Entrevista a Leticia de Castro, Documentalista en Repsol - BiblogTecarios

Entrevista a Leticia de Castro, Documentalista en Repsol

Entrevista a Leticia de Castro, Documentalista en RepsolFue un ejemplo de lo que les pasó a muchos. Creyeron de pequeños que el Periodismo era la vocación firme de sus vidas. Luego, sin embargo, con el tiempo y, por circunstancias de la causalidad o casualidad, acabaron haciendo lo que jamás creyeron que iban a hacer: dedicarse a la Documentación.

Es lo que le paso a Leticia. Después de reflexionar sobre lo que quería en su futuro profesional, decidió decantarse por el mundo de la Información y a la Documentación.

Estudió la diplomatura en Biblioteconomía y Documentación y la licenciatura en Documentación en la Universidad Complutense de Madrid, doctorándose más tarde con su tesis cum laude sobre la Gestión de la Información en la Biblioteca de Alejandría, dirigida por el ilustre profesor Juan Ros.

Leticia es una mujer intrépidamente curiosa, siempre intenta, por medio de la información, llegar a la conclusión que le ayude a satisfacer o equilibrar ese anhelo (que se mantiene fiel) a su vida: su curiosidad por todo cuanto le rodea.

Hoy la entrevistamos para que nos hable sobre su trayectoria profesional, la cual ha estado vinculada desde siempre al mundo de la empresa privada. Actualmente lidera la gestión del departamento de documentación de Repsol, puesto de la que es responsable desde hace más de 16 años.

¿Leticia, por qué decidió dedicarse al sector privado como Documentalista?

Quizás no ha sido tanto una decisión consciente como la manera en que ha discurrido mi trayectoria profesional: siempre he estado en el sector privado. Llevo ya 16 años en Repsol,y aunque no todo ha sido un camino de rosas, lo cierto es que ofrece alicientes como saber que estás proporcionando información a personas en todo el mundo. A lo mejor en este momento alguien a miles de kilómetros está accediendo al canal del Servicio de Documentación en intranet, o leyendo una revista electrónica cuya adquisición hemos gestionado nosotros. Casi da un poco de vértigo… El sector público da muchos alicientes también: imagina trabajar en la Biblioteca Nacional, por ejemplo; o dar un buen servicio en una biblioteca de barrio a personas que necesitan esa ayuda. Simplemente creo que lo importante es quedarte de cada trabajo con aquello que te gusta.

¿Cree que los estudios de Documentación tienen en cuenta al sector privado a la hora de preparar al alumnado?

El énfasis en los estudios de Documentación sigue puesto en el sector público.

En mi opinión la mayoría de los planes de estudio de Documentación están enfocados al trabajo en bibliotecas públicas y escolares, y en archivos. Me consta que algunas Universidades lo hacen con una perspectiva que trata de incorporar las nuevas tecnologías y mayor amplitud de miras en la formación del alumnado; por ejemplo, en la Universidad Carlos III existe en este Grado una asignatura de Archivos de empresa. Sin embargo, se trata de una optativa. El énfasis en los estudios de Documentación sigue puesto en el sector público, y creo que habría que hacer hincapié en las oportunidades que pueden surgir en las empresas para este tipo de profesional. Yo siempre me quejo del estereotipo que tenemos: el imaginario común nos ve como la típica bibliotecaria con moño y gafas, pero no es así. Gestionamos información, ya sea en papel o digital,  desarrollamos proyectos, hacemos marketing de contenidos… Somos mucho más de lo que piensa. Habría que publicitar mejor nuestra profesión. Es una pena que en varias Universidades esté desapareciendo el Grado por falta de alumnos. No es tanto un problema de si se prepara al alumno para el sector privado como de dar a conocer la dimensión del Grado, y el abanico de posibilidades laborales que ofrece: no solo la bibliotecaria del moño.

A su juicio, ¿qué habilidades son las más valoradas en un documentalista de empresa como Repsol?

en Repsol no solo se investiga, sino que se hace para aplicar esa investigación y mantenerse en la vanguardia del sector, y proporcionamos la información para ello.

