Desayuno SEDIC- BiblogTecarios 2016: "El archivero en la empresa"

Desayuno SEDIC- BiblogTecarios 2016: “El archivero en la empresa”

El jueves 10 de marzo tuvo lugar en la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad Complutense de Madrid el Desayuno Profesional organizado por la Asociación Española de Documentación e Información Científica (SEDIC) con el tema El archivero en la empresa.

La presentación estuvo a cargo de Mª Teresa Fernández Bajón, directora del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Complutense de Madrid, y de Laila Salamesh, vocal de la Junta Directiva de SEDIC.

En esta ocasión, el tema del desayuno fue el papel y las funciones que el archivero tiene en la empresa, como gestores de toda la documentación generada tanto por las administraciones públicas como las pequeñas, medianas y grandes empresas privadas.

En la sesión de debate han intervenido distintos profesionales del ámbito de la archivística, para hablarnos tanto de gestiones de documentación, como tratamiento integral de la documentación en el ámbito de la administración y la empresa privada, así como de la importancia de la formación de los archiveros a nivel académico.

Desayuno SEDIC 2016En primer lugar intervino Ana Calleja, Jefa de la Unidad del Archivo Histórico y General del Banco de España, que nos contó cómo se organizan desde su departamenteo para optimizar mejor los procedimientos y cómo desde el mismo ayudan a la parte de archivo de oficina para que esos procesos se lleven correctamente a cabo.

Evelia Vega, Jefa del Departamento de Referencias del Archivo General de la Administración, además de contarnos cómo se organiza toda la documentación tan variada que contiene, ofreció una visión general de la organización de archivos públicos y privados gestionados desde una misma figura, el archivero. En el AGA existe tal cantidad de información que cuentan con 170 kilómetros de documentación. Muchos de estos fondos provienen de empresas como como Cepsa, Tabacalera o Banca March (entre otras muchas) y desde el AGA se encargan también de su difusión. Evelia finalizó afirmando que desgraciadamente en los últimos 10 años los archiveros han sido menospreciados en la administración, a pesar de su insustituible y necesario papel en la gestión documental. También sostuvo que el patrimonio documental puede considerarse más importante que el de los museos.

Desayuno SEDIC BiblogTecarios 2016 Intervención OdiloDespués Federico Gramage, de la empresa de software de gestión documental y archivística Odilo, explicó cómo esta empresa ofrece una gestión de todo el proceso documental para el archivo de las empresas, de todo tipo de empresas. Indicó el papel fundamental que tiene el archivo dentro del funcionamiento de la empresa, y la importancia y los beneficios que suponen que un profesional de los archivos gestione la información generada por las propias empresas. Federico señaló que las PYMES son el 97% del sector industrial español y es importante para su buen funcionamiento que sepan gestionar bien su propia información. Odilo ofrece la gestión de archivos de forma electrónica y cuenta ya con una experiencia de más de diez años en el sector. Además tiene presencia en Europa, Latinoamérica, México, Estados Unidos, Australia y Asia. Los sectores de mercado que abarca son tanto la Administración Pública como las empresas privadas. Indicó también que es muy importante gestionar toda la documentación de forma electrónica para después explotar los datos que contienen los documentos, pues ello redundará en beneficio de las propias empresas. Ofrecen soluciones integrales para controlar, de forma automatizada, los documentos físicos y electrónicos, la clasificación, la recuperación de la información y la preservación. Destacó la figura del archivero como gestor de toda la documentación e indicó la importancia de la fluida relación que éste ha de tener con la dirección de la empresa.

José Ramón Cruz Mundet, director del Máster en Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid habló a continuación de la formación de los archiveros en la universidad. Según su parecer, es preciso una buena formación para que los profesionales puedan asumir con éxito su cometido profesional, teniendo en cuenta las distintas formas que tienen las empresas de acometer las gestiones de archivo, pues varían según la documentación generada y la propia organización y funcionalidad de cada entidad gestora. Es frecuente que las pequeñas empresas soliciten la gestión de sus archivos a entidades externas, pero las grandes empresas cada vez son más conscientes de la necesidad de contar entre sus trabajadores con los profesionales de la archivística, aunque en muchas ocasiones lamentablemente dependerá de la voluntad de cada empresa a la hora de contratar a un profesional y mantenerlo dentro de la organización para que se ocupe de la gestión de la información. También aludió el profesor Cruz Mundet a las normas ISO relativas al ámbito del tratamiento de la información, de la importancia de conocerlas y aplicarlas en todo el proceso documental a la hora de gestionar la documentación en las organizaciones. Es fundamental la proactividad del archivero en la gestión documental de la empresa y conocer los procesos de la documentación.

En el debate posterior se trataron distintas cuestiones planteadas por los asistentes. En primer lugar, se ha abordó el problema del crecimiento exponencial de la documentación, de la generación de datos y cómo afrontar este creciente volumen informativo. También se habló de la obligación de la administración de custodiar la documentación y de su labor de difusión. Para ello resulta importante conocer bien el cuadro de clasificación de la documentación, que ayudará a implementar el necesario proceso documental que precise. Salió a relucir la política de gestión o reglamento de gestión documental que toda empresa ha de tener, y que debe ser establecido por la dirección de la empresa, un asunto de vital importancia, como lo es también que la institución sepa exactamente qué es lo que se quiere hacer con la documentación que se posee. Se debatió sobre la correcta difusión de la información por parte del archivero hacia la dirección de la empresa, incidiendo en la necesidad de que haya entre ambas partes una comunicación fluida y constante. Por último, se ha planteado la importancia de saber elegir qué metadatos hay que seleccionar y explotar para el beneficio de la empresa, dada la trascendencia de la correcta explotación de la gran cantidad de información que genera cada empresa y que supone su inteligencia de negocio.

Cabe cincluir, pues, que ante un numeroso público se destacó la creciente necesidad de contar en las empresas con profesionales del archivo, porque su papel es fundamental para organizar, gestionar, explotar, difundir y custodiar toda la documentación que las empresas generan actualmente.


Elaborado conjuntamente por Belén Benito y Mercedes Carrascosa.

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