solamente están formadas por libros, existen diversos formatos que hay que saber gestionar. Un ejemplo son las publicaciones seriadas. Éstos materiales tienen periodicidad variable, con lo cual hay que llevar un control de cada una de las revistas a las que la biblioteca está suscrita. Saber qué tenemos, cuándo nos tiene que llegar, dónde están… son preguntas fáciles de responder si llevamos un buen control de ello; por tanto, aunque solamente recibamos un número de revista, deberemos catalogarla, indizarla y clasificarla para poder prestarla a nuestros usuarios.

10.- Escucha y valora siempre lo que te dicen

Es importante dejarse aconsejar por aquellas personas que tienen más experiencia que tú, sin importar la edad, el país, etc. Una vez discutido la forma de actuar en cualquier situación es importante hacer crítica constructiva del resultado de lo que hayamos hecho o querramos hacer. Por lo tanto, aunque una persona más joven que nosotros aporte una idea, ésta siempre será bien recibida ya que para tener buenas ideas no hace falta estudiar sino haber observado y reflexionado sobre algún tema. Además, las nuevas ideas de nuevas incorporaciones laborales pueden llegar a convertirse en un proyecto fresco e innovador.

Como véis son diez puntos que para mí son imprescindibles a la hora de trabajar en nuestra área, aunque se pueden extrapolar a otros ámbitos. Es cierto que hay muchísimos más y que no estaréis del todo de acuerdo conmigo. Es más, os animo a que dejéis comentarios con los puntos que añadiriáis vosotros.

Ésto ha sido todo por hoy, muchísimas gracias a todos nuestros lectores por estar ahí siempre y esperemos que os sea útil el post. ¡Hasta la próxima entrada!

The following two tabs change content below.
Este blog nació con la idea de crear entradas y difundir los temas de preservación y documentación por un lado y, discapacidad y accesibilidad por el otro, ambos aplicados al mundo de la biblioteconomía y documentación. Debido a las nuevas tendencias en la sociedad, se dio un giro a este blog y se comenzó a tratar el tema de las tecnologías, también aplicadas al mundo de las bibliotecas, con la creación de entradas sobre realidad aumentada; aunque es un blog muy ameno que mezcla temas interesantes y curiosos sobre la biblioteconomía.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *