Gestión de contenidos - BiblogTecarios

Gestión de contenidos

gestion-de-contenidosMi primera reseña en Biblogtecarios ha sido sobre el libro Gestión de contenidos de Ricardo Eíto-Brun publicado en la editorial EPIC-UOC.

La gestión de contenidos ha evolucionado desde sus inicios como forma sistemática de actualizar sitios web a una práctica organizativa de amplio espectro vinculada al ámbito de la empresa y la gestión documental que incluye además de la publicación en canales web, la definición de procesos, el uso combinado de diferentes soluciones informáticas y el conocimimiento y aplicación de estándares de comunicación e interoperabilidad  que permitan lograr el control de todos los activos de información que recibe, genera y distribuye una organización. Esto es lo que se ha llamado gestión de contenidos empresariales o ECM, práctica integradora que engloba tanto la gestión de contenidos web como la gestión documental clásica y que en mayor o menor medida está presente en las principales soluciones del mercado actual. Además de ello, las soluciones ECM han favorecido la comercialización de soluciones informáticas bajo modelos de negocio más adaptados a las necesidades de las empresas en la actualidad como el pago por uso y la distribución como SaaS implantado en cloud que otorga un mayor control a las empresas del gasto en TI y de los contenidos generados, incluyendo los provenientes de los canales sociales 2.0, lo cual en términos de inteligencia competitiva puede llegar a ser muy relevante y útil para el progreso de la organización y la generación de nuevas oportunidades de negocio.

En este sentido, este libro no trata de los aspectos prácticos de cómo gestionar una web como podría esperarse al leer el título. No se cuenta de forma detallada como poner las etiquetas a un post o cómo instalar un plugin para gestión de categorías, etc. Tampoco nos habla de ningún CMS o sistema de blogging en concreto. En realidad se trata de un análisis de lo que significa gestión de contenidos desde el enfoque de la gestión de la información, poniendo énfasis en la definición y descripción de los procesos y tecnologías implicados en la gestión de contenidos y documentos generados por una organización en sus procesos diarios de trabajo. Aunque se trata de una práctica que interesa sobre todo a entornos empresariales que son los que verdaderamente sacarían más partido a aplicaciones como Alfresco, Nuxeo, Sharepoint, Documentum, etc., este manual no personaliza con ningún entorno en concreto, sirviendo en un momento dado como hoja de ruta en la implantación de soluciones de gestión de contenidos (tipo CMS, LMS, ECM o combinadas) tanto al freelance que realiza consultoría como al responsable de TI de cualquier entidad interesada en hacer que la gestión de la información de su empresa adquiera cierta coherencia y sistematización.

Los lectores conseguirán con este libro tener una concepción clara del alcance actual de esta práctica que combina informática y gestión racional de la información, ya que el primer capítulo está dedicado a hacer un repaso por las diferentes definiciones del término gestión de contenidos, lo cual se completa con un breve análisis de la evolución del mercado, sección que ampliada en el último capítulo, acompañándola de una descripción de las fuentes de información utilizadaspara conocer el mercado ECM junta a otras más generales sobre sofware libre.

Considerando inicialmente que la gestión de contenidos ha experimentado una evolución desde la gestión de contenidos web (WCM) a la gestión de contenidos empresariales (ECM), adopta un enfoque integrador que implica la ejecución de ambos procesos integrados en un mismo entorno de trabajo en función de las necesidades de procesamiento de laa información de la empresa que los aplica. En este orden de cosas, más que la publicación o difusión final del contenido (cuyas posibilidades se amplian gracias a  canales RSS, sitios web, intranets y redes sociales), adquiere importancia el repositorio que utilizaremos para almacenar, recuperar, gestionar y difundir posteriormente los activos de información de la organización. El repositorio que podría ser un CMS tipo WordPress, un LMS tipo Moodle o bien un gestor documental tipo Nuxeo, Documentum o Sharepoint, es la herramienta fundamental para plantear la organización documental de una empresa o proyecto y junto con las políticas de información el elemento que permitirá elaborar las estrategias de información, permitiendo la extracción del mismo de los activos que interesen y difundiéndolos desde él en los canales seleccionados, preferentemente basados en la web. Por su importancia para la gestión de contenidos el capítulo 5 está dedicado a realizar una descripción funcional de un software prototipo , diferenciando las diferentes aplicaciones que lo contienen y las funciones que realizan. Algunas de ellas serían: gestor de contenidos web, software de gestión de imágenes, herramientas de colaboración, gestor documental y gestor de documentos de archivo.

