La Intranet como aporte de valor a la organización: de las redes intranet a los digital workplace

La Intranet como aporte de valor a la organización: de las redes intranet a los digital workplace

Publicado como Firma Invitada

En 1996 Bill Gates publicaba un artículo en un periódico nacional acerca de las “Redes Intranet”. Era la época en que se originaron estos sistemas de información y ya entonces se hablaba de sus beneficios y sus promesas: las redes intranet darían a los empleados la información que necesitaban para ser más eficaces.

Desde entonces, no sólo ha evolucionado el concepto de Intranet sino que nuestra sociedad ha vivido una profunda transformación y por ende, los entornos en los que habitan estos sistemas: los lugares de trabajo, organizaciones y empresas.

En esta evolución, los beneficios más reconocidos y mencionados desde sus inicios se han agrupado en dos segmentos: el ahorro de costes y el aumento de la eficiencia. Beneficios palpables como la reducción del papel o de hardware, y otros más intangibles como el aumento de la productividad o una mayor disponibilidad, fiabilidad y consistencia de la información corporativa. Pero los nuevos modelos de intranets de los últimos cinco años, las intranets 2.0 e intranets sociales, que han desplazado su enfoque de la información a las personas, han ido añadiendo otros beneficios, como el compromiso (engagement), que mejora de forma significativa y a largo plazo la satisfacción del empleado, su productividad, comunicación interna y colaboración.

De hecho, el retorno de inversión (ROI) de instalaciones intranets resulta muy favorable. No es casualidad que compañías líderes como IBM o CISCO, por nombrar algunas, hayan invertido considerablemente en sus intranets y hayan apostado por ellas como un sistema capaz de aportar valor a toda la organización.

Pero veamos algunos casos de éxito: la intranet de IBM está considerada una de las mejores del mundo. En sus 16 años de existencia ha pasado de un modelo de intranet de “consumo” a un modelo de “participación” en el que se da una experiencia de usuario triple, como individuo, como equipo y como comunidad. En sus mediciones del impacto y beneficio de su intranet se revela que el 84% de su personal ha visto aumentar el acceso al conocimiento o know-how interno, localizando más fácilmente a expertos o profesionales con talento.

MyESADE, finalista europeo a la mejor intranet 2012, es la intranet de ESADE, donde alumnos, profesores y staff se encuentran y colaboran. El proyecto se enfrentaba a un desafío: un entorno con múltiples plataformas de información que dificultaba el intercambio de información y el conocimiento. El beneficio más evidente ha sido, según la institución académica, la mejora del puesto de trabajo.

Esta mejora se hace hoy extensible a una experiencia de empleado (EX) fuera de la organización. La separación cada vez más difusa entre el tiempo personal y el laboral hace que el uso de dispositivos móviles personales se extienda cada vez más en las empresas. De hecho, muchas organizaciones están transformando sus intranets en “digital workplace”, que en español podríamos traducir como “puesto de trabajo digital”. Entendiendo puesto de trabajo, desde el paradigma de la movilidad, como el trabajo que uno hace y no el lugar físico al que uno acude: uno puede estar en un café trabajando con su dispositivo móvil y accediendo a datos de ventas de la empresa, por ejemplo. A través de la implementación de los digital workplace, las organizaciones ahorran costes y eliminan tiempo improductivo, pues los empleados pueden acceder a la información y servicios corporativos desde cualquier sitio, en cualquier momento y con cualquier dispositivo. Como nos muestra este vídeo del Digital Workplace Group, la tecnología está cambiando el planeta de tantos modos que el lugar de trabajo está dejando de ser físico para convertirse en un espacio digital y sin fronteras. ¿Estás preparado?

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Ana Carrillo

Soy una convencida de la capacidad de las organizaciones para crear inteligencia colectiva cuando se potencian mecanismos para la innovación, la colaboración y la búsqueda de talento. En este blog hablo de aquellos temas en los que trabajo y de otros relacionados en los que estoy interesada: intranets, gestión del conocimiento, de la información y de la comunicación interna, inteligencia colectiva, social media interno, bibliotecas y otros.

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