Las habilidades necesarias quizás no son muy diferentes entre el sector público y el privado, máxime cuando la Administración está tomando muchas ideas del mundo empresarial: ¿cuántas bibliotecas están haciendo ya branded marketing en redes sociales? ¿Cuántos archivos están mucho más acostumbrados a tratar la información digital que empresas que siguen trabajando en papel?… Quizás hay más competitividad. Posiblemente se necesita no solo eficacia, sino eficiencia, y tener claro que los objetivos de una empresa no coinciden con los de un centro documental público, por ejemplo: en Repsol no solo se investiga, sino que se hace para aplicar esa investigación y mantenerse en la vanguardia del sector, y proporcionamos la información para ello.

¿Cómo afrontó el reto de haber desarrollado e impulsado un servicio global de información y documentación en una multinacional como Repsol?

Creo que lo apropiado es hablar en presente, no en pasado, pues es un reto que se sigue afrontando día a día. Siempre surge algo a lo que hay que adaptarse, y el Servicio tiene que evolucionar y cambiar como lo he hecho yo en estos años (intentar conciliar trabajo con vida personal, dos niños, etc). Por ejemplo ahora estamos integrando las funciones de otro centro documental de Canadá. De ahí el calificativo de “global”, porque damos servicio a la empresa independientemente de la geografía. Es una labor compleja, pues coordinamos la gestión de todas las fuentes de información externas de la empresa. Requiere mucha dedicación y una gran coordinación y colaboración entre los miembros de mi equipo, tanto en Madrid como en otras partes del mundo.

¿Cuáles son las principales tareas que desempeña como responsable de ese servicio?  ¿Qué tipo de profesionales colaboran en su equipo de trabajo?

Coordino el funcionamiento del Servicio. En gran parte supone una labor de gestión de recursos, tanto humanos como materiales, gestión de proyectos y gestión de unidades de información. Son materias que también en mayor o menor medida se imparten en las Universidades para el Grado en Documentación, y en mi caso por ejemplo se demuestra la importancia de que los documentalistas también dominen estas competencias.

Mi equipo más cercano lo integran 10 personas, desde graduados y licenciados en Documentación hasta administrativos y expertos en sistemas informáticos, que nos ayudan en los proyectos dedicados a la Protección de la Información. En ocasiones contamos con algún becario, que siempre nos trae “ideas nuevas”. Además está el personal del centro documental de Calgary, por ejemplo. Entre todos damos lo mejor de nosotros para sacar esto adelante.

¿Qué tipo de documentación gestionan en la empresa?

Desde el Servicio gestionamos principalmente dos tipos de documentación: la del archivo de empresa, fruto de las actividades de Repsol; y la de las fuentes de información que contratamos para la toma de decisiones estratégicas, formación, investigación, etc., y que está formada por tipologías tan diversas como portales de información, bases de datos, normas y estándares, revistas académicas…

Teniendo en cuenta el creciente volumen de datos que se genera y gestiona, ¿cómo resuelven el problema de almacenar y gestionar los big data?

Lo cierto es que desde el Servicio no trabajamos con Big Data. Evidentemente es un tema de actualidad que en Repsol se toma muy en serio, pero se hace desde departamentos más orientados a la informática y la estadística. Desde Documentación no tomamos parte en ello. Antes comentábamos los estudios de Documentación. Bien, pues aquí está otra carencia que desde las Universidades se debería cubrir. Aunque existen estudios de posgrado, en los Grados en Documentación se debería introducir el Big Data, para que los gestores de información podamos gestionar también esta clase de información. Sin embargo, a menudo se encargan de ello matemáticos con algún posgrado en documentación. Habría que aprovechar este nicho para los documentalistas.

La Biblioteca de Alejandría

Portada del libro que versa sobre la Tesis Doctoral de Leticia Castro, dirigida por el profesor Juan Ros.

¿Existe una política de gestión de la información en su empresa o se van adaptando según surgen las necesidades de gestión de información? ¿Qué programas informáticos utilizáis?

En el año pasado, después de muchos meses, se aprobaron dos normas: Clasificación de la Información y Gestión de la Información. Son documentos “vivos”  que van evolucionando con las nuevas tecnologías. Por ejemplo, con la próxima Recomendación Europea de protección de datos, vamos a tener que adaptar la documentación y su gestión a la nueva normativa. Diversas áreas de la empresa emplean sistemas de gestión documental tales como Documentum o Invesdoc. Y tenemos también una aplicación interna de gestión del archivo.

También lleva a cabo el Proyecto de Oficina sin Papeles y Protección de la Información y Repsolnet: sevicio de documentacion / intranet ¿Cómo funcionan estos proyectos que ha puesto en marcha?