La parte dedicada a funcionalidad trata los siguientes aspectos (segunda parte del capítulo 5)

  • Soporte al proceso de captura y adquisición
  • Soporte al proceso de control del repositorio
  • Soporte al proceso de difusión y distribución
  • Soporte al proceso de gestión de infraestructuras
  • Soporte al proceso de análisis de datos

Esta sección es complementaria de la que dedica a procesos de gestión de contenidos (capítulo 4) en la que adopta un enfoque más normativo y teórico. Lo que esencialmente expone en ambas es que no solo basta con disponer del canal en el que vamos a difundir el contenido finalmente ni de tener instalado un repositorio funcional en nuestro servidor, si no que una vez disponemos de ambos elementos básicos,  hay que poner en funcionamiento el sistema y eso implica tomar decisiones sobre como adquirir contenidos, cómo editarlos y aprobarlos y decidir hasta cuando los conservamos (procesos de captura y adquisición); sobre cómo garantizar la conservación del contenido almacenado mediante el registro de metadatos, control de versiones, mecanismos de bloqueos de edición y control de accesos (procesos de control del repositorio); sobre políticas y formas de publicación del contenido en los diferentes canales disponibles y la segmentación de los mismos por perfiles de usuarios (procesos de distribución y difusión) y acerca del contenido que resulta más relevante en cada momento (procesos de análisis de datos).

Tras conectar los aspectos procesuales y funcionales de un sistema de gestión de contenidos, dedica los próximos dos capítulos a tratar la infraestructura y tecnologías empleadas en este tipo de soluciones y a los estándares encargados de proporcionar la capa de interoperabilidad. En lo que a tecnología se refiere se han tratado, en base a lo que los componentes básicos de sistemas distribuidos de gestión ECM (servidor que lo ejecuta y programa o repositorio propiamente dicho) necesitan, refiriéndose a las páginas dinámicas y HTML, bases de datos relacionales, soporte de workflow, XML y servicios web. Muy importante la distinción entre entornos de producción y entornos de desarrollo. En relación con esto, en lo que a interoperabilidad se refiere se tratan el formato de sindicación de contenidos RSS, sobre todo muy utilizado en los gestores de contenidos web más populares como WordPress, y la especificación CMIS, clave para permitir que aplicaciones de diferentes fabricantes presentes en una organización puedan trabajar de forma colaborativa, evitando entre otros fenómenos la constitución de silos o islas de información.

El contenido del libro se ha apoyado en una exhaustiva y actualizada bibliografía en la que destacan los informes de las consultoras Gatner y Forrester Research y literatura académica especializada. Junto al contenido sistemáticamente estructurado, aporta valor adicional que favorece sus aprovechamiento al incluir epígrafes de conclusiones y resúmenes al final de cada capítulo además de unas conclusiones finales.

Conociendo al autor

Ricardo Eíto-Brun

Doctor en Documentación por la Universidad de Zaragoza. Cuenta con una amplia experiencia en el diseño de soluciones para la gestión de documentos e información. Compagina su actividad profesional en el campo de las tecnologías de la información con la docencia universitaria en la Universidad Carlos III de Madrid.

Más información

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Adrián Macías

Project Manager at Epsilon Gestión Documental
Dirijo desde 2010 el blog Dokumentalistas.com, del cual soy co-fundador. Publico habitualmente en revistas científicas y ejerzo como docente y consultor independiente. Profesor en IEBS Business School de Contenidos Digitales. Soy responsable de proyectos en Epsilón Gestión Documental Epsilon Gestión Documental. Estoy interesado en la Gestión documental, la Digitalización, la Archivística y las Bibliotecas.

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