El servicio de documentación en Repsolnet (la intranet corporativa de Repsol) es el canal por el que los empleados pueden acceder a los servicios que damos. Imagina una web de una biblioteca, con la descripción de los servicios, catálogo colectivo, herramientas de descubrimiento, tutoriales… Eso es lo que hacemos ahí, pero de manera interna para los empleados de Repsol de todo el mundo.

Los otros dos proyectos son bastante complejos. Oficina sin Papeles trata de optimizar la gestión de la información en las oficinas. Se trata de documentación de archivo, y procuramos concienciar a los empleados sobre cómo deben actuar con ella. El proyecto abarca la redacción de normativas, calendarios de conservación, descripción de series documentales, evaluación de los espacios físicos en las oficinas, etc. Lo desarrollamos en todas las sedes de Repsol, lo que implica hacer seguimientos y en ocasiones desplazarnos hasta allí. Viajamos mucho y trabajamos un montón, pero el proyecto está dando sus frutos, optimizando toda la parte de la documentación viva de la empresa y facilitando su selección y expurgo una vez concluye su valor primario.

Protección de la información es un proyecto que desarrollamos con la colaboración de informáticos y el Departamento de Sistemas. Lo que hacemos es garantizar la seguridad de la información en Repsol, estableciendo normativas para su conservación y para compartirla, y clasificando la información según su confidencialidad. Ayudamos a los empleados a utilizar los programas y aplicaciones necesarias, y a discriminar la información según su clase.

Aparte de su labor como documentalista, también ha sido profesora, impartió hace años un curso sobre Gestión de emprendedora en lectura y escritura ¿cómo fue esa experiencia? ¿Qué aptitudes hay que tener para emprender en esos sectores?

Fue una experiencia estupenda. Siempre es bonito compartir algo de lo que sabes. Creo que sería muy interesante incorporar en mayor medida en las Universidades profesionales con larga trayectoria en las empresas, para que los alumnos vean mejor las posibilidades de esta carrera. Seguramente tendrán un punto de vista diferente del que ofrece un archivero del Archivo Histórico, por ejemplo, y se complementarían. Unir estos dos puntos de vista prepararía mejor a los alumnos, al hilo de lo que comentábamos en la primera pregunta.

Es fantástico trabajar con gente que quiere aprender, ves cómo van incorporando lo que enseñas y tú misma aprendes porque a veces ellos le dan otro sentido a algo que tú les has mostrado. No hacen falta grandes aptitudes, como casi todo en esta vida lo más importante es la motivación. Con ganas y esfuerzo se llega lejos.

Finalmente, para acabar, ¿nos podría contar algún proyecto futuro que tenga entre manos?

Profesionalmente seguimos muy inmersos en los proyectos que ya hemos comentado: Protección de la información y Oficina sin papeles. Adaptar el funcionamiento del archivo a la nueva normativa europea nos va a suponer también un gran esfuerzo para los próximos años. Esto nos deja sin margen para nuevos proyectos, al menos por ahora. Y personalmente, estoy intentando disfrutar al máximo de mi familia, en particular de mis hijos que aún son muy pequeños. Tengo un trabajo que me apasiona y una familia y amigos estupendos, y esos son mis principales proyectos, de verdad.


Leticia de Castro Leal

Responsable del dpto de Documentación de Repsol.

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Cristian Serrano

Diplomado en Biblioteconomía y Documentación, Graduado en Información y Documentación por la Universidad de Murcia. Máster en Gestión de Contenidos Digitales por la UB / UPF. Curso Superior de Redes Sociales y Community Manager por la Universidad Rey Juan Carlos I. Actualmente trabajo como responsable de contenido y social media en JDA/ SFAI y como bibliotecario en la Fundación Catalana de Síndrome de Down. Soy de los que piensan que los profesionales de este sector somos, o deberíamos ser, tan grandes informadores como comunicadores. Si gestionamos bien la información, informamos. Si informamos, comunicamos. Solo si comunicamos conociendo todo aquello que damos a conocer, contribuimos a la plena satisfacción del usuario: su formación y aprendizaje. En definitiva, un mero caminante de camino a esta profesión, y quien sabe si a otras.

Comments

  1. By juan ros garcía

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    • By Cristian Serrano

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  2. By Edith Herrera

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    • By Cristian Serrano